1. Rôle, obligations et responsabilités du comité de retraite
1.1 Méconnaissance du rôle et des obligations du comité de retraite
Le comité de retraite est l'administrateur et le fiduciaire du régime. Son
rôle est d'en assurer la gestion financière et l'administration quotidienne en mettant en œuvre les moyens adéquats pour :
- protéger les droits des participants et des participantes, et des bénéficiaires;
- conserver et faire fructifier les actifs de la caisse de retraite conformément à la politique de placement.
Comme toute personne qui administre le bien d'autrui, le comité a des
obligations et il doit poser les gestes appropriés pour s'assurer que les droits de toutes les parties au régime sont respectés.
Pour accomplir sa mission, le comité de retraite doit veiller à l'exécution de plusieurs
fonctions. Il est important que le comité les connaisse.
Puisque l'administration d'un régime est complexe, le comité peut recourir aux services de
personnes clés (fournisseurs de services) pour remplir certaines de ces fonctions, tels une ou un comptable, une auditrice ou un auditeur, une ou un actuaire, une avocate ou un avocat, une ou un dépositaire de titres, une ou un gestionnaire de portefeuille ou encore l'employeur partie au régime. S'il agit en se fondant sur l'avis d'une experte ou d'un expert, le comité de retraite est présumé agir avec prudence, mais il doit réévaluer périodiquement le choix de ses personnes clés.
Il peut confier ces fonctions à des personnes clés au moyen d'un contrat de service, d'un mandat ou d'une délégation de pouvoirs. Lorsqu'il a recours à ces personnes il doit notamment :
- s'assurer de leur donner des instructions claires, précises et de préférence écrites;
- indiquer la nature des services requis, en incluant une description des tâches à remplir et les autres dispositions que l'on trouve habituellement dans le type de contrat que l'on veut conclure (dont le mécanisme de reddition de comptes);
- surveiller leur travail. Pour cela, le comité doit notamment :
- exiger qu'elles lui rendent compte de leur travail en fournissant, par exemple, des rapports périodiques;
- conserver ces documents de reddition de comptes et en prendre connaissance pour s'assurer que les services ont été rendus correctement et qu'ils répondent à ses attentes;
- comprendre les documents qui lui sont transmis et ne pas hésiter à demander des explications ou à obtenir des justifications;
- évaluer périodiquement leur travail (prix compétitif, compétence, adaptation aux nouvelles façons de faire du marché, etc.);
- s'assurer du respect des exigences légales. Par exemple, lorsque le comité de retraite confie l'envoi des sommaires ou des relevés aux personnes participantes (relevé annuel, relevé de fin de participation, etc.) à une compagnie d'assurance ou à une firme d'actuaires, il doit s'assurer que les délais fixés par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite pour leur transmission sont respectés et que leurs contenus sont conformes à cette loi;
- s'assurer que la
déclaration annuelle de renseignements
et, s'il y a lieu, le
rapport sur l'évaluation actuarielle ou l'avis portant sur la situation financière du régime sont transmis à Retraite Québec à temps.
Références
1.2 Méconnaissance de la responsabilité des membres du comité
Les personnes membres votantes du comité de retraite sont réputées avoir approuvé toute décision prise par le comité de retraite. Elles en sont personnellement et solidairement responsables, à moins qu'elles ne manifestent immédiatement leur dissidence. Par conséquent, si le comité ne respecte pas ses
obligations, ces personnes membres peuvent être poursuivies devant les tribunaux civils et devoir payer les dommages et intérêts qui en résultent. Elles sont aussi présumées avoir approuvé toute décision prise en leur absence, à moins qu'elles ne transmettent par écrit leur dissidence aux autres membres dans un délai raisonnable après en avoir pris connaissance.
Les personnes membres non votantes ne sont pas responsables des décisions du comité. Elles sont toutefois responsables des tâches que le comité leur a confiées.
Pour éviter d'être tenu
responsable des fautes ou des omissions qui pourraient nuire aux parties, le comité doit agir avec prudence, diligence et compétence comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. Il est donc important qu'il dote ses membres d'une assurance responsabilité.
Références
1.3 Exercice des fonctions d'une personne membre du comité dans l'intérêt des personnes qui l'ont nommée
Chaque membre du comité doit
agir dans l'intérêt de l'ensemble des personnes participantes et des bénéficiaires, en considérant son propre intérêt au même titre que celui des autres personnes participantes et bénéficiaires. Une personne membre de comité de retraite doit donc agir avec indépendance. Elle ne représente pas des personnes qui l'ont désignée (ex. : les personnes participantes actives ou l'employeur).
Elle ne doit pas exercer ses fonctions dans son propre intérêt ou dans celui d'une tierce personne.
Référence
2. Documentation pour les membres du comité de retraite
2.1 Documents inaccessibles ou incomplets
Afin d'assurer la bonne administration du régime, le ou la secrétaire du comité de retraite (ou quelqu'un d'autre nommé par le comité) doit donner accès, pour les membres du comité, aux documents et aux renseignements utiles pour administrer le régime et prendre des décisions éclairées lors de leurs réunions. En effet, toutes les personnes membres ayant droit de vote sont solidairement responsables de leurs actes ou de leur inaction, à moins qu'elles ne manifestent leur dissidence.
Par exemple : le texte du régime et ses modifications, le règlement intérieur du comité, la correspondance avec Retraite Québec, le rapport financier ou les états financiers, la déclaration annuelle de renseignements et, le cas échéant, le rapport d'évaluation actuarielle ou l'avis portant sur la situation financière du régime. Chaque membre doit prendre connaissance de ces documents. Toutefois, ce droit de consultation ne s'étend pas aux renseignements personnels concernant les personnes participantes, sauf si l'exercice de leurs fonctions le requiert.
Références
3. Dispositions du texte du régime
3.1 Méconnaissance du texte du régime
Le comité de retraite est l'administrateur du régime et, à ce titre, il doit voir à appliquer le texte du régime tout en s'assurant du respect des exigences minimales de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite. Chaque membre du comité doit prendre connaissance du texte du régime. Ce document constitue une source importante d'information.
Lorsque certaines dispositions du texte du régime ne sont pas claires, le comité doit les interpréter, demander les avis nécessaires pour en valider l'application et recommander, s'il y a lieu, des modifications à celui qui a le pouvoir de modifier le régime (généralement l'employeur).
Références
3.2 Texte du régime non à jour
Le comité devrait avoir un exemplaire à jour du texte du régime. Par exemple, une modification de la convention collective concernant le régime de retraite nécessite une modification du texte du régime pour pouvoir être appliquée. En effet, en cas de divergence entre ces deux documents, ce sont les dispositions du texte du régime enregistré à Retraite Québec qui prévalent. De plus, lorsque les modifications sont nombreuses, un texte refondu permet d'en faciliter la consultation.
Référence
3.3 Travailleuses et travailleurs admissibles non reconnus
Un travailleur ou une travailleuse admissible est une personne qui fait partie de la catégorie de travailleurs et travailleuses pour lequel le régime a été établi, quel que soit le statut de l'employé ou employée (ex. : une personne qui travaille à temps plein ou à temps partiel, qui a un statut temporaire, d'étudiant ou étudiante, qui travaille de façon occasionnelle, ou encore dont le travail est saisonnier ou sur appel). Ainsi, lorsque le régime s'adresse :
- à tout le personnel, tous les travailleurs et travailleuses sont admissibles, peu importe leur statut;
- au personnel syndiqué, seuls les travailleuses et travailleurs syndiqués sont admissibles, peu importe leur statut.
Références
3.4 Conditions d'adhésion non respectées (absence d'adhésion ou adhésion tardive)
Le comité de retraite doit mettre en place un processus précisant qu'il doit être informé par l'employeur de l'arrivée de tous les nouveaux travailleurs et travailleuses admissibles au régime. C'est cependant la responsabilité du comité de faire adhérer les nouveaux travailleurs et travailleuses admissibles (que ces personnes soient des employées à temps plein, à temps partiel ou temporaires ou encore des étudiantes ou autres) selon les conditions prévues au texte du régime.
Il doit aussi leur fournir un sommaire écrit du régime de retraite, accompagné d'une brève description des droits et obligations de la personne participante au titre du régime et de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ainsi qu'un énoncé des principaux avantages que procure la participation au régime de retraite.
Les exigences minimales de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite doivent également être respectées, c'est-à-dire permettre l'adhésion au travailleur ou à la travailleuse qui fait partie de la catégorie visée par le régime et qui, au cours de l'année civile précédente :
- soit a reçu de l'employeur une rémunération au moins égale à 35 % du maximum des gains admissibles (23 310 $ = 35 % du
MGA de
2023 = 35 % de
66 600 $) ;
- soit a été au service de l'employeur pendant au moins 700 heures.
Références
3.5 Définition du salaire ou de la rémunération non respectée lors du calcul des cotisations
Le comité de retraite devrait s'assurer que la définition de salaire ou de la rémunération prévue au texte du régime est respectée par l'employeur, c'est-à-dire que les heures supplémentaires, les bonis et les autres sources de rémunération qui y seraient prévus sont pris en compte dans les différents calculs, le cas échéant.
Référence
3.6 Taux erroné lors du calcul des cotisations
Le comité doit s'assurer que le taux de cotisation utilisé correspond à celui prévu au texte du régime.
Références
3.7 Dépenses d'administration acquittées par la caisse de retraite alors qu'elles ne le devraient pas
Sauf indication contraire dans le texte du régime, il est prévu à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite que les dépenses d'administration sont à la charge de la caisse de retraite, par exemple les dépenses pour former les membres du comité de retraite. Donc, si le texte du régime prévoit que c'est l'employeur qui paie les frais d'administration, ils ne peuvent pas être déduits de la caisse de retraite.
Références
4. Règlement intérieur
4.1 Aucun règlement intérieur établi
Le comité de retraite doit établir un
règlement intérieur, aussi appelé « règles de régie interne » ou « règlement interne », qui prévoit les mécanismes et les règles nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du comité ainsi que les règles de gouvernance du régime de retraite.
Références
4.2 Règlement intérieur incomplet
Le comité de retraite doit aborder ses propres règles de fonctionnement ainsi que les règles de gouvernance du régime dans le
règlement intérieur. Les règles de fonctionnement sont celles qui assurent la bonne marche des activités du comité de retraite, tandis que les règles de gouvernance se rapportent à la structure et aux processus employés pour surveiller, gérer et administrer le régime. Ces règles comprennent notamment les éléments suivants :
- les fonctions et les obligations respectives des membres du comité;
- les règles de déontologie qui régissent les membres du comité;
- les règles à suivre pour désigner le président ou la présidente, le vice-président ou la vice-présidente et le ou la secrétaire;
- la procédure applicable lors des réunions et la fréquence de celles-ci;
- les mesures à prendre pour former les membres du comité;
- les mesures à prendre pour gérer les risques;
- les
contrôles internes;
- les
livres et les registres à tenir (ex. :
règles de conservation, d'archivage et d'accès à l'information);
- les règles à suivre pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer les délégataires, les représentants ou les représentantes et les prestataires de services;
- les normes concernant les services que rend le comité, entre autres celles relatives à
l'information aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires.
Références
4.3 Règlement intérieur non appliqué
Le comité doit s'assurer que les éléments prévus dans le règlement intérieur tiennent compte des caractéristiques du régime et de son administration, et qu'ils sont correctement appliqués. Pour cela, il est important que toutes les personnes membres en obtiennent une copie, qu'elles en prennent connaissance et qu'elles le révisent au besoin.
Références
5. Politique de financement
5.1 Aucune politique de financement
La
politique de financement est requise pour les régimes à prestations déterminées (y compris les régimes à cotisations négociées et les régimes par financement salarial), pour les régimes à cotisation et prestations déterminées ainsi que pour les régimes à prestations cibles. Celui qui a le pouvoir de modifier le régime, par exemple l'employeur, doit établir et réviser la politique écrite de financement. Il doit la
transmettre sans délai au comité de retraite. Cette politique a pour objectif d'établir les principes liés au financement du régime. Ceux-ci doivent guider le comité dans l'exercice de ses fonctions, dont l'établissement de la politique de placement.
Références
6. Politique de placement
6.1 Aucune politique de placement
Lorsque le comité de retraite décide des placements, il doit élaborer une politique écrite de placement. Celle-ci doit tenir compte du type de régime, de ses caractéristiques, de ses engagements financiers et de la politique de financement.
Lors de l'adoption ou de la révision de la politique de placement, le comité doit s'assurer qu'elle contient au moins les éléments obligatoires prévus par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite, soit :
- le rendement espéré;
- le degré de risque rattaché au portefeuille;
- les besoins de liquidité;
- la répartition de l'actif;
- les mesures de diversification du portefeuille;
- la périodicité de l'évaluation du portefeuille;
- les règles de contrôle de sa gestion;
- les règles applicables à la révision de la politique de placement;
- les règles applicables à l'évaluation des placements du régime sur le marché non organisé;
- les règles applicables aux emprunts, aux garanties, à l'utilisation d'instruments financiers et aux droits de vote, le cas échéant.
Lorsque les personnes participantes décident des placements, le comité n'est pas tenu d'établir une politique de placement. Il doit s'assurer minimalement que les personnes participantes disposent d'au moins trois choix de placements diversifiés; ceux-ci doivent présenter des degrés de risque et de rendement espéré différents, qui permettent la création de portefeuilles généralement adaptés à leurs besoins.
Références
6.2 Politique de placement non révisée
La politique de placement doit refléter la situation actuelle du régime. Si les placements représentent un risque élevé, le comité de retraite doit tendre à composer un portefeuille diversifié de façon à minimiser les risques de pertes importantes.
Le comité doit s'assurer qu'elle est respectée et qu'elle est révisée périodiquement, pour ainsi répondre adéquatement à l'évolution du régime et des marchés financiers.
Références
7. Contrôles internes
7.1 Contrôles internes insuffisants
Le comité de retraite doit avoir des contrôles internes qui présentent les mesures pour prévenir et détecter les irrégularités, les erreurs et la fraude. Ils sont nécessaires pour s'assurer que le régime de retraite est conforme à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite et que ses dispositions sont respectées.
Les
contrôles internes doivent être inclus dans le règlement intérieur établi par le comité de retraite. Ils peuvent inclure :
- une liste de pointage sur les différentes fonctions à remplir (par exemple, faire adhérer les travailleurs et travailleuses admissibles, fournir les documents aux autorités gouvernementales, choisir des personnes clés et évaluer leur travail, etc.);
- des attestations des personnes clés, par exemple l'employeur, l'actuaire et la ou le comptable sur le respect des dispositions du texte du régime de retraite et des normes actuarielles et comptables, respectivement;
- des vérifications effectuées régulièrement par des personnes clés (ex. : calculs faits, procédures suivies pour le paiement des prestations et des remboursements, etc.);
- une analyse des plaintes des personnes participantes.
Tous ces contrôles permettent de s'assurer notamment que :
- le contenu des
sommaires et leur transmission sont conformes à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite;
- le comité est informé de l'embauche de tous les nouveaux travailleurs et travailleuses admissibles au régime de retraite et que leur adhésion est faite en conformité avec le texte du régime et la Loi sur les régimes complémentaires de retraite. Le comité de retraite peut également consulter les bonnes pratiques relatives aux
travailleurs admissibles non reconnus et aux
conditions d'adhésion non respectées;
- le comité est informé des cessations de participation active au régime de retraite et qu'à ce moment, les règles relatives au
droit au transfert sont correctement appliquées lors d'un décès, d'une fin d'emploi ou d'un départ à la retraite;
- les
cotisations sont correctement versées à la caisse de retraite : les bons montants sont versés au bon moment et, s'il y a lieu, dans les bons comptes. Si cette opération est faite par une autre personne, le comité doit en être avisé et il doit procéder à des vérifications pour s'assurer de la justesse des versements. Lorsque des cotisations ne sont pas versées à la caisse de retraite, le comité doit aviser Retraite Québec dans les 60 jours qui suivent leur échéance via le
Portail RCR sinon la page
Nous joindre. Advenant une telle situation, il doit prendre les mesures nécessaires pour récupérer les cotisations dues et les intérêts applicables (articles 39 à 53 de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ainsi que
La Lettre n° 28 : Règles relatives au versement des cotisations à la caisse de retraite). Le comité de retraite peut également consulter les bonnes pratiques relatives à la
définition du salaire ou de la rémunération non respectée lors du calcul des cotisations et au
taux erroné lors du calcul des cotisations;
- les calculs et les paiements de prestations, de remboursements ou de transferts sont conformes au texte du régime et à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (notamment en ce qui a trait aux règles d'immobilisation);
- les plaintes des personnes participantes sont analysées, de manière que la situation soit réglée pour l'ensemble des participantes, des participants et des bénéficiaires visés par une plainte;
- les
relevés de fin de participation active, souvent appelés « relevés de départ », contiennent l'information prévue aux exigences légales et qu'ils sont envoyés dans les 60 jours de la date à laquelle le comité est informé du fait qu'une personne participante a cessé d'être active (article 113 de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ainsi que les
articles 56.1.1 et 58 du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite );
- les
relevés de droits annuels contiennent l'information prévue aux exigences légales et qu'ils sont transmis dans les neuf mois qui suivent la fin de chaque exercice financier (article 112 de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ainsi que les
articles 56.1.1 à 57 et 59 à 59.0.2 du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite ).
Référence
-
Contrôler les risques : 9e des 11 consignes pour l'établissement des processus de saine gestion du recueil Bien administrer un régime de retraite
8. Réunions du comité de retraite
8.1 Aucune réunion ou nombre de réunions insuffisant
La fréquence des réunions doit être prévue dans le règlement intérieur. Elle doit être suffisante pour permettre aux membres d'exercer leurs fonctions. La tenue d'une seule réunion avant l'assemblée annuelle ne suffit habituellement pas pour surveiller adéquatement l'administration du régime. Les
réunions du comité de retraite sont l'occasion pour chaque membre de s'exprimer sur toutes les questions qui lui sont soumises et de prendre des décisions en exerçant son droit de vote.
Le comité devrait se réunir aussi souvent que nécessaire pour exercer une surveillance appropriée des affaires administratives courantes et du travail des personnes à qui il a confié des fonctions. Certains comités se réunissent plusieurs fois par année pour discuter des affaires courantes et convoquent des réunions extraordinaires au besoin.
Lorsque le comité délègue la totalité de ses fonctions, les réunions sont habituellement moins fréquentes. Toutefois, il doit prévoir des réunions pour s'assurer que le délégataire remplit ses fonctions correctement.
Références
8.2 Ordre du jour ou procès-verbal absent ou incomplet
Pour s'assurer de traiter des divers sujets qui font l'objet de la réunion, le comité de retraite doit convoquer tous les membres du comité d'avance en leur envoyant un ordre du jour. Les membres doivent également recevoir, dans un délai raisonnable, toute la documentation dont ils ont besoin pour se préparer et y assister.
Après chaque réunion, un procès-verbal détaillé devrait être produit. Le comité de retraite devrait approuver chaque procès-verbal afin de s'assurer qu'il reflète les discussions et les décisions prises ainsi que pour y noter les dissidences. Des procès-verbaux étoffés permettent de justifier les décisions qui ont été prises par le comité de retraite. De plus, ils protègent, dans une certaine mesure, les personnes membres du comité de retraite, puisqu'ils peuvent permettre de démontrer que ces dernières se sont acquittées de leurs obligations.
Références
9. Formation des membres du comité de retraite
9.1 Formation insuffisante ou formation offerte seulement aux nouvelles personnes membres du comité
Le comité de retraite doit veiller à ce que l'ensemble de ses membres acquièrent les connaissances utiles à l'exercice de leurs fonctions. Le règlement intérieur doit prévoir les mesures à prendre pour
former les membres du comité. De plus, ce dernier doit allouer un budget raisonnable à la formation interne ou externe.
Sans être spécialiste en matière de régimes de retraite, chaque personne membre devrait comprendre la portée des décisions qu'elle prend. Une formation continue permet à chaque membre du comité d'actualiser ses connaissances.
Références
10. Démission d'une personne membre du comité de retraite
10.1 Aucun avis transmis à Retraite Québec ou le contenu de l'avis est incomplet
Lorsqu'une personne
membre du comité de retraite démissionne, elle doit en informer par écrit les personnes désignées par le régime pour s'assurer de son remplacement. Si le régime ne prévoit aucune règle particulière, elle doit alors informer les autres membres du comité et aviser Retraite Québec de cette démission. L'avis devrait indiquer la raison de la démission ainsi que la date de sa prise d'effet. Cette date correspond à la date de la réception de l'avis, ou à la date postérieure indiquée dans l'avis. La personne membre du comité ne peut démissionner rétroactivement.
D'ailleurs, si une personne membre donne sa démission sans motif sérieux pendant que le comité de retraite ou le régime éprouve d'importantes difficultés, elle pourrait être tenue de réparer le préjudice ainsi causé. De plus, la démission d'une ou un membre ne le dégage pas de sa responsabilité comme membre du comité à l'égard des décisions prises durant son mandat.
Références
11. Sommaire du régime
11.1 Aucun sommaire du régime ou contenu du sommaire incomplet
Le comité de retraite doit fournir à chaque personne participante, travailleur ou travailleuse admissible, un sommaire écrit du régime de retraite, c'est-à-dire une brochure d'information sur le régime de retraite. Le sommaire doit être rédigé dans un langage simple et contenir notamment les éléments suivants :
- une description des principales dispositions du texte du régime de retraite, entre autres celles relatives à l'adhésion, aux cotisations, aux rentes, aux prestations, aux remboursements et aux transferts;
- les renseignements mentionnés dans le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite, notamment le taux d'indexation des rentes, les règles de transfert dans un autre régime de retraite, les ententes-cadres, la nature des frais qui peuvent être imposés aux personnes participantes ainsi que les règles applicables lorsque ces personnes décident des placements;
- une brève description des droits et des obligations des personnes participantes au titre du régime et de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite;
- un énoncé des principaux avantages que procure la participation au régime.
Il est important de mettre à jour le sommaire et que celui-ci reflète toutes les modifications apportées au texte du régime de retraite, puisqu'il est le seul document remis aux travailleurs ou travailleuses et aux personnes participantes pour se familiariser avec le régime.
Références
11.2 Sommaire non fourni à chaque travailleuse, travailleur ou personne participante, ou sommaire transmis en retard
Le sommaire doit être fourni dans les 90 jours qui suivent la date où
la travailleuse ou le travailleur est devenu admissible au régime ou est devenu une personne participante. Par exemple, lorsque le régime s'adresse à :
- l'ensemble des employés et employées, ces personnes doivent recevoir le sommaire du régime
dans les 90 jours qui suivent leur embauche;
- l'ensemble des employées et employés syndiqués, ces personnes doivent recevoir le sommaire du régime
dans les 90 jours qui suivent le moment où elles sont devenues syndiquées.
Référence
12. Assemblée annuelle
12.1 Aucune assemblée
Comme toute personne qui administre des biens pour d'autres, le comité de retraite doit rendre compte de son administration. Il le fait dans le cadre d'une assemblée annuelle. Le comité doit la convoquer dans les neuf mois qui suivent la fin de chaque exercice financier du régime. Elle peut être tenue un peu plus tard, mais dans un délai raisonnable. L'assemblée annuelle constitue, pour les personnes participantes et les bénéficiaires, le principal moyen de prendre connaissance de la situation de leur régime.
Références
12.2 Oubli de certaines personnes destinataires dans l'envoi de l'avis de convocation
L'avis de convocation à l'assemblée annuelle doit être envoyé par écrit à chacune des personnes participantes actives et non actives, à chacune et chacun des bénéficiaires et à l'employeur.
Référence
12.3 Ordre du jour de l'assemblée annuelle incomplet
Dans le cadre d'une bonne administration, il est suggéré d'accompagner l'avis de convocation d'un ordre du jour contenant les sujets qui seront abordés lors de l'assemblée. Ces sujets sont déterminés par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite et le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite. D'autres sujets peuvent être ajoutés. Tous les sujets doivent permettre :
- de rendre compte de l'administration du régime;
- d'informer les participants, les participantes, les bénéficiaires et l'employeur :
- de faire désigner, lorsqu'un poste est vacant, des membres du comité de retraite par le groupe des personnes participantes actives ainsi que par le groupe des personnes participantes non actives et des bénéficiaires (articles 147 et 147.1 de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ).
Références
12.4 Aucun procès-verbal
Chaque sujet abordé durant l'assemblée annuelle devrait être consigné dans un procès-verbal suffisamment détaillé. Le fait de dresser des procès-verbaux pour les assemblées, de les archiver et de les rendre accessibles est un excellent moyen d'accroître la transparence de l'administration.
Référence
13. Droit au transfert
13.1 Non-respect des délais
Lorsqu'une personne cesse sa participation active au régime (ex. : lorsqu'elle a quitté ou perdu son emploi), le comité de retraite doit lui fournir un relevé de ses droits accumulés dans le régime. Il doit le faire dans les 60 jours après en avoir été informé.
La personne participante à un régime à
cotisation déterminée peut alors
demander le transfert de ses droits :
- dans les 90 jours qui suivent la réception de son relevé de fin de participation active au régime lorsqu'elle est à plus de 10 ans de l'âge normal de la retraite prévu au régime (par exemple, avoir moins de 55 ans si l'âge normal de la retraite est de 65 ans);
- par la suite tous les 5 ans, à compter de la date où elle a cessé sa participation active, pour une période de 90 jours;
- en tout temps lorsqu'elle est à moins de 10 ans de l'âge normal de la retraite prévu au régime (par exemple : avoir 55 ans ou plus si l'âge normal de la retraite est de 65 ans), pourvu que le service de sa rente n'ait pas débuté.
La personne participante à un régime à
prestations déterminées peut alors
demander le transfert de ses droits. Elle doit présenter sa demande dans un délai de 90 jours :
- à compter de la réception de son relevé de fin de participation active au régime;
- tous les 5 ans à compter de la date où elle a cessé sa participation active;
- à 10 ans de l'âge normal de la retraite prévu au régime (par exemple : à 55 ans si l'âge normal de la retraite est de 65 ans). Cela constitue sa dernière occasion d'avoir droit au transfert, à moins que les dispositions du régime soient plus généreuses.
Le comité de retraite a 60 jours à compter de la réception d'une demande de transfert pour y donner suite.
Référence
14. Remboursement de petites sommes
14.1 Remboursement non offert
Le personne participante qui cesse d'être active a droit au remboursement de la valeur de ses droits (par exemple par un dépôt des droits dans un
REER ou bien par un paiement au comptant) si cette valeur est inférieure à 20 % du maximum des gains admissibles (MGA), soit
13 700 $ en
2024, établi conformément à la Loi sur le régime de rentes du Québec pour l'année au cours de laquelle la personne participante a cessé sa participation active.
Pour ce remboursement, les cotisations volontaires et les sommes transférées d'un autre régime qui n'ont pas été converties en rente de retraite ne sont pas prises en compte.
Le remboursement est imposable. Toutefois, il est possible de reporter l'imposition si la personne peut transférer les sommes directement dans un
REER ou un FERR.
Références
14.2 Personne participante non informée préalablement du remboursement imposé par le comité de retraite
Le comité de retraite peut décider de rembourser les droits d'une personne qui a cessé d'être active et dont la valeur est inférieure à 20 % du
MGA pour l'année où elle a cessé d'être active. Il doit alors aviser la personne participante de sa décision par écrit, et celle-ci disposera de 30 jours pour lui indiquer la façon dont elle veut que ses droits soient acquittés (par exemple, un paiement au comptant ou un transfert dans un REER).
Si la personne participante n'informe pas le comité de retraite de son choix, le comité décidera lui-même du mode d'acquittement, par exemple un paiement au comptant. L'avis envoyé à la personne participante doit informer cette dernière de cette règle.
Référence
15. Personnes introuvables
15.1 Aucune demande de recherche faite auprès de Retraite Québec
Lorsqu'une personne participante du Québec ou un ou une bénéficiaire du Québec qui est introuvable a droit à un remboursement, au versement d'une prestation ou à d'autres sommes qui lui reviennent, le comité de retraite doit présenter à Retraite Québec une
demande de recherche de participantes, participants ou de bénéficiaires introuvables.
Si Retraite Québec parvient à retrouver cette personne, elle communique directement avec elle pour l'informer qu'elle peut avoir des droits dans un régime de retraite et lui demander de communiquer avec le comité de retraite, à l'adresse qu'elle indique. Cette façon de fonctionner vise à préserver le caractère confidentiel des renseignements dont dispose Retraite Québec au sujet de sa clientèle.
Le comité de retraite peut aussi entreprendre des démarches auprès d'entreprises qui offrent des services pour trouver les personnes. Toutefois, si ces démarches ne sont pas fructueuses, il doit demander à Retraite Québec de faire une recherche.
Si la personne participante ou le ou la bénéficiaire demeure introuvable, le comité doit remettre à Revenu Québec la valeur de ses droits dans les trois ans qui suivent la date d'exigibilité des sommes en question. Une telle date d'exigibilité surviendra à l'un des moments suivants :
- le 31 décembre de l'année où la personne participante atteint 71 ans;
- la date du décès de la personne participante. Toutefois, lorsqu'un comité de retraite est avisé de la date d'un décès alors que celui-ci est survenu depuis au moins trois ans, la remise d'un tel bien devra être effectuée dans le premier trimestre qui suit la fin de l'exercice financier du régime au cours duquel la confirmation de décès a été obtenue;
- la date à partir de laquelle il est possible pour une personne participante d'exiger le remboursement de la valeur de ses droits si elle est inférieure à 20 % du
MGA, soit
13 700 $ en
2024, à la suite d'une
décision prise par le comité de retraite de forcer le remboursement.
Références
Nous joindre
Pour plus de renseignements, vous pouvez communiquer avec nous :