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Le rôle du comité de retraite est d'assurer la gestion financière et l'administration du régime de retraite, tout en protégeant les droits des participants et participantes à ce régime.

Afin d'exercer ses fonctions avec prudence, diligence et compétence, et de prendre des décisions éclairées, chaque membre du comité doit avoir toute la documentation pertinente relative au régime de retraite. Celle-ci doit être fiable et à jour.

Pour bien exercer son rôle et, entre autres choses, s'assurer de payer les bonnes prestations aux bonnes personnes, le comité doit faire preuve de rigueur dans la tenue des dossiers. À cette fin, il doit adopter un règlement intérieur qui précise, par exemple, les règles à suivre pour la tenue des registres.

Ainsi, une saine administration nécessite une bonne connaissance et une bonne gestion des différents documents qui soutiennent cette administration.

Cette partie du recueil a pour objectif d'informer les membres du comité de retraite des principaux documents qui concernent l'administration du régime. Elle souligne aussi l'importance de la mise en place de mécanismes de gestion de ces documents dans le but que leur intégrité, leur protection et leur conservation soient assurées.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et des règlements correspondants est présentée à la fin, dans les références.

Documents relatifs au régime de retraite

Un des principaux rôles du comité de retraite est de veiller au respect des droits et à l'exécution des obligations des différentes parties au régime de retraite tout en respectant les exigences des lois. Ces droits et obligations sont prévus dans différents documents qui servent de référence au comité.

Texte du régime de retraite et ses modifications

Le texte du régime de retraite est un contrat qui décrit les droits et devoirs des participants, des participantes et des bénéficiaires, de l'employeur et du comité de retraite. C'est l'outil de base du comité de retraite.

Le comité de retraite doit voir à l'application du texte du régime de retraite. Lorsque certaines dispositions du texte du régime ne sont pas claires, le comité doit les interpréter, demander les avis nécessaires pour en valider l'application et recommander, s'il y a lieu, des modifications auprès de celui qui a le pouvoir de modifier le régime (généralement l'employeur).

La Loi RCR énonce les sujets que le texte du régime de retraite doit aborder, par exemple :

• les conditions d'admissibilité et d'adhésion au régime
• les cotisations que doivent verser l'employeur et, le cas échéant, les participants et participantes
• les remboursements et les prestations payables
• les règles relatives à l'acquittement des droits
• les modalités relatives à l'achat de rente auprès d'une compagnie d'assurance conformément à la politique d'achat de rentes, le cas échéant
• les règles d'attribution de l'excédent d'actif en cas de terminaison du régime
• les règles d'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime
• à quelles conditions et par qui le régime peut être modifié
• la composition du comité de retraite, et les conditions et délais applicables à la nomination et au remplacement de ses membres.

Le texte du régime de retraite peut être modifié selon les modalités qui y sont prévues. Il importe donc au comité de retraite de s'assurer qu'il dispose d'un exemplaire à jour du texte. Il doit aussi avoir accès à l'historique de ce texte, soit le texte d'origine et toutes les modifications qui y ont été apportées dans le temps.

L'exemplaire à jour du texte du régime de retraite peut prendre la forme d'un texte de base suivi de textes qui modifient certaines dispositions de ce texte de base. Si le texte du régime est modifié de façon substantielle ou fréquente, la mise à jour de celui-ci, dans un document intégrant toutes les modifications au texte de base, constitue une saine pratique permettant que les risques d'erreurs soient diminués.

Le texte du régime de retraite et le texte de ses modifications doivent être enregistrés à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Peu importe qui a le pouvoir de modifier le régime de retraite, c'est au comité de retraite, à titre d'administrateur, qu'incombe le devoir de faire enregistrer ces documents. Le formulaire Demande d'enregistrement d'une modification à un régime de retraite permet au comité de s'assurer que tous les documents et renseignements requis sont joints à la demande.

Des ententes-cadres de transfert peuvent aussi accompagner le texte du régime. Ces ententes permettent à un participant ou à une participante de transférer ses droits entre les régimes de retraite visés par l'entente. En général, le transfert s'effectue selon des conditions différentes de celles qui s'appliquent lors d'un transfert dans un instrument, tels un compte de retraite immobilisé (CRI) ou un fonds de revenu viager (FRV).

Convention collective, décret et sentence arbitrale relatifs aux travailleuses et travailleurs syndiqués, et ententes avec des travailleuses et travailleurs non syndiqués

La convention collective peut traiter du régime de retraite. On peut y trouver une entente quant à ses dispositions ou à des modifications à y apporter. Elle peut également prévoir que les avantages du régime de retraite sont maintenus pour la durée de la convention.

Une entente peut aussi être conclue entre l'employeur et un groupe d'employés ou employées, sans que ce soit dans le cadre d'une convention collective.

Il arrive également parfois qu'en raison d'une mésentente au sujet de l'élaboration des conditions de travail, que ce soit un arbitre qui décide de celles-ci. La sentence arbitrale tient alors lieu de convention collective.

De plus, un décret peut faire en sorte qu'une convention collective s'applique non seulement aux parties qui l'ont négociée, mais aussi à tous les employeurs et employés ou employées d'un secteur d'activité.

Une entente, une convention collective ou une sentence arbitrale ne constituent pas des modifications au texte du régime. Les dispositions du texte du régime doivent être modifiées pour refléter ce qui a été prévu dans ces documents, et les modifications doivent être enregistrées. Aussi, en cas de divergence entre ces différents documents, ce sont les dispositions du texte du régime enregistrées à Retraite Québec qui prévalent.

Document relatif à la décision de modifier le régime

Le texte du régime de retraite doit indiquer qui a le pouvoir de le modifier. Souvent, c'est l'employeur qui a ce pouvoir ou, si le régime est négocié, l'employeur et le syndicat. Toutefois, peu importe qui a le pouvoir de le modifier, le consentement de l'employeur est requis tant pour son adhésion au régime que pour une modification à ses obligations.

La décision de l'employeur de modifier le régime de retraite, lorsqu'il n'est pas négocié, ou de consentir à adhérer au régime ou à modifier ses obligations peut prendre différentes formes. Cette décision est le plus souvent présentée sous la forme d'une résolution du conseil d'administration de l'employeur. Lorsqu'il y a négociation, les décisions se concrétisent habituellement par la signature de la convention collective.

Lois et règlements

Le comité de retraite doit aussi respecter les exigences des lois. Au Québec, les principales lois qui s'appliquent aux régimes de retraite sont la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu  (fédérale).

La Loi RCR prévoit des droits minimaux. Ainsi, si le texte du régime de retraite renferme des dispositions qui ne respectent pas les droits minimaux prévus par cette loi, ou s'il est muet sur un sujet, le comité de retraite doit appliquer les dispositions de cette loi. Le régime peut toutefois prévoir des dispositions plus avantageuses que ce que prévoit la Loi RCR. C'est le cas par exemple lorsqu'un régime accorde le droit au transfert au-delà des délais prévus par la Loi RCR.

La Loi de l'impôt sur le revenuconcerne l'aspect fiscal du régime de retraite. Elle prévoit notamment les cotisations maximales qui peuvent être versées et les rentes maximales que le régime peut payer.

En plus de ces 2 lois, le comité de retraite doit aussi tenir compte, notamment, du Code civil du Québec , de la Loi sur les normes du travail ,de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles  et de la Charte des droits et libertés de la personne . En cas de doute, le comité doit consulter les personnes compétentes pour se faire conseiller sur ces matières.

Si des travailleuses ou travailleurs d'une autre province ou de compétence fédérale participent aussi au régime de retraite, les lois des autres gouvernements concernés s'appliquent à ces personnes, conformément aux ententes en vigueur.

Documents relatifs au comité de retraite

Les documents relatifs au comité de retraite permettent aux membres de ce dernier d'exercer correctement leurs fonctions, de prendre des décisions éclairées et de pouvoir en rendre compte.

Règlement intérieur

Le règlement intérieur énonce les règles de fonctionnement et de gouvernance du comité de retraite. Ces règles aident les membres du comité à remplir leurs fonctions correctement, et constituent un outil essentiel pour la saine gestion du régime de retraite.

Lorsqu'il élabore un règlement intérieur adapté aux caractéristiques du régime et qu'il en suit les prescriptions, le comité fait preuve de prudence et se protège ainsi contre d'éventuels recours.

Chaque membre du comité de retraite devrait avoir un exemplaire du règlement intérieur et en connaître le contenu.

Pour plus d'informations, consultez la section Règlement intérieur du comité de retraite de la partie du recueil intitulée Le fonctionnement du comité de retraite.

Politiques administratives

Une politique administrative est constituée d'un énoncé de principes généraux adoptés par le comité de retraite en vue de l'administration du régime de retraite. Elle vise à ce qu'une application uniforme et cohérente des dispositions du régime et de son administration soit assurée.

Une politique administrative peut être utilisée lorsque certaines dispositions du régime de retraite soulèvent des questions d'interprétation. Dans un tel cas, la politique énonce l'interprétation que le comité adopte.

Une politique peut aussi déterminer les règles qui doivent être suivies lorsque celles-ci ne sont pas énoncées dans la Loi RCR ou dans le texte du régime de retraite. Par exemple, une politique administrative pourrait traiter de la méthode de calcul des intérêts à réclamer si les cotisations sont versées en retard lorsque cette méthode est déterminée par la ou le comptable, ou l'actuaire choisi par le comité de retraite.

Procédures administratives

Une procédure administrative contient une liste des étapes à franchir, des moyens à prendre et des méthodes à suivre pour exécuter une tâche. Elle vise à assurer une application uniforme et cohérente des dispositions du texte du régime de retraite. Elle sert, de plus, de liste de vérification à une personne pour s'assurer que rien n'a été oublié.

Les procédures administratives établissent les étapes à suivre pour assurer l'administration du régime de retraite. Il peut s'agir par exemple de la marche à suivre pour remplir les formulaires de demande d'adhésion au régime de retraite ou de demande de calcul de prestations.

En général, ces procédures sont présentées sous forme de manuel ou de guide préparé à l'intention de toute personne qui aura à les appliquer.

Contrats avec les fournisseurs de services

L'administration du régime de retraite nécessite la réalisation de plusieurs tâches dont le degré de complexité est très varié. C'est pourquoi le comité fait normalement appel à différents fournisseurs de services qui accompliront certaines tâches ou qui le conseilleront.

De façon générale, un contrat avec un fournisseur de services précise la nature des tâches confiées, leurs prix et les délais d'exécution qui s'appliquent. Le contrat stipule aussi les obligations de chacune des parties, la fréquence des rencontres et des suivis, les rapports à fournir, les clauses de confidentialité des renseignements, les règles relatives aux conflits d'intérêts et aux manquements à ces règles.

Pour plus d'informations, consultez la section Choisir le type de contrat de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite ainsi que la section Contrat de la partie du recueil intitulée Les personnes clés de l'administration.

Documents sur les réunions du comité de retraite

Le comité de retraite doit tenir des réunions pour surveiller l'administration du régime de retraite et prendre des décisions. Le règlement intérieur doit prévoir des règles pour que le bon déroulement de ces réunions soit assuré.

À cette fin, et afin que des décisions éclairées soient prises lors des réunions, il est nécessaire de bien planifier celles-ci. Ainsi, un avis de convocation est habituellement envoyé aux membres afin de les informer de la tenue de la réunion. Cet avis est accompagné de l'ordre du jour contenant les divers sujets qui seront abordés et de la documentation pour aider les membres à bien se préparer.

Après la réunion, un procès-verbal de celle-ci est rédigé. Ce procès-verbal est envoyé à tous les membres du comité afin qu'ils puissent s'assurer qu'il reflète bien la teneur de la rencontre.

Le comité conserve les procès-verbaux et toute la documentation relative aux réunions du comité de retraite, notamment les divers rapports d'experts ou de fournisseurs de services.

Pour plus d'informations, consultez la section Réunions du comité de retraite : des règles importantes de la partie du recueil intitulée Le fonctionnement du comité de retraite.

Registre d'intérêts

Le comité de retraite doit conserver un registre d'intérêts à son bureau. Ce registre indique les intérêts qu'une ou un membre du comité a déclaré avoir dans une entreprise qui sont susceptibles de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions.

Ce registre indique aussi la nature et la valeur des droits qu'une ou un membre du comité de retraite peut avoir dans la caisse de retraite, par exemple une créance. Les droits à titre de participant, participante ou bénéficiaire n'ont pas à être inscrits au registre. Toute personne intéressée peut, sans frais, consulter ce registre pendant les heures habituelles de travail.

Pour plus d'informations, consultez la section Tenir un registre d'intérêts de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite.

Avis de convocation aux assemblées annuelles et documents sur le déroulement de celles‑ci

Le comité de retraite doit, dans les 9 mois suivant la fin de chaque exercice financier du régime, convoquer l'employeur et tous les participants, participantes et bénéficiaires du régime de retraite à une assemblée annuelle. L'avis de convocation devrait être accompagné de l'ordre du jour de l'assemblée.

Le déroulement de l'assemblée annuelle et le résultat des élections devraient être consignés au procès‑verbal.

Documents relatifs à la nomination des membres

Les nominations de membres faites à l'assemblée annuelle sont consignées au procès-verbal de l'assemblée. Pour ce qui est de la nomination des autres membres, elle sera indiquée dans un avis écrit signé par une personne autorisée ou encore, s'il s'agit d'une ou un membre nommé par l'employeur, dans une résolution du conseil d'administration de celui‑ci.

Correspondance

Les participants, les participantes, les bénéficiaires ainsi que les travailleurs et les travailleuses admissibles au régime ont le droit de consulter la correspondance entre Retraite Québec et le comité de retraite au cours des 60 mois précédant la date de leur demande de consultation. Par contre, ils n'ont pas accès à celle portant sur un autre travailleur, participant ou bénéficiaire.

Par ailleurs, un fournisseur de services doit communiquer au comité de retraite les renseignements et documents reçus des autorités gouvernementales, qui mettent en cause la conformité du régime de retraite ou de son administration aux lois applicables.

Documents financiers

Plusieurs documents aident le comité de retraite à gérer la caisse de retraite et à se tenir informé de la situation financière du régime. Ces documents peuvent varier selon le type de régime. Les principaux sont présentés ci‑dessous.

Rapport financier ou états financiers

Le comité de retraite doit faire préparer un rapport financier ou des états financiers du régime. Ce document fait le point sur l'actif du régime de retraite disponible à la fin d'un exercice financier et sur son évolution depuis l'exercice précédent. Il présente notamment :

• l'ensemble des cotisations versées
• les prestations payées
• les dépenses liées à l'administration du régime et à la gestion des placements
• les revenus globaux de placement au cours d'un exercice financier donné.

Ces renseignements sont utilisés pour la production de la déclaration annuelle de renseignements.

Le rapport financier ou les états financiers doivent être audités par un auditeur indépendant ou une auditrice indépendante (comptable professionnel agréé [CPA] détenteur du titre d'auditeur).

Le rapport financier ou les états financiers peuvent être dispensés d'audit sous certaines conditions (consultez l'article 20 du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ).

Déclarations annuelles de renseignements

Pour chaque exercice financier du régime, une déclaration annuelle de renseignements (DAR) doit être transmise à Retraite Québec. Pour les fins d'exercice du 31 décembre 2018 et ultérieures, la DAR est produite et transmise électroniquement au moyen du Portail RCR, et peut être conservée sous forme de fichier PDF. Elle doit être accompagnée, sauf exception, du rapport de l'auditeur indépendant ou de l'auditrice indépendante sur le rapport financier ou les états financiers ainsi que du rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit (NCSC 4460).

Seule la personne qui représente l'administrateur du régime peut transmettre la déclaration annuelle électronique. Lors de l'envoi, cette personne doit confirmer que le comité de retraite :

• a pris connaissance de la DAR
• a attesté de l'exactitude et de la véracité des renseignements contenus dans la DAR.

La DAR contient des informations concernant :

• l'administrateur du régime et la personne le représentant
• les employeurs parties au régime
• la participation au régime
• la situation financière du régime (cotisations, revenus de placements, prestations, créances, actif net du régime, etc.)
• l'administration et les placements du régime.

Une DAR doit également être transmise à l'ARC. Pour ce faire, le comité peut utiliser le formulaire T244 de l'ARC, le remplir et le transmettre à l'ARC. Il peut aussi remplir l'annexe des renseignements requis par l'ARC sur le Portail RCR. Dans le dernier cas, Retraite Québec transmet l'information à l'ARC par un envoi électronique sécurisé.

Politique de financement

Un régime à prestations déterminées doit être doté d'une politique de financement. Celle-ci a pour but d'aider le comité de retraite à gérer les risques liés au financement du régime. Elle est établie par celui qui a le pouvoir de modifier le régime.

Pour plus d'informations, consultez la section Web Politique de financement.

Politique de placement

Le comité de retraite décide des placements.  Il doit s'assurer que l'actif du régime est investi dans des placements conformément à la politique de placement.

Le comité de retraite doit adopter une politique de placement qui tient compte des caractéristiques du régime de retraite, de ses engagements financiers et, si elle est requise, de la politique de financement. Cette politique de placement doit traiter des sujets énoncés dans la Loi RCR, notamment les besoins de liquidités, la proportion de l'actif qui peut être placée respectivement dans des titres d'emprunt et dans des titres de participation ainsi que les catégories de placements autorisés. Elle devrait être révisée régulièrement.

Documentation afférente aux placements offerts aux participants

Lorsque le régime de retraite à cotisation déterminée prévoit que ce sont les participants et les participantes qui décident de leurs placements, le comité de retraite n'a pas à adopter de politique de placement. Il doit cependant s'assurer que les participants et participantes disposent d'au moins 3 choix de placements diversifiés. Il devrait appliquer la Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) , qui prévoit que le comité devrait :

• choisir l'établissement financier qui offrira les placements et l'évaluer périodiquement
• s'assurer que les choix de placements offerts sont appropriés et, s'il y a lieu, les réviser
• fournir aux participants et participantes l'information et les outils nécessaires pour les aider à choisir leurs placements.

Rapport d'évaluation actuarielle

En ce qui concerne un régime à prestations déterminées, Retraite Québec et l'ARC exigent périodiquement un rapport d'évaluation actuarielle. Ce rapport doit être préparé par une ou un actuaire qui détient le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires.

Dans le rapport d'évaluation actuarielle, l'actuaire détermine les cotisations qui doivent être versées au cours des prochaines années pour que le financement des prestations courantes et des déficits soit assuré. Il y fait également état de la valeur de l'actif et des engagements du régime de retraite. Il y établit aussi si le régime a un excédent d'actif ou s'il est en déficit.

L'actuaire estime de plus dans ce rapport le degré de capitalisation du régime de retraite. Le degré de capitalisation du régime correspond au pourcentage de l'actif par rapport à ce qui est nécessaire pour le paiement des prestations au fur et à mesure de leur échéance.

C'est aussi dans le rapport d'évaluation actuarielle que l'actuaire estime le degré de solvabilité. Le degré de solvabilité représente le pourcentage de l'actif par rapport à ce qui serait nécessaire pour le paiement des prestations s'il était mis fin au régime de retraite.

Le rapport d'évaluation actuarielle doit être transmis à Retraite Québec et à l'ARC avec le Sommaire des renseignements actuariels.

Avis relatif à la situation financière du régime

Pour ce qui est d'un régime à prestations déterminées autre qu'un régime de retraite à financement salarial, le comité de retraite doit transmettre à Retraite Québec un avis sur la situation financière du régime à la date de la fin de l'exercice financier du régime, à moins qu'une évaluation actuarielle ne soit requise à cette date.

Cet avis indique notamment le degré de solvabilité du régime à la date de fin de l'exercice financier. Il doit être accompagné d'un document préparé par une ou un actuaire qui détient le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires. Ce document doit contenir la certification de l'actuaire attestant le degré de solvabilité ainsi que les renseignements utilisés pour établir la situation financière probable du régime selon l'approche de solvabilité, c'est-à-dire dans l'hypothèse où le régime se termine.

Politique d'achat de rentes

Un régime à prestations déterminées peut être doté d'une politique d'achat de rentes. Dans un tel cas, le comité de retraite est habilité à procéder à l'acquittement des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires par l'achat de rentes auprès d'une compagnie d'assurance conformément à cette politique et à la Loi RCR. La politique d'achat de rentes est établie par celui qui a le pouvoir de modifier le régime.

Pour plus d'informations, consultez la section Web Politique d'achat de rentes.

Rapports et attestations des fournisseurs de services

Afin de surveiller la situation financière du régime de retraite et le travail des différents fournisseurs de services, le comité doit demander à ces derniers de lui rendre compte. Cette reddition de compte se fait par la production de rapports et la délivrance d'attestations de conformité. Par exemple, l'attestation de la ou du gestionnaire de portefeuille selon laquelle elle ou il a respecté en tout temps la politique de placement.

La fréquence et le contenu des rapports et des attestations de conformité devraient être prévus dans le contrat que le comité de retraite conclut avec chaque fournisseur.

Livres et registres

Le but premier d'un régime de retraite est de procurer à ses participants et participantes un revenu de retraite financé par les cotisations versées à la caisse de retraite. Pour s'acquitter de cette tâche, le comité de retraite doit  conserver des livres et des registres. Ceux-ci lui serviront, entre autres choses, à établir les droits individuels des participants et participantes et à vérifier les entrées et sorties de fonds.

Dossiers des participantes, des participants et des bénéficiaires

Pour s'assurer que les personnes reçoivent les prestations auxquelles elles ont droit, il est indispensable que les renseignements propres à chaque participant ou participante et bénéficiaire soient consignés, ainsi que leur historique lorsque les choix sont modifiés.

Il faut donc conserver les documents que le participant, la participante, le bénéficiaire, le conjoint, la conjointe ou d'autres personnes envoient au comité de retraite, par exemple :

• la demande d'adhésion au régime ou la renonciation à l'adhésion si celle-ci est facultative
• les désignations de bénéficiaires
• la renonciation du conjoint ou de la conjointe du participant ou de la participante à la prestation de décès, et la révocation de cette renonciation
• les choix de placements
• le choix d'options quant à la forme de la rente
• la demande de transfert ou de remboursement
• la déclaration quant à l'état matrimonial du participant ou de la participante
• la demande de relevé et de partage en cas de rupture
• le jugement de divorce ou de séparation de corps
• l'acte de naissance
• le certificat médical
• l'acte de décès.

Il faut aussi conserver une copie des documents tels que :

• les relevés annuels
• le relevé de départ
• le relevé en cas de rupture de l'union
• le formulaire fiscal aux fins d'un transfert (T2151)
• les relevés relatifs au facteur d'équivalence, facteur d'équivalence rectifié et facteur d'équivalence pour service passé
• les relevés fiscaux relatifs au revenu de retraite ou au remboursement
• la preuve d'acquittement des droits.

Il faut enfin consigner les données servant à l'établissement des droits du participant ou de la participante, par exemple :

• la date de naissance
• la date d'adhésion au régime
• les cotisations versées
• la rémunération
• les services reconnus.

Bien que le comité de retraite soit responsable de recueillir et de conserver les renseignements sur les participants et participantes, cette tâche est habituellement confiée à l'employeur, à une société d'actuaires-conseils ou à un établissement financier.

Le comité de retraite doit alors s'informer des mesures prises pour assurer l'intégralité, la fiabilité et la conservation sécurisée des renseignements. Il doit établir dans le contrat avec son fournisseur de services que ces données appartiennent au régime de retraite et que le comité peut en obtenir des copies ou les consulter.

Registre des cotisations

Le comité de retraite doit s'assurer que les cotisations ont été versées à la caisse de retraite. Pour cela, l'employeur peut remettre au comité une copie de l'avis qu'il envoie chaque mois au dépositaire des titres. Cet avis indique les cotisations versées par les employés et employées, et l'employeur.

Le comité de retraite peut exiger du dépositaire de titres un rapport indiquant les cotisations versées et la date de leur versement. Ce rapport permet la conciliation des cotisations indiquées par l'employeur et celles indiquées par le dépositaire de titres.

Même si le comité de retraite confie cette fonction à un fournisseur de services, comme c'est souvent le cas dans les régimes de petite taille, il doit néanmoins s'assurer que le suivi est effectué.

Registre des prestations

Le comité de retraite doit aussi veiller au paiement des prestations. De façon générale, lorsqu'il s'agit des rentes de retraite, le dépositaire des titres fait les versements. Le comité de retraite doit néanmoins aviser le dépositaire lorsqu'un paiement à une personne nouvellement retraitée s'ajoute ou qu'un autre type de paiement doit être fait.

Le registre des prestations, qui contient les sommes versées et le type de paiement, permet de vérifier si les paiements faits par le dépositaire de titres concordent avec les instructions du comité de retraite. Il concerne aussi bien les sommes payées à titre de rentes et prestations que les sommes remboursées ou transférées. De plus, le registre peut être utilisé comme source d'information, par exemple pour la production de la DAR ou le calcul des facteurs d'équivalence.

Liste des dépenses d'administration

À moins de dispositions contraires du régime de retraite, la caisse de retraite assume les dépenses d'administration du régime de retraite. Ces dépenses comprennent principalement les honoraires des fournisseurs de services à qui le comité de retraite confie des fonctions, notamment la ou le gestionnaire de portefeuille, la ou le comptable, ou l'actuaire.

Pour s'acquitter de ses obligations et limiter sa responsabilité, le comité de retraite doit surveiller et documenter les dépenses relatives à ses fournisseurs de services. Il doit par exemple faire un suivi régulier des travaux effectués et des dépenses engagées par rapport à ceux initialement prévus. Le comité de retraite devrait prévoir un prix maximal au-delà duquel le fournisseur de services doit obtenir une autorisation pour poursuivre ses travaux.

À cet effet, le comité doit tenir un registre des dépenses. Il y consigne les dépenses prévues et les dépenses qu'il a engagées. De plus, il compare les dépenses qu'il a engagées à celles indiquées dans les rapports du dépositaire des titres. Le comité de retraite doit documenter son suivi à l'aide des factures et des pièces justificatives des fournisseurs de services.

En plus des dépenses relatives aux fournisseurs de services, les dépenses d'administration comprennent les dépenses liées à l'exercice des fonctions des membres du comité de retraite, telles leurs dépenses de formation, de déplacement, de même que leur rémunération, s'il y a lieu.

Politique sur la gestion des documents

Une bonne gestion des documents permet au comité de retraite de démonter qu'il a agi avec prudence, diligence et compétence dans l'intérêt des participants, participantes et bénéficiaires. Cela lui permet, entre autres choses, d'avoir l'information requise pour prendre des décisions éclairées, de faire les suivis requis et de démontrer que les participantes, participants et bénéficiaires ont reçu les prestations auxquelles ils ont droit.

Conservation des documents

Le comité de retraite doit conserver les documents du régime de retraite et de son administration. Le règlement intérieur devrait prévoir qui conserve ces documents, à quel endroit, et quelles mesures en assurent l'intégrité.

Ces documents peuvent être conservés en format papier ou électronique. Ils devraient tous être classés au même endroit, soit au bureau du comité de retraite ou à celui de l'employeur.

Après un certain nombre d'années d'existence du régime de retraite, la documentation à conserver peut s'avérer volumineuse. Le comité devrait alors prévoir des règles d'archivage des documents.

Il peut arriver que certains documents soient conservés par un fournisseur de services, par exemple le fournisseur de services administratifs qui conserve les dossiers des participants et participantes. Le comité de retraite s'assure alors que ces documents sont conservés aussi longtemps que requis et que le fournisseur les remettra au comité ou au nouveau fournisseur de services, le cas échéant. Ces éléments devraient être indiqués dans le contrat. Le comité doit aussi s'assurer qu'il a accès à ces documents en tout temps.

Les documents relatifs à l'administration doivent être conservés pendant l'existence du régime de retraite. Des règles visant à assurer leur conservation après la liquidation de la caisse de retraite, la scission ou la fusion du régime devraient aussi être prévues. Quant aux dossiers des participantes et participants, il convient de les conserver aussi longtemps que le participant, la participante, ou ses héritiers ou héritières peuvent faire valoir des droits.

Accessibilité à l'information par les membres du comité de retraite

Les membres du comité de retraite ont un droit d'accès à l'information liée à l'exercice de leurs fonctions. À cet effet, la ou le secrétaire du comité ou encore toute autre personne que le comité désigne a l'obligation de fournir à chacun des membres, les documents et les renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions. De plus, les membres ont le droit de consulter les documents pertinents et ils peuvent en obtenir des copies.

Toutefois, ce droit de consultation ne s'étend pas aux renseignements personnels concernant les participants et participantes, sauf si les fonctions des membres du comité de retraite le requièrent.

À cet égard, le comité de retraite prudent se dote de règles écrites régissant l'accessibilité et la diffusion de l'information à ses membres. Ces règles devraient prévoir :

• qu'une ou un membre du comité de retraite soit désigné pour assurer l'accès et la conservation des documents du régime de retraite. Cette ou ce membre sera généralement la ou le secrétaire du comité. C'est à cette personne que toute demande de consultation des documents devra être adressée. Elle jugera alors de la conformité de la demande et, le cas échéant, y donnera suite
• que l'accès aux renseignements personnels concernant les participants et participantes soit limité à seulement à un ou deux membres du comité. Le comité pourrait alors choisir les membres qui ont déjà accès à ces données de par leur rôle au sein de l'entreprise de l'employeur, par exemple, la directrice ou le directeur des ressources humaines.

Protection des renseignements

Le comité de retraite doit prendre les moyens adéquats pour s'assurer qu'aucun préjudice n'est causé aux participants ou participantes eu égard aux données personnelles dont dispose le régime de retraite pour son compte. Cela signifie que le comité de retraite doit limiter l'accès à certains renseignements.

Par exemple, le comité de retraite doit s'assurer que le fournisseur de services à qui il a confié l'administration du régime de retraite donne accès aux renseignements personnels seulement à la participante ou au participant concerné et aux autres personnes autorisées.

Références

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR) et du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement RCR)

Sujets (selon l'ordre de présentation dans cette partie du recueil)	Loi RCR	Règlement RCR
Régime de retraite	6, 14, 24
Règlement intérieur	151.2
Registre des intérêts	159
Assemblée annuelle	166	61.0.11
Correspondance	114, 154.3	60, par. 8°
Rapport financier ou états financiers	161
Déclaration annuelle de renseignements	161
Politique de placement	168 et 169
Placements décidés par les participants et participantes	168
Évaluation actuarielle	118, 119 et 120	4 à 11.3
Avis relatif à la situation financière du régime	119.1	3.1 et 3.2
Dépenses d'administration	162
Accessibilité à l'information	151.3 et 154.3

Autres références

• Agence du revenu du Canada (ARC)
  • Lexique des régimes de pension agréés  (RPA)
  • Manuel technique sur les RPA de la Direction des régimes enregistrés 
  • Plafonds des CD, des PD, des REER, des RPDB, des CELI et le MGAP 
  • RPA 
• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation