Directive sur la communication de renseignements personnels en vue d'assurer la protection des personnes

1. Contexte et objectif

1.1 Contexte

Les renseignements personnels sont généralement confidentiels, sauf si la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation. La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A‑2.1) (« Loi sur l'accès ») prévoit toutefois des exceptions au principe de la confidentialité, notamment lorsqu'il s'agit d'assurer la protection des personnes. La communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, par exemple ceux d'une personne qui crée un risque de mort ou de blessures graves ou encore ceux d'une personne à risque, devient alors possible pour prévenir un acte de violence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ou d'un groupe de personnes identifiable. La Loi sur l'accès ne précise pas la provenance de la personne concernée; elle peut faire partie de la clientèle ou du personnel.

La Loi sur l'accès exige l'élaboration d'une directive pour encadrer la communication en vue de protéger les personnes.

1.2 Objectif

La présente directive a pour objectif d'établir les conditions et les modalités selon lesquelles peuvent être communiqués des renseignements personnels aux fins de prévenir un acte de violence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ou d'un groupe de personnes identifiable, conformément aux dispositions du troisième alinéa de l'article 59.1 de la Loi sur l'accès.

2. Cadre juridique et documents de référence

La directive s'inscrit dans un contexte régi principalement par les documents suivants :

• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1), art. 59.1 et 60.1;
• Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12), art. 1 et 2;
• Politique sur la violence conjugale, familiale ou à caractère sexuel;
• Aide-mémoire dans les situations difficiles.

3. Champ d'application

La présente directive concerne la communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lorsque cette communication vise à prévenir un acte de violence, y compris un suicide, et lorsqu'il existe un motif raisonnable de croire qu'un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d'urgence.

La directive s'applique à l'ensemble du personnel, soit aux membres de la haute direction, aux gestionnaires, aux employées et employés ainsi qu'à toute personne qui entretient un lien professionnel avec Retraite Québec, y compris les prestataires de services, les étudiants, les étudiantes et les stagiaires.

4. Définitions

Afin d'assurer une certaine cohérence des termes utilisés, voici les définitions qui ont été retenues :

Acte de violence : contrainte, physique ou morale, exercée sur une personne sans son consentement. La notion de violence inclut, dans le présent cas, le suicide. Elle exclut des actes tels la fraude, le vol et le dommage à un bien matériel.

Blessure grave : toute blessure, physique ou psychologique, qui nuit d'une manière importante à l'intégrité physique, à la santé ou au bien-être d'une personne ou d'un groupe de personnes identifiable.

Motif raisonnable de croire à un risque sérieux : critère qui est apprécié en fonction des faits connus. L'évaluation comporte un élément objectif, soit les circonstances et les faits, et un élément subjectif, soit l'évaluation de bonne foi de l'événement.

Personne ou groupe de personnes identifiable : une ou des personnes qui, sans avoir à être nommément désignées, doivent pouvoir être déterminées, comme le personnel d'une direction ou la personne ayant traité un dossier précis.

Prestataire de services : toute personne devant assurer un service ponctuel à Retraite Québec conclu ou non dans le cadre d'un contrat (consultants ou consultantes, travailleuses ou travailleurs indépendants, livraison de marchandises, etc.).

Renseignement personnel : renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier, directement ou indirectement. Il ne peut être communiqué sans le consentement de la personne concernée que dans la mesure prévue par la loi.

Sentiment d'urgence : sentiment qui est évalué d'après la gravité de la menace, son sérieux et sa clarté.

5. Modalités d'application

5.1 Communication

5.1.1 Évaluation globale de la situation

À moins que la personne qui profère des menaces ne soit susceptible de passer immédiatement à l'acte, la personne membre du personnel qui en témoigne doit d'abord essayer d'obtenir l'aide de sa ou son supérieur ou encore de sa ou son chef d'équipe afin d'évaluer le degré de risque.

Le personnel peut consulter l'Aide-mémoire dans les situations difficiles, qui indique la procédure à suivre en cas de propos suicidaires ou de propos agressifs, injurieux, discriminatoires ou menaçants.

L'évaluation de la situation doit tenir compte des mesures de sécurité mises en place pour une situation de violence conjugale, le cas échéant. Le personnel doit, au besoin, consulter la répondante en matière de violence conjugale.

La ou le membre du personnel qui a accès à un module d'enregistrement de conversation téléphonique peut enregistrer la personne qui profère les menaces, sans l'aviser au préalable.

5.1.2. Évaluation du besoin de communiquer des renseignements personnels

Le personnel peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée s'il respecte les conditions suivantes :

• La communication a pour objet de prévenir un acte de violence.
• Il existe un motif raisonnable de croire qu'un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d'urgence.

5.1.3. Nature des renseignements personnels communiqués

Seuls les renseignements nécessaires à la prévention de l'acte de violence appréhendé peuvent être communiqués, notamment :

• l'identité et les coordonnées de la personne en danger;
• l'identité et les coordonnées de la personne qui a proféré les menaces;
• la nature de ces menaces;
• les circonstances dans lesquelles elles ont été proférées.

5.1.4. Destinataires externes des renseignements personnels communiqués

La menace doit être divulguée en priorité à un corps policier.

Il est également possible de communiquer l'information à un autre organisme ou à une autre personne susceptible de porter secours à la personne en danger, par exemple à un centre de prévention du suicide, à un centre local de services communautaires, au Directeur de la protection de la jeunesse, à un médecin traitant ou à une ressource spécialisée, selon les circonstances propres à la situation.

5.2. Déclaration de la communication

La personne membre du personnel qui communique les renseignements personnels doit aussitôt que possible déclarer la communication à sa ou son supérieur, qui en informe la Direction générale des ressources humaines.

Lorsque ces renseignements personnels concernent la clientèle, elle ou il doit remplir le formulaire Santé et sécurité au travail – Rapport d'événement (HUM-023). Cette déclaration doit mentionner les renseignements personnels qui ont été communiqués et expliquer les circonstances de cette communication.

La ou le supérieur remplit le formulaire au besoin et le fait parvenir à la Direction générale des ressources humaines, qui transmet les informations au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

La communication est également inscrite au dossier de la cliente ou du client, le cas échéant, par la personne membre du personnel qui communique les renseignements personnels.

La personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels doit être avisée de la communication et l'inscrire, conformément à l'article 60.1 de la Loi sur l'accès, dans un registre tenu à cette fin.

6. Rôles et responsabilités

Président-directeur général

• Approuve la politique, en comité de direction.

Comité de sécurité, de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

• Examiner et recommander l'approbation de la directive par le président-directeur général en comité de direction.

Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

• Mettre en place des mesures et des outils visant l'application de la présente directive.
• Veiller à ce que le personnel soit informé du contenu de la présente directive.
• Assurer la tenue du registre de communication conformément à la Loi sur l'accès.
• Veiller à la mise à jour de la présente directive.
• Préparer une reddition de comptes auprès du comité de sécurité et AIPRP.
  

Direction générale des ressources humaines

• Dans un cas visant la clientèle, recevoir le formulaire HUM-023 et le transmettre au responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
• Dans un cas visant un ou une membre du personnel, informer la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements.

Gestionnaires (ou chefs de division)

• Informer le personnel sous leur responsabilité du contenu de cette directive.
• Informer la Direction générale des ressources humaines de la communication de renseignements personnels.
• Remplir, au besoin, le formulaire HUM-023 et le transmettre à la Direction générale des ressources humaines.

Personnel

• S'informer de la procédure à suivre en situations difficiles (voir l'Aide-mémoire).
• Faire preuve de vigilance et de discernement dans l'évaluation des situations qui exigent la communication de renseignements personnels en vue de protéger les personnes des actes de violence.
• Respecter les obligations de Retraite Québec en lien avec la protection de la vie privée.
• Informer dès que possible sa ou son gestionnaire de la communication.
• Dans un cas visant la clientèle, remplir le formulaire HUM-023 et le transmettre à son ou sa gestionnaire.
• Inscrire la communication au dossier de la cliente ou du client, le cas échéant.

7. Dispositions finales

Responsable du document : le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de l'application de la directive.

Approbation : le président-directeur général a approuvé le document en comité de direction le 7 mai 2024.

Entrée en vigueur : le document entre en vigueur à la date de sa signature par le président‑directeur général.

Publication : le document est publié sur les sites intranet et Web de Retraite Québec.

Mise à jour : la directive est révisée tous les trois ans à la suite de son entrée en vigueur ou au besoin.

Historique :