Fonctions de l'administrateur du régime

L'administration d'un régime de retraite englobe :

• des fonctions financières, qui concernent la gestion de la caisse de retraite
• des fonctions administratives, qui concernent l'administration quotidienne du régime.

Les fonctions financières consistent entre autres à :

• s'assurer que les cotisations de l'employeur et celles des participants (s'il y a lieu) sont versées dans la caisse de retraite dans le délai requis et qu'elles correspondent à celles prévues au régime et, le cas échéant, au rapport d'évaluation actuarielle
• payer les rentes et les prestations, effectuer les remboursements et procéder au transfert des droits
• adopter une politique de placement adaptée aux caractéristiques du régime et à ses engagements financiers
• surveiller les placements et s'assurer qu'ils sont conformes à la politique de placement

• dans le cas d'un régime à cotisation déterminée où les participants décident des placements, s'assurer qu'au moins 3 choix de placement sont offerts par le régime de retraite.

  Ces choix doivent présenter des degrés de risque et des rendements espérés différents, qui permettent la création de portefeuilles généralement adaptés aux besoins des participants

• faire vérifier par un comptable les états financiers de la caisse de retraite.

  Les régimes garantis et les régimes de retraite simplifiés sont exemptés de la vérification. Si l'administrateur en fait la demande à l'assemblée annuelle, les régimes de moins de 50 participants et bénéficiaires et dont la valeur marchande de l'actif est inférieure à 1 000 000 $ peuvent aussi en être exemptés.

• fournir une déclaration annuelle de renseignements à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada

• dans le cas d'un régime à prestations déterminées, faire préparer par un actuaire l'évaluation actuarielle requise et fournir le rapport d'évaluation à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada.

  L'évaluation actuarielle a pour but de déterminer la cotisation d'exercice à verser dans la caisse de retraite et le coût des prestations prévues au régime sur base de capitalisation (continuité) et sur base de solvabilité (terminaison) du régime.

Les fonctions administratives consistent entre autres à :

• veiller à l'adhésion des travailleurs admissibles au régime. Pour que l'administrateur puisse exécuter cette fonction, l'employeur doit lui fournir l'information nécessaire sur ces travailleurs
• fournir aux participants et aux bénéficiaires les relevés et toute autre information sur le régime et ses modifications prévus à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite selon qu'il s'agisse d'un régime à cotisation déterminée, d'un régime à prestations déterminées ou d'un régime de retraite simplifié
  À savoir

  Ces communications peuvent se faire par voie électronique. Par prudence, l'administrateur devrait agir selon les exigences de la directive La communication électronique dans le secteur des pensions , de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR).

• répondre aux questions des participants et des bénéficiaires sur le régime, leurs droits et leurs obligations
• tenir une assemblée annuelle à laquelle sont conviés les participants, les bénéficiaires et l'employeur d'un régime à cotisation déterminée ou d'un régime à prestations déterminées, pour rendre compte de l'administration du régime de retraite
  À savoir

  L'assemblée annuelle peut se tenir par visioconférence ou selon un autre moyen de communication électronique. Le règlement intérieur de l'administrateur devrait le prévoir.

• faire enregistrer les modifications au régime auprès de Retraite Québec et de l'Agence du revenu du Canada
• choisir les fournisseurs de services (comptable et autres) et surveiller leur travail.

Pour en savoir plus...

• Les parties du recueil Bien administrer un régime de retraite intitulées Les personnes clés de l'adminstration et L'information aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires
• L'Aide-mémoire pour améliorer la gouvernance des régimes complémentaires de retraite