Obligations de l'administrateur du régime
Dans l'exercice de ses
fonctions, l'administrateur doit respecter les lois et les dispositions du régime de retraite. Comme toute personne qui gère des biens pour d'autres, il a l'obligation légale d'agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable. Il doit également agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt des participants, des participantes et des bénéficiaires.
Ces obligations visent à favoriser la saine gestion du régime de retraite. Pour en assurer le respect, l'administrateur doit se doter d'un
règlement intérieur.
À noter
- Les personnes à qui l'administrateur a délégué des fonctions, de même que les personnes qui exercent des pouvoirs discrétionnaires, assument les mêmes obligations légales que l'administrateur.
- Si la situation est telle qu'un comité de retraite est d'avis qu'une ou un de ses membres ne devrait plus agir à ce titre, il devrait en discuter avec la ou les personnes qui ont nommé cette ou ce membre, puisque ce sont ces personnes qui peuvent la ou le destituer.
Respecter les lois et les dispositions du régime
Le régime doit être administré dans le respect des différentes lois qui s'appliquent, dont la
Loi sur les régimes complémentaires de retraite et la
Loi de l'impôt sur le revenu 
. Par conséquent, si le régime compte des participantes ou participants dans d'autres provinces canadiennes, il doit aussi être administré dans le respect des
lois sur les régimes de retraite de ces provinces.
Le régime doit également être administré dans le respect des dispositions qui y sont prévues. L'enregistrement du régime auprès de Retraite Québec ne signifie pas que ses dispositions sont conformes à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite. Si le régime renferme des dispositions qui ne sont pas conformes à cette loi, cette dernière a priorité.
Un exemple pour y voir plus clair...
Martine est embauchée le
1er juin 2023. Au
1er janvier 2024, elle a effectué 700 heures de travail. L'administrateur doit alors la faire adhérer au régime parce qu'elle a atteint le nombre d'heures de travail requis par la loi, même si le texte du régime prévoit son adhésion après un an de service, soit le
1er juin 2024.
Le régime peut prévoir des dispositions plus avantageuses que les exigences minimales de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite. Par exemple, un régime à prestations déterminées peut offrir une
rente indexée alors qu'il n'est pas tenu de le faire.
Agir avec prudence, diligence et compétence
L'administrateur doit agir comme le ferait une personne raisonnable. Entre autres :
S'il n'a pas les connaissances requises pour prendre une décision, il devrait consulter un expert ou une experte. Plus ses connaissances sont limitées, plus le recours à des personnes expertes s'impose.
D'ailleurs, la Loi sur les régimes complémentaires de retraite prévoit que l'administrateur est présumé agir avec prudence lorsqu'il suit les conseils d'un expert ou une experte.
- S'il n'est pas en mesure de remplir certaines fonctions, il devrait les confier à des personnes compétentes. Il peut le faire au moyen d'un mandat, d'un contrat de service ou d'une délégation.
Il doit prendre des décisions et poser des actions au bon moment.
Par exemple, l'administrateur doit respecter les délais imposés par les lois. Lorsqu'aucun délai n'est prévu, il doit agir dans une période raisonnable.
Il doit exercer une surveillance adéquate du régime.
Par exemple, l'administrateur doit faire un suivi régulier des rendements de la caisse de retraite.
À noter
Les membres d'un comité de retraite qui possèdent des connaissances particulières en raison de leur profession ou de leur entreprise doivent les utiliser. Par exemple, une ou un membre qui a des connaissances en matière de placements doit aider les autres membres à choisir une personne experte compétente dans ce domaine.
Agir dans l'intérêt des participants, participantes et bénéficiaires
L'administrateur du régime doit considérer l'intérêt de l'ensemble des participants, participantes et bénéficiaires et ne pas privilégier un groupe au détriment d'un autre, ni agir dans son propre intérêt.
Prendre des décisions en toute indépendance
Il est important que chacune ou chacun des membres d'un comité de retraite prenne ses décisions en toute indépendance. Elle ou il ne représente pas la ou les personnes qui ont procédé à sa nomination.
Éviter les conflits d'intérêts
Une ou un membre d'un comité de retraite ne peut exercer ses pouvoirs dans son propre intérêt ni dans celui d'un tiers. Elle ou il ne doit pas se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et celui du régime.
Le comité de retraite doit établir, dans son règlement intérieur, les règles de déontologie qui régissent les membres du comité, notamment en matière de conflits d'intérêts.
Lorsqu'une ou un membre du comité a un intérêt dans une entreprise qui est susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions, qu'elle ou il en retire ou non un avantage financier :
- cette ou ce membre doit déclarer par écrit cet intérêt au comité de retraite
- le comité doit tenir un registre dans lequel sont notés ces intérêts qui lui sont signalés.
Cet intérêt n'interdit pas à cette ou ce membre de siéger au comité de retraite. Toutefois, le comité devrait prendre les mesures nécessaires pour éviter que cet intérêt susceptible de la ou le mettre en situation de conflits d'intérêts ne la ou le place en situation de conflits d'intérêts réel ou apparent. Notamment, la ou le membre devrait s'abstenir de participer à des délibérations et à des décisions reliées à cet intérêt.
De même, lorsqu'une ou membre du comité peut faire valoir des droits dans la caisse de retraite ou contre celle-ci, autres que les droits résultant du régime :
- cette ou ce membre doit déclarer par écrit au comité de retraite ses droits, leur nature et leur valeur
- le comité doit tenir un registre dans lequel sont notés ces droits qui lui sont signalés.
À l'assemblée annuelle, le comité de retraite doit permettre à l'employeur, aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires de prendre connaissance du registre dans lequel sont notés ces intérêts et ces droits.
Deux exemples pour y voir plus clair...
Un membre de comité de retraite est actuaire. La firme pour laquelle il travaille est susceptible d'obtenir des contrats du comité de retraite. Le membre doit informer le comité de retraite que cette firme est son employeur. Le comité doit alors l'inscrire à son registre. Lorsque cette firme est en cause, par exemple lorsque le comité doit choisir qui fera l'évaluation actuarielle, ce membre ne devrait pas participer aux délibérations et ne devrait pas voter.
Une membre du comité de retraite est une avocate qui a par le passé obtenu un contrat du comité de retraite. Des sommes lui sont encore dues par la caisse pour l'exécution de ce contrat. Elle doit déclarer sa créance, sa nature et son montant au comité de retraite, et le comité doit l'inscrire au registre.
Références
Références juridiques
Autres références