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Autoévaluation1

Cette autoévaluation vise à aider les membres du comité de retraite à déterminer si le comité applique les règles de saine gestion d'un régime de retraite.

Questions généralesOuiNon
1.Avez-vous reçu une formation pour remplir votre rôle de membre d'un comité de retraite?
2.Avez-vous accès à tous les documents relatifs au régime de retraite et à son administration?
Ce sont, entre autres :
  
 a)le texte du régime et de ses modifications
 b)le règlement intérieur du comité de retraite
 c)les déclarations annuelles de renseignements (provinciale, fédérale)
 d)les rapports financiers ou les états financiers du régime
 e)les rapports d'audit et les rapports sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit, le cas échéant
 f)les rapports d'évaluations actuarielles et les avis relatifs à la situation financière du régime (régime à prestations déterminées)
 g)la politique de placement, le cas échéant
 h)la politique de financement (régime à prestations déterminées)
 i)la politique d'achat de rentes (régime à prestations déterminées), le cas échéant
 j)les ententes-cadres de transfert dans un autre régime, le cas échéant
 k)les processus administratifs (politiques écrites, directives, manuels d'administration)
 l)les contrats avec les divers intervenants ou intervenantes (contrat de service, mandat, délégation)
 m)les rapports et les avis des conseillers ou conseillères
 n)les pièces justificatives sur les dépenses d'administration
 o)les procès-verbaux des réunions du comité de retraite
 p)les procès-verbaux des assemblées annuelles
 q)la correspondance avec Retraite Québec (à moins qu'elle contienne des renseignements personnels auxquels vous n'avez pas accès)
3.Croyez-vous que les règles de régie interne du comité de retraite sont suffisantes pour vous permettre d'exercer vos fonctions?
Questions particulièresOuiNonNe sais pas
Le partage des responsabilités entre les divers intervenants
4.Êtes-vous informé ou informée des responsabilités de chacun des intervenants?
5.Savez-vous s'ils se sont vu confier des fonctions au moyen d'un mandat, d'une délégation ou d'un contrat de service? (consultez la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite pour plus d'information)
6.Existe-t-il des mécanismes pour surveiller leur travail (rapports, rencontres, etc.)?
7.Le comité de retraite évalue-t-il régulièrement leur rendement?
La surveillance de la conformité du régime et de la gestion des risques
8.Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de s'assurer que le régime est conforme aux lois?
9.Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de s'assurer que le régime est administré en conformité avec ses dispositions?
10.Existe-t-il des mécanismes permettant au comité de déceler rapidement les divers risques (ex. : non-versement des cotisations)?
Si vous administrez un régime de retraite à cotisation déterminée dans lequel les participants ou participantes décident des placements des sommes inscrites à leur compte, le comité de retraite n'est pas tenu d'établir une politique écrite de placement. Passez alors à la question 14.
11.Connaissez-vous la fréquence prévue de révision de la politique de placement?
12.Connaissez-vous les événements particuliers qui nécessitent une révision de la politique de placement (autre que la fréquence régulière)?
13.Existe-t-il des règles permettant au comité de s'assurer que la répartition des placements respecte ce qui est prévu dans la politique de placement?
14.Dans le cas d'un régime à cotisation déterminée dans lequel les participants ou participantes effectuent des choix de placement, y a-t-il un suivi de la performance globale des placements?
La régie interne du comité de retraite
15.Le comité de retraite s'est-il doté de règles sur :
 a)le développement des compétences des membres (formation et information pertinentes à l'exercice des responsabilités)?
 b)le partage des responsabilités entre les membres?
 c)les conflits d'intérêts et l'éthique?
Les communications
16.Existe-t-il des règles concernant la communication de l'information sur le régime et son administration aux participants ou participantes et aux bénéficiaires?
17.Une politique écrite permet-elle de traiter les plaintes des participants ou participantes et des bénéficiaires?
Si vous avez répondu « Non » ou « Ne sais pas » à quelques-unes des questions précédentes, nous vous invitons à discuter de ces questions à une prochaine réunion du comité de retraite et à revoir, au besoin, les règles de fonctionnement de l'administration de votre régime de retraite.
Rien ne sert de courir, il faut partir à point.

Si votre régime n'est pas administré selon des règles de saine gestion, ne tentez pas de tout changer en même temps. Prenez le temps de mettre en place de saines pratiques de gestion dans un secteur à la fois. Vous pourriez commencer par les fonctions de nature financière, puis poursuivre avec les fonctions de nature administrative et les communications, etc. Il importe que le comité de retraite s'assure que l'ensemble des intervenants, y compris les participants ou participantes et les bénéficiaires, sont informés du plan de travail et de l'évolution des travaux.

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