Répartition des fonctions du comité de retraite dans une année

Le comité de retraite d'un régime à prestations déterminées a établi le calendrier suivant de plusieurs fonctions à exécuter pour se conformer au texte du régime, à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et au Règlement sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement RCR). Le régime est contributif, c'est-à-dire que les participantes et participants y cotisent. Il compte plus de 50 participantes, participants et bénéficiaires, et l'exercice financier se termine le 31 décembre.

Dans cet exemple, le comité a décidé de certaines dates. Cependant, lorsque la date est fixée par la Loi RCR, il est alors indiqué « au plus tard le ».

1. En janvier, s'assurer que les travailleurs et travailleuses admissibles qui n'ont pas adhéré au régime ont eu la possibilité de le faire, puisque l'année précédente :
   • soit ces personnes ont reçu de l'employeur un revenu total au moins égal à 35 % du maximum des gains admissible (MGA)
   • soit ces personnes ont travaillé aux moins 700 heures pour l'employeur.

   (article 34 de la Loi RCR )

2. Tous les mois :
   1. veiller à l'adhésion des travailleurs et travailleuses admissibles
   2. s'assurer du versement mensuel des cotisations de l'employeur et celles des participantes et participants à la caisse de retraite (section II du chapitre V de la Loi RCR )
   3. aviser Retraite Québec de toute cotisation non versée dans les 60 jours de son échéance (article 51 de la Loi RCR )
   4. fournir à chaque participant ou participante, ou travailleur ou travailleuse admissible, un sommaire écrit du régime dans les 90 jours qui suivent la date à laquelle la travailleuse ou le travailleur est devenu admissible au régime (article 111 de la Loi RCR )
   5. s'assurer que le paiement des rentes et prestations prévues au régime ainsi que les remboursements et transferts de droits sont faits, et ce, dans les délais prévus (chapitre VI   et chapitre VII  de la Loi RCR)
   6. fournir au participant ou à la participante ou, si cette personne est décédée, à la personne qui a droit à un remboursement ou à une prestation, le relevé de fin de participation active dans les 60 jours suivant la date où le comité est informé de la cessation de la participation active du participant ou de la participante au régime (article 113 de la Loi RCR )
   7. présenter une demande d'enregistrement auprès de Retraite Québec pour chacune des modifications apportées au texte du régime (article 24 de la Loi RCR )
   8. répondre aux questions des participantes ou participants et des bénéficiaires sur le régime, leurs droits et leurs obligations
   9. fournir au participant ou à la participante et à sa conjointe ou son conjoint le relevé à la rupture de l'union dans les 60 jours suivant la réception d'une demande à cet effet (articles 108 et 110 de la Loi RCR  et article 35 du Règlement RCR ).
3. En mars, par exemple, faire préparer :
   1. le rapport financier du régime et le faire auditer par une auditrice indépendante ou un auditeur indépendant (article 161 de la Loi RCR )
   2. par un ou une actuaire, l'évaluation actuarielle du régime et le sommaire des renseignements actuariels (article 118 de la Loi RCR ) ou l'avis relatif à la situation financière du régime (article 119.1 de la Loi RCR ).
4. En avril, par exemple :
   1. faire un suivi des services rendus par les personnes à qui le comité de retraite a confié des fonctions et s'assurer que ces services sont corrects et conformes aux attentes du comité, et ce, à un juste prix
   2. réviser ou reconduire le règlement intérieur (article 151.2 de la Loi RCR ).
5. Au plus tard le 30 juin, soit dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice financier, transmettre à Retraite Québec :
   1. la déclaration annuelle de renseignements et le paiement des droits (article 161 de la Loi RCR  et article 13.0.1 du Règlement RCR )
   2. le rapport d'audit et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit (article 161 de la Loi RCR ).
6. Chaque trimestre (par exemple en janvier, en avril, en août et en novembre) :
   1. tenir des réunions du comité de retraite et faire des procès‑verbaux
   2. surveiller les placements et s'assurer qu'ils sont conformes à la politique de placement (article 168 de la Loi RCR ).
7. Au plus tard le 30 septembre, soit dans les 9 mois suivant la fin de l'exercice financier :
   1. transmettre à Retraite Québec le rapport d'évaluation actuarielle avec le sommaire des renseignements actuariels (article 119 de la Loi RCR ) ou l'avis relatif à la situation financière du régime (article 119.1 de la Loi RCR )
   2. convoquer par écrit chacune et chacun des participants (actifs et non actifs) et des bénéficiaires ainsi que l'employeur à une assemblée annuelle (article 166 de la Loi RCR )
   3. transmettre aux participantes, participants et bénéficiaires les relevés annuels accompagnés d'un exposé sommaire des modifications apportées au texte du régime depuis le 1^er janvier et des droits qui en découlent (article 112 de la Loi RCR ).
8. En octobre, par exemple, tenir l'assemblée annuelle du régime (article 166 de la Loi RCR ).
9. En décembre, par exemple, réviser ou reconduire la politique de placement (article 169 de la Loi RCR ).

Adhésion au régime de retraite

Dans le cas d'un régime qui prévoit que l'adhésion est facultative, le comité de retraite procède comme suit :

• lorsqu'une personne choisit d'adhérer au régime, le comité de retraite lui fait remplir une demande d'adhésion
• lorsqu'une personne choisit de ne pas adhérer au régime, le comité de retraite lui fait signer une confirmation écrite à cet effet.

La demande d'adhésion au régime ou la confirmation de refus d'y adhérer sont des documents que le comité fait inclure dans le dossier de la personne. En cas de besoin, le comité de retraite peut y référer. Bien entendu, le comité de retraite veille à l'adhésion des travailleurs et travailleuses admissibles conformément au texte du régime et à la Loi RCR à partir des informations transmises par l'employeur.

Versement des cotisations à la caisse de retraite

Le comité de retraite doit veiller au versement des cotisations à la caisse de retraite. Il doit se doter de mécanismes de contrôle pour s'assurer que les cotisations sont versées

1. au bon moment (versées à temps)
2. dans les bons comptes, le cas échéant
3. aux bons montants (selon le texte du régime et, s'il y a lieu, selon le rapport d'évaluation actuarielle).

Pour ce faire, le comité de retraite pourrait demander le « relevé des cotisations » auprès du dépositaire des titres, communément appelé le « gardien des valeurs », et un membre du comité qui a accès aux renseignements personnels pourrait comparer les informations contenues dans ce relevé avec celles fournies par l'employeur.

Voici l'exemple d'un régime à cotisation déterminée où, selon le texte du régime :

• le salaire cotisable correspond au salaire de base additionné du temps supplémentaire
• la cotisation salariale équivaut à 5 % du salaire cotisable
• la cotisation patronale équivaut à 5 % du salaire cotisable.

À la suite du départ imprévu de l'employée qui s'occupait du versement des cotisations, des erreurs ont été décelées dans ce régime. Voici les données de Lise et de Line, 2 participantes au régime, concernant le mois de mars.

Les données sur les salaires et sur les cotisations des participantes se trouvent dans les fichiers de paie chez l'employeur. À moins qu'un ou une membre y ait accès dans le cadre de ses fonctions, aucun membre du comité de retraite n'a accès à ces fichiers, puisqu'il s'agit de renseignements personnels (article 151.3 de la Loi RCR ).

Pour s'assurer du versement des cotisations requises aux comptes de Lise et de Line, l'employeur fait un compte-rendu mensuel au comité de retraite à la demande de celui-ci. Dans le compte-rendu du mois de mars, l'employeur a fait part au comité de retraite du retard dans le versement des cotisations, de la confusion dans le versement des cotisations entre les comptes des participantes et d'une erreur relative au montant versé. Voici les détails :

1. Cotisations versées au BON MOMENT

   La cotisation patronale de mars et la cotisation salariale perçue en mars doivent être versées à la caisse de retraite au plus tard le 30 avril. Le délai requis est :

   • pour le versement de la cotisation patronale, au plus tard le dernier jour du mois qui suit chacun de ces mois (article 41 de la Loi RCR )
   • pour le versement des cotisations salariales ou volontaires, au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui de leur perception (article 43 de la Loi RCR ).

   Dans ce cas-ci, l'employeur a effectué le versement des cotisations en retard, soit le 15 mai. Le comité s'est alors assuré que l'employeur verse l'intérêt applicable pour la période du 1^er au 15 mai, qui équivaut au taux de rendement net des comptes respectifs (article 48 de la Loi RCR ). Dans le cas d'un rendement négatif, l'intérêt applicable aurait été égal à zéro, puisque les cotisations non versées ne peuvent pas être réduites.

2. Cotisations attribuées aux BONS COMPTES

   Les cotisations requises doivent être versées dans les bons comptes. Dans cet exemple, il y a eu confusion entre les titulaires des comptes. Les cotisations de Lise ont été inscrites au compte de Line et celles de Line ont été portées au compte de Lise.

   Le comité a fait un suivi auprès de l'employeur pour s'assurer que la situation soit régularisée dans les plus brefs délais.

3. Cotisations qui correspondent aux BONS MONTANTS

   Les cotisations versées aux comptes en mars ont totalisé 900 $, alors qu'elles auraient dû être de 940 $.

   Le comité de retraite a été informé par l'employeur que les heures supplémentaires n'ont pas été prises en compte dans le salaire cotisable servant au calcul des cotisations. Il y a eu un changement de système informatique, et le paramètre d'inclusion des heures supplémentaires n'a pas été pris en considération. Le comité a fait le suivi approprié auprès de l'employeur pour s'assurer que le système informatique avait été corrigé et que les cotisations manquantes de 40 $ avaient été versées, avec l'intérêt applicable.

Pour plus d'informations sur les règles relatives au versement des cotisations, consultez La Lettre n° 28.