Obligations de l'administrateur du régime de retraite à l'égard des personnes participantes ou bénéficiaires introuvables
Une des tâches de l'administrateur du régime est de verser les prestations et les remboursements auxquels ont droit les personnes participantes et bénéficiaires. Il doit prendre les moyens appropriés pour y parvenir et ne peut omettre cette tâche lorsqu'un participant ne l'a pas informé de son changement d'adresse ou qu'il n'a pas les coordonnées d'une bénéficiaire.
Mesures de contrôle
L'administrateur du régime doit se doter de règles de contrôle relatives à l'exactitude des coordonnées des personnes participantes et bénéficiaires.
Si la correspondance destinée à une personne participante ou une ou un bénéficiaire est retournée parce que la personne n'habite plus à l'adresse indiquée, l'administrateur doit en être informé, puisqu'il a l'obligation de rechercher cette personne.
De même, si des chèques émis à l'ordre de personnes participantes ou bénéficiaires sont retournés ou ne sont pas encaissés, il est important que l'administrateur en soit informé rapidement et que les démarches nécessaires soient alors entreprises.
Recherche des personnes participantes ou bénéficiaires introuvables
Lorsque des personnes participantes ou bénéficiaires sont introuvables, l'administrateur doit les rechercher.
L'administrateur doit effectuer une recherche auprès de Retraite Québec. En effet, lorsqu'une personne participante ou une ou un bénéficiaire québécois qui est introuvable a droit à un remboursement, au versement d'une prestation ou à d'autres sommes qui lui reviennent, la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (RLRQ, chapitre R-15.1) prévoit que l'administrateur doit présenter à Retraite Québec une
demande de recherche de personnes participantes ou bénéficiaires introuvables.
Si Retraite Québec parvient, avec les informations dont elle dispose, à retrouver la personne participante ou la ou le bénéficiaire, elle communique directement avec cette personne. Retraite Québec l'informe qu'elle peut avoir des droits dans un régime de retraite et lui demande de communiquer avec l'administrateur du régime, à l'adresse qu'elle lui indique. Cette façon de procéder vise à préserver le caractère confidentiel des renseignements dont dispose Retraite Québec au sujet de sa clientèle.
Si la personne est décédée, Retraite Québec communique avec l'administrateur pour l'aviser du décès, ainsi qu'avec les héritiers de la succession, s'il y a lieu.
L'administrateur peut aussi faire appel à des compagnies qui offrent des services pour localiser les personnes. Toutefois, si ces démarches ne sont pas fructueuses, il doit demander à Retraite Québec de faire une recherche.
Remise des biens non réclamés à Revenu Québec
L'administrateur doit remettre à Revenu Québec,
dans les 3 ans suivant la date d'exigibilité des sommes en cause, la valeur des droits des personnes participantes et bénéficiaires qui demeurent introuvables. Une telle date d'exigibilité survient à l'un des moments suivants :
- le 31 décembre de l'année où la personne participante atteint 71 ans;
- la date à partir de laquelle il est possible pour une personne participante d'exiger le remboursement de la
valeur de ses droits, si celle-ci est inférieure à 20 % du MGA, à la suite d'une décision prise par l'administrateur à l'effet de forcer le remboursement;
- la date du décès de la personne participante. Toutefois, lorsqu'un administrateur est avisé de la date d'un décès alors que celui-ci est survenu depuis au moins 3 ans, la remise du bien devra être effectuée dans le premier trimestre qui suit la fin de l'exercice financier du régime au cours duquel l'administrateur a obtenu la confirmation du décès.
De même, à la terminaison du régime, lorsque les seuls droits qui restent à acquitter sont ceux des personnes participantes et bénéficiaires introuvables, ces sommes doivent être remises à Revenu Québec. Toutefois, tant que la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ne permet pas à l'administrateur d'acquitter les droits des autres personnes participantes et bénéficiaires, les sommes qui reviennent aux personnes introuvables ne peuvent pas être remises. Cependant, à partir du moment où la Loi permet à l'administrateur d'acquitter les droits des autres personnes participantes et bénéficiaires, celui-ci n'a pas à attendre 3 ans pour procéder à l'acquittement des droits.
Pour plus d'information, consultez la section
Biens non réclamés 
du site Web de Revenu Québec.
Intérêts applicables en raison d'une remise tardive
L'administrateur doit remettre la valeur des droits non réclamés à Revenu Québec une fois par année, au plus tard 3 mois après la fin de l'exercice financier du régime au cours duquel ces droits sont devenus non réclamés depuis au moins 3 ans.
Si ces sommes ne sont pas versées à Revenu Québec dans les délais requis,
des intérêts seront appliqués.
Références juridiques
Autres références