Obligations de l'administrateur du régime de retraite à l'égard des personnes introuvables
Une des tâches de l'administrateur du régime est de verser les prestations et les remboursements auxquels ont droit les personnes participantes et les bénéficiaires. Il doit prendre les moyens appropriés pour y parvenir et ne peut pas omettre cette tâche lorsqu'un participant ne l'a pas informé de son changement d'adresse ou qu'il n'a pas les coordonnées d'une bénéficiaire.
Mesures de contrôle
L'administrateur du régime doit se doter de règles de contrôle relatives à l'exactitude des coordonnées des personnes participantes et bénéficiaires.
Si la correspondance destinée à une personne participante ou une ou un bénéficiaire est retournée parce que la personne n'habite plus à l'adresse indiquée, l'administrateur doit en être informé, puisqu'il a l'obligation de rechercher cette personne.
De même, si des chèques émis à l'ordre de personnes participantes ou de bénéficiaires sont retournés ou ne sont pas encaissés, il est important que l'administrateur en soit informé rapidement et que les démarches nécessaires soient alors entreprises.
Recherche des personnes participantes ou bénéficiaires introuvables
Lorsque des personnes participantes ou des bénéficiaires introuvables ont droit à un remboursement, au versement d'une prestation ou à d'autres sommes,
l'administrateur du régime doit les rechercher.
L'administrateur du régime doit aviser Retraite Québec et lui présenter une demande de recherche de personnes introuvables.
Moyennant le paiement des droits requis, Retraite Québec effectue une recherche parmi les renseignements dont elle dispose. Lorsqu'elle parvient à retrouver une personne, Retraite Québec communique directement avec la personne pour l'informer qu'elle peut avoir des droits dans un régime et pour lui demander de communiquer avec l'administrateur du régime. Cette façon de procéder vise à préserver le caractère confidentiel des renseignements dont dispose Retraite Québec au sujet de sa clientèle. Si la personne est décédée, Retraite Québec communique avec l'administrateur pour l'aviser du décès ainsi qu'avec les héritiers de la succession, s'il y a lieu.
L'administrateur du régime peut aussi faire appel à des compagnies qui offrent des services qui permettent de localiser les personnes introuvables. Toutefois, si ces démarches ne sont pas fructueuses, il doit demander à Retraite Québec de faire une recherche.
Demande de recherche de personnes introuvables à Retraite Québec
Une
demande de recherche d'une personne participante ou d'un ou une bénéficiaire introuvable doit contenir le
plus de renseignements possibles parmi ceux-ci :
- son prénom et son nom de famille;
- son sexe;
- sa date de naissance (précisez le format pour éviter la confusion (exemple : année/mois/jour));
- son numéro d'assurance sociale (NAS);
- sa dernière adresse connue.
La demande doit aussi :
- préciser le nom et le numéro du régime concerné;
- être faite par l'administrateur du régime;
- être transmise à Retraite Québec via le
Portail RCR (au besoin, communiquez avec nous
par téléphone ou
par courriel).
Sur réception de la demande, un numéro de référence sera attribué pour que le
paiement des
droits requis soit effectué.
Voici un modèle de demande de recherche duquel vous pouvez vous inspirer.
Modèle de demande de recherche de personnes introuvables à Retraite Québec
Renseignements sur le régime
Nom du régime : ________________________
Numéro du régime attribué par Retraite Québec : __________
Renseignements sur chaque personne participante ou bénéficiaire à retrouver
| Nom de famille | Prénom | Sexe
(H-F) | Date de naissance
(année/mois/jour) | Numéro d'assurance sociale (NAS) | Dernière adresse connue |
|---|
| | | | | |
| | | | | |
Paiement : ______ $
Date de la demande :
Signature de la personne autorisée à présenter la demande au nom de l'administrateur du régime
Nom de la ou du signataire en lettres moulées
Téléphone de la ou du signataire
Courriel de la ou du signataire
Coordonnées (téléphone, adresses courriel et postale) du bureau de l'administrateur du régime
Remise des biens non réclamés à Revenu Québec
L'administrateur doit remettre à Revenu Québec,
dans les 3 ans suivant la date d'exigibilité des sommes en cause, la valeur des droits des personnes participantes et bénéficiaires qui demeurent introuvables. Une telle date d'exigibilité survient à l'un des moments suivants :
- le 31 décembre de l'année où la personne participante atteint 71 ans;
- la date à partir de laquelle il est possible pour une personne participante d'exiger le remboursement de la
valeur de ses droits, si celle-ci est inférieure à 20 % du MGA, à la suite d'une décision prise par l'administrateur à l'effet de forcer le remboursement;
- la date du décès de la personne participante. Toutefois, lorsqu'un administrateur est avisé de la date d'un décès alors que celui-ci est survenu depuis au moins 3 ans, la remise du bien devra être effectuée dans le premier trimestre qui suit la fin de l'exercice financier du régime au cours duquel l'administrateur a obtenu la confirmation du décès.
De même, à la terminaison du régime, lorsque les seuls droits qui restent à acquitter sont ceux des personnes participantes et bénéficiaires introuvables, ces sommes doivent être remises à Revenu Québec. Toutefois, tant que la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ne permet pas à l'administrateur d'acquitter les droits des autres personnes participantes et bénéficiaires, les sommes qui reviennent aux personnes introuvables ne peuvent pas être remises. Cependant, à partir du moment où la Loi permet à l'administrateur d'acquitter les droits des autres personnes participantes et bénéficiaires, celui-ci n'a pas à attendre 3 ans pour procéder à l'acquittement des droits.
Néanmoins, dans le cas de la terminaison d'un régime de retraite simplifié (RRS), les sommes qui reviennent aux personnes participantes demeurées introuvables doivent être remises à Revenu Québec.
Pour plus d'information, consultez la section
Biens non réclamés 
du site Web de Revenu Québec.
Intérêts applicables en raison d'une remise tardive
L'administrateur doit remettre la valeur des droits non réclamés à Revenu Québec une fois par année, au plus tard 3 mois après la fin de l'exercice financier du régime au cours duquel ces droits sont devenus non réclamés depuis au moins 3 ans.
Si ces sommes ne sont pas versées à Revenu Québec dans les délais requis,
des intérêts seront appliqués.
Références juridiques
Autres références