Bien administrer un régime de retraite

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L'administrateur d'un régime de retraite est un comité de retraite. Dans les régimes de retraite qui comptent moins de 26 participants ou participantes et bénéficiaires, l'employeur peut tenir lieu de comité de retraite, si cela est prévu dans le texte du régime.

Pour bon nombre de travailleurs et travailleuses qui y participent, les régimes de retraite constituent la principale source de revenu à la retraite. Il est donc important que les comités de retraite en assurent la bonne administration de manière à protéger les droits des participants ou participantes et des bénéficiaires.

Diverses situations peuvent nuire à la bonne administration du régime et, dans certains cas, engager la responsabilité personnelle des membres de comités de retraite. En voici quelques exemples :

• Les membres du comité de retraite se réunissent seulement une fois par année, avant l'assemblée annuelle.
• Le comité de retraite a confié des fonctions à certaines personnes, mais n'effectue pas de suivi.
• Les mesures de contrôle interne sont insuffisantes pour que le comité s'assure que les cotisations sont versées tous les mois dans la caisse de retraite.
• Un seul membre du comité prend les décisions et surveille l'administration du régime.
• Certains membres du comité font primer l'intérêt d'un groupe particulier sur celui de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires du régime.
• Certains membres du comité manquent d'information et de formation pour exercer leur rôle.

L'administration d'un régime doit être organisée de façon à permettre au comité de retraite de remplir ses fonctions avec compétence et prudence. Voilà pourquoi il est nécessaire d'établir des règles de saine gestion. Tous les membres du comité de retraite doivent connaître et appliquer ces règles.

Cette partie du recueil traite de la saine gestion d'un régime de retraite et en présente les principes fondamentaux. On y propose 11 consignes pour vous aider à établir des processus de saine gestion.

Un questionnaire d'autoévaluation vous permettra de déterminer si vous administrez sainement votre régime de retraite.

Les principes et les consignes présentés dans cette partie constituent les bases de la saine gestion. Les mécanismes qu'un comité doit élaborer pour les respecter varieront toutefois selon les caractéristiques propres à chaque régime. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de ces principes et de ces consignes afin que vous mettiez en place des règles bien adaptées à votre régime de retraite.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite est présentée dans les références.

En quoi la saine gestion consiste-t-elle?

La saine gestion repose sur la mise en place d'un ensemble de processus et de mécanismes de contrôle interne visant à ce que la caisse de retraite soit adéquatement gérée et à ce que les opérations courantes d'administration soient surveillées. Ces processus permettront au comité de retraite de respecter les principes et les consignes qui doivent le guider pour administrer sainement un régime de retraite.

Ces processus seront appliqués par le comité de retraite et les autres intervenants dans l'administration du régime (l'employeur, les établissements financiers, les conseillères et conseillers experts et les autres fournisseurs de services). Ces intervenants remplissent plusieurs tâches de nature financière et administrative pour le comité de retraite.

La saine gestion reflète les valeurs éthiques du comité de retraite. Elle permet à ce dernier d'agir de la manière appropriée dans différentes situations. La motivation et l'implication des membres de comités de retraite font partie de la saine gestion et favorisent la collaboration et la communication.

Avantages de la saine gestion

La saine gestion comporte de nombreux avantages. Entre autres, elle facilite :

• la prise de décisions
• la surveillance adéquate de l'administration du régime
• un meilleur contrôle des risques
• le partage des responsabilités entre les divers intervenants
• la reddition de comptes
• l'évaluation du rendement des fournisseurs de services.

De plus, elle permet que soient évités, notamment :

• des placements non conformes à la politique de placement
• des contradictions entre le régime et les pratiques administratives
• des manquements à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) ou à d'autres lois
• le manque d'information et de formation des membres de comités de retraite
• l'imputation au régime de dépenses inappropriées
• la fraude
• les conflits d'intérêts
• le manque d'information des participants ou participantes et des bénéficiaires.

Bref, la saine gestion favorise la bonne administration du régime, contribue à la diminution des risques de faute et permet que la confiance des participants, des participantes, des bénéficiaires et du promoteur dans le régime de retraite soit augmentée.

Principes fondamentaux de la saine gestion

L'administration d'un régime de retraite ressemble à celle d'une entreprise. Comme toute personne qui administre des biens qui ne sont pas les siens, le comité de retraite doit agir de façon compétente et prudente. Pour ce faire, il est important qu'il respecte les 6 principes fondamentaux de la saine gestion de l'Ordre des administrateurs agréés du Québec  :

• La transparence laisse paraître la réalité tout entière, non altérée ni biaisée. Comme le comité de retraite exerce des pouvoirs pour d'autres, il a à rendre compte de ses actes. La transparence se reflète dans des communications constantes et ouvertes entre les parties au régime de retraite et les divers intervenants.
• La continuité assure une administration ininterrompue. Ainsi, le comité prendra des mesures pour conserver les documents du régime de retraite (par exemple, des règles seront prévues relativement au transfert des données du régime lors d'un changement d'actuaire ou de gestionnaire des fonds), préparer la relève et assurer la sécurité financière du régime de retraite à court et à long terme.
• L'efficience consiste en une atteinte de résultats conjuguée à une utilisation minimale de ressources. Elle se traduit par une recherche systématique de l'économie des ressources financières, matérielles et humaines, qui ne doit pas se faire au détriment des parties au régime de retraite. En outre, les coûts d'administration doivent être proportionnels à la taille du régime de retraite.
• L'équilibre réfère à la juste proportion des forces et des idées opposées. L'harmonie qui résulte de cet équilibre contribue à la saine gestion. Le comité de retraite manifeste son équilibre dans l'exercice de ses pouvoirs et par le juste choix des moyens mis à sa disposition pour atteindre les objectifs. Ainsi, pour agir avec prudence, le comité doit considérer les risques éventuels. Il n'a donc pas à demander systématiquement l'avis d'un conseiller ou d'une conseillère pour poser une action peu risquée.
• L'intégrité (abnégation) consiste pour une ou un membre de comité de retraite à renoncer à tout avantage ou à tout intérêt qui ne lui est pas accordé par contrat dans l'exercice de ses fonctions. De plus, une ou un membre d'un comité de retraite ne peut se placer dans une situation réelle ou potentielle de conflit entre ses propres intérêts et ceux de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires.
• L'équité implique un traitement juste et égal de l'ensemble des participants, des participantes, des bénéficiaires et des intervenants de l'administration.

Ces principes doivent guider le comité de retraite, quels que soient le type de régime (à prestations déterminées ou à cotisation déterminée), sa taille et la structure de son administration. Seuls les processus et les outils diffèrent selon les caractéristiques de chaque régime. Ainsi, dans un régime de petite taille, il n'y a généralement pas de sous-comité qui surveille les placements.

Onze consignes pour l'établissement des processus de saine gestion

Nous proposons 11 consignes pour aider le comité de retraite à établir des processus de gestion qui favorisent la transparence, la continuité, l'efficience, l'équilibre, l'intégrité et l'équité de l'administration d'un régime de retraite.

Vous pouvez également consulter la Ligne directrice  n^o 4 sur la gouvernance des régimes de retraite de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) .

• 1. Bien comprendre votre rôle et vos responsabilités

  Dès la nomination d'un nouveau ou d'une nouvelle membre, le comité de retraite renseigne cette personne sur :

  • le rôle et les responsabilités du comité de retraite et de ses membres
  • les modalités du régime de retraite et de son administration
  • les objectifs et les enjeux de l'administration
  • la formation disponible.

  De plus, il importe que les membres du comité aient accès à l'ensemble des documents relatifs au régime de retraite (référez-vous à la question 2 de l'autoévaluation) et qu'ils en comprennent la teneur. Toutefois, ils ne peuvent consulter les renseignements personnels qui pourraient s'y trouver que si l'exercice de leurs fonctions le requiert.

  L'employeur qui agit à titre d'administrateur d'un régime de retraite a les mêmes obligations qu'un comité de retraite. Il doit aussi connaître ses devoirs et la manière de les exercer.

• 2. Établir des règles d'éthique

  Le comité de retraite, ainsi que chacun de ses membres, doit agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires. À cet effet, le comité devrait adopter un code de déontologie pour s'assurer, entre autres choses, de l'honnêteté, de la loyauté et de l'intégrité de ses membres.

  Ainsi, les membres du comité de retraite :

  • éviteront d'agir dans leur propre intérêt ou de faire primer les intérêts d'un groupe particulier
  • sauront s'ils ou elles ont le droit d'accepter des cadeaux et autres avantages et dans quelle mesure, etc.
  Exemple 1

  Un membre nommé par les participantes et participants actifs prend des décisions qui avantagent ces dernières et derniers, et un membre nommé par l'employeur en prend qui avantagent l'employeur.

  Les membres du comité doivent plutôt considérer l'intérêt de l'ensemble des participants ou participantes et des bénéficiaires.

• 3. Séparer les opérations courantes d'administration des fonctions de gestion

  Le rôle du comité de retraite peut se comparer à celui du conseil d'administration d'une entreprise. Le comité prend les décisions stratégiques, contrôle les risques et surveille l'administration.

  Afin d'exercer son rôle avec objectivité et transparence, il peut confier la direction des opérations courantes d'administration à une tierce personne, comme un représentant ou une représentante de l'employeur, un conseiller ou une conseillère externe, ou encore un établissement financier.

• 4. Confier des fonctions à des personnes compétentes

  L'administration d'un régime est complexe. Il pourrait arriver que les membres du comité de retraite ne disposent pas des connaissances requises à l'exercice de certaines fonctions de nature financière ou administrative. Le cas échéant, le comité pourrait alors recourir aux services de personnes expertes dans ces domaines pour remplir celles-ci. Il peut confier ces fonctions à ces personnes au moyen d'un mandat, d'une délégation de pouvoirs ou d'un contrat de service. Les distinctions entre ces types de contrats sont présentées à la section Choisir le type de contrat de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite.

  Le comité doit s'assurer de confier ces fonctions à des experts ou expertes dans le domaine concerné. Pour ce faire, il pourrait procéder par appel d'offres et préciser les critères de sélection. Par exemple, il pourrait s'assurer que ces personnes sont dûment inscrites à leur ordre professionnel et qu'elles ne font pas l'objet de plaintes.

• 5. Préciser les rôles et les responsabilités des intervenants et intervenantes

  Lorsque le comité de retraite confie des fonctions à des personnes, il doit en préciser la nature. Ainsi, chaque intervenant ou intervenante connaîtra ses responsabilités. En conséquence, si une personne exerce plus d'un rôle, elle sera en mesure de distinguer les limites de chacun.

  On confie souvent la direction des opérations courantes à un représentant ou une représentante de l'employeur qui siège également au comité de retraite. Cette personne assume alors 2 rôles. Il peut être difficile pour elle de savoir à quel titre elle agit, ce qui peut l'amener à outrepasser son mandat.

  Dans le cas d'un régime administré par l'employeur parce que le texte du régime le prévoit et qu'il y a moins de 26 participants ou participantes et bénéficiaires, des règles claires devront également être établies pour que les fonctions de l'employeur soient distinguées selon qu'il agit à titre d'administrateur ou d'employeur. Lorsque l'employeur conclut un contrat pour le régime de retraite, il devrait le signer à titre d'administrateur du régime de retraite et non en tant qu' employeur.

• 6. Mettre en place des mécanismes de surveillance

  Le comité de retraite est l'ultime responsable de l'administration du régime de retraite. Lorsqu'il confie des fonctions à d'autres personnes, il doit mettre en place des mécanismes pour s'assurer que leur travail est bien fait et qu'ils remplissent leurs fonctions adéquatement.

  Ces mécanismes permettront au comité de surveiller, entre autres :

  • le versement des cotisations à la caisse de retraite (référez-vous à l'exemple 9 de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite pour plus d'informations)
  • les sorties de fonds et les coûts d'administration
  • la conformité du régime aux lois et aux règlements
  • les rendements de la caisse de retraite.

  La surveillance peut être effectuée de différentes façons. Il faut prévoir la nature ainsi que la fréquence des renseignements et des rapports à fournir au comité. Par exemple, le comité pourrait exiger de la personne responsable de l'adhésion des employés et employées admissibles au régime qu'elle atteste, dans le délai fixé, qu'elle a bien rempli cette fonction.

  Le défaut d'établir des règles de surveillance suffisantes peut engager la responsabilité des membres du comité de retraite.

• 7. Évaluer le rendement des fournisseurs de services

  Le comité doit évaluer régulièrement le rendement de ses conseillers ou conseillères et des personnes qui remplissent des fonctions de nature financière ou administrative. Lorsqu'il n'a pas les compétences requises, il pourrait faire appel à des experts ou expertes.

  Les évaluations de rendement doivent reposer sur des critères mesurables et raisonnables ainsi que sur des appréciations impartiales. Par exemple, le comité pourrait exiger que les relevés de départ soient fournis dans les 30 jours suivant la date où il est informé de la fin de la participation active d'un participant ou d'une participante, et ce, même si la Loi RCR prévoit un délai de 60 jours pour qu'un tel relevé soit fourni. Le défaut de respecter ce délai peut indiquer un manquement.

  Exemple 2

  Un comité de retraite fait affaire avec le même actuaire et le même auditeur depuis l'entrée en vigueur du régime. Le comité a toujours renouvelé les contrats de ces personnes depuis plus de 10 ans sans se questionner davantage.

  Même en l'absence de difficultés, le comité doit périodiquement évaluer le travail de ces personnes, y compris leur rendement, la qualité de leur service, la compétitivité de leurs tarifs, etc.

• 8. Exiger une information de qualité et favoriser l'acquisition des connaissances

  Les membres du comité de retraite et les intervenants ou intervenantes doivent disposer d'une information de qualité, à jour et exacte; entre autres choses, ils doivent disposer de la plus récente version du texte du régime.

  De plus, les membres du comité de retraite doivent comprendre l'information qui leur est fournie. Faire confiance ne suffit pas! Trop souvent, le comité de retraite se contente de réponses vagues du genre : « J'ai toujours fait ça comme cela... Il n'y a pas de  problème ».

  Le comité doit être en mesure de déceler les problèmes, de prendre les bonnes décisions et de surveiller adéquatement l'administration du régime. À cet effet, le comité doit prévoir de la formation pour ses membres.

• 9. Contrôler les risques

  Des mécanismes doivent permettre au comité de déceler rapidement les risques, d'en évaluer l'ampleur et d'y réagir.

  Exemple 3

  Risque	Mécanisme de contrôle possible du comité de retraite
  Les cotisations ne sont pas versées à la caisse de retraite.	Recevoir mensuellement une confirmation de l'employeur ET de l'établissement financier attestant que les cotisations ont été versées.
  On n'a pas fait adhérer les travailleurs ou travailleuses au bon moment et on doit corriger la situation rétroactivement.	Obtenir de l'employeur les informations relatives aux travailleurs ou travailleuses admissibles. S'assurer que les conditions d'adhésion sont respectées, conformément à ce qui est indiqué dans le texte du régime et dans la Loi RCR afin que ces travailleuses ou travailleurs ne soient pas lésés dans leurs droits.
  Les cotisations sont mal calculées.	Demander à l'employeur qu'il confirme qu'il a pris en compte toutes les données nécessaires aux calculs des cotisations selon la définition relative au salaire et le taux de cotisation prévus au texte du régime.
  Les relevés ne sont pas transmis aux participants, participantes et bénéficiaires.	S'assurer que la transmission des relevés est faite (suivi du fournisseur de services).
  La politique de placement n'est pas bien adaptée aux caractéristiques du régime.	S'assurer que la politique de placement évolue selon les caractéristiques du régime (maturité, scission, fusion, adhésion fermée aux nouveaux participants, etc.).
  Une rente continue d'être versée à un rentier décédé.	Demander périodiquement aux rentiers et rentières de remplir une déclaration pour le maintien du versement de leur rente afin qu'ils en évitent la suspension.

• 10. Favoriser les communications et la reddition de comptes du comité de retraite

  La transparence de l'administration repose principalement sur les échanges entre les divers intervenants, les participants et participantes, et les bénéficiaires.

  Le comité de retraite doit établir des politiques pour informer les participants ou participantes et les bénéficiaires de l'administration du régime, de leurs droits et obligations ainsi que de tout événement significatif. Il devrait aussi préciser la démarche que ces personnes devront suivre pour faire une demande ou une plainte.

  Les communications sont importantes parce qu'elles permettent au comité de retraite de rendre compte de l'administration du régime régulièrement et non seulement lors de l'assemblée annuelle. Cela a pour effet d'augmenter la confiance des participants, des participantes et des bénéficiaires en leur régime de retraite ainsi que leur intérêt envers celui-ci. Par exemple, dans certains régimes, les participantes et participants sont informés régulièrement par l'intranet des modalités du régime et de son administration, de l'évolution des rendements de la caisse de retraite, de l'arrivée d'un nouveau membre de comité, etc.

  Il importe également de favoriser les échanges entre le comité de retraite, le promoteur (en général, l'employeur et, dans certains régimes, le syndicat) et les autres intervenants ou intervenantes de l'administration, car ces personnes travaillent ensemble et collaborent activement à l'atteinte des objectifs du régime de retraite.

• 11. Autoévaluer ses règles de saine gestion

  Le comité de retraite devrait évaluer régulièrement l'efficacité des processus et des mécanismes de gestion en place afin d'y apporter les changements nécessaires. Il devrait en informer les participants ou les participantes, les bénéficiaires et l'employeur.

Vous détenez maintenant les clés de la saine administration d'un régime de retraite. Afin que vous fassiez le point sur les règles de saine gestion appliquées dans votre régime, nous vous invitons à remplir le questionnaire d'autoévaluation. Certains renseignements peuvent vous aider à mettre en place des règles adaptées à vos besoins.

Références1

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR) et du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement Catégories)

Sujets	Loi RCR	Règlement Catégories
Accès aux documents et renseignements relatifs à l'administration du régime	151.3
Administrateur du régime	147, 149, 266	1 à 5
Délégations	152 à 155
Fournisseurs de services	154.1 à 154.4
Obligations du comité de retraite	151, 151.1, 158, 159
Règlement intérieur du comité de retraite	151.2
Responsabilités du comité de retraite	156, 180
Rôle de fiduciaire du comité de retraite	150

Autres références

• Normes et principes fondamentaux de la saine gestion – Chapitre 2 , Extrait du compendium des Principes de Saine Gestion généralement reconnue de l'Ordre des administrateurs agréés du Québec
• Lignes directrices de l'ACOR  :
  • Ligne directrice n^o 4 sur la gouvernance des régimes de retraite
  • Ligne directrice n^o 10 sur la gestion des risques à l'intention des administrateurs de régimes
• Section Web Fonctions de l'administrateur du régime
• Section Web Mesures pour gérer les risques
• Section Web Contrôles internes

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Autoévaluation1

Cette autoévaluation vise à aider les membres du comité de retraite à déterminer si le comité applique les règles de saine gestion d'un régime de retraite.

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Le comité de retraite est l'administrateur du régime. C'est un rôle important qui requiert de ses membres une bonne connaissance des obligations du comité et de la responsabilité qui en découle.

Administrer un régime de retraite est une fonction qui exige une bonne préparation des membres du comité ainsi que de bons outils pour que le comité puisse exercer son rôle correctement. L'administration d'un régime repose à la fois sur le gros bon sens dont le comité doit faire preuve dans l'exercice de ses fonctions et sur l'adoption d'un règlement intérieur. Il importe que le comité se dote de règles de fonctionnement et de gouvernance basées sur des principes de saine gestion.

User de bon sens sans règles pour le démontrer peut être risqué. Avoir des règles et manquer de bon sens peut l'être tout autant. En effet, des règles ne peuvent prévoir toutes les situations auxquelles un comité de retraite peut faire face. D'où l'importance pour les membres du comité de bien comprendre leur rôle et de s'impliquer activement dans l'administration du régime. Ainsi, ils peuvent agir de manière appropriée selon les différentes situations.

La présente partie du recueil présente les principes de base du rôle, des obligations et de la responsabilité du comité de retraite et de ses membres. On y traite des obligations du comité dans le cas où il confie des fonctions à des fournisseurs de services, de la responsabilité civile de ses membres et des moyens utilisés pour que le risque de poursuites soit diminué.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) est présentée dans les références.

Rôle du comité de retraite

Les cotisations de l'employeur et celles des participantes ou participants au régime de retraite (s'ils ou elles en versent) sont déposées dans la caisse de retraite. Bien que cette caisse serve à payer les prestations prévues au régime, elle n'appartient ni à l'employeur ni aux participantes ou participants (actifs et non actifs) et bénéficiaires : c'est ce qui s'appelle une fiducie. Le comité de retraite qui administre le régime de retraite en est le fiduciaire. Il assume les obligations d'un administrateur du bien d'autrui. Les dispositions du Code civildu Québec s'appliquant aux personnes qui administrent des biens qui ne sont pas les leurs sont indiquées dans les références.

Le rôle du comité de retraite consiste à assurer la gestion financière et l'administration quotidienne du régime, en mettant en œuvre les moyens adéquats pour protéger les droits des participants, des participantes et des bénéficiaires, et conserver et faire fructifier les actifs de la caisse de retraite. Son rôle est semblable à celui du conseil d'administration d'une entreprise. Il est distinct du rôle de celui qui décide de l'établissement du régime, des modifications à y apporter et de sa terminaison.

Pour accomplir sa mission, le comité de retraite doit veiller à l'exécution de plusieurs fonctions. Consultez à ce sujet la section Fonctions du comité de retraite.

Le règlement intérieur du comité de retraite doit prévoir les mécanismes et les règles nécessaires permettant que le bon fonctionnement du comité de retraite soit assuré ainsi que les règles concernant la gouvernance du régime de retraite.

À titre d'administrateur du régime de retraite, le comité doit voir à appliquer le texte du régime et il doit s'assurer du respect des exigences des lois. Lorsque certaines dispositions du texte du régime ne sont pas claires, le comité doit les interpréter, demander les avis nécessaires pour en valider l'application et recommander, s'il y a lieu, des modifications à celui qui a le pouvoir de modifier le régime (généralement l'employeur).

De plus, à titre de gestionnaire de la caisse de retraite, le comité de retraite a la pleine administration des placements de cette caisse. Il doit élaborer une politique de placement qui tient compte du type de régime, de ses caractéristiques, de ses engagements financiers et de la politique de financement. Il doit réviser la politique de placement régulièrement et s'assurer qu'elle est respectée.

Les placements doivent être conformes aux dispositions de la Loi RCR les concernant, qui peuvent limiter ou interdire certains d'entre eux. Ceux décidés par le comité doivent également être faits en conformité avec la politique de placement et les règles que le régime de retraite peut prévoir, notamment en ce qui concerne l'utilisation des contrats à terme et d'autres instruments financiers.

Le comité doit s'efforcer de composer un portefeuille diversifié, qui vise à minimiser les risques de pertes importantes, à moins que les circonstances indiquent qu'il est raisonnable qu'il agisse autrement.

Certains régimes de retraite prévoient que ce sont les participants et participantes qui décident des placements à faire avec les sommes portées à leur compte. Dans ce cas, le comité doit s'assurer que les participantes et participants disposent d'au moins 3 choix de placements diversifiés; ceux-ci doivent présenter des degrés de risque et de rendement espéré différents, qui permettent la création de portefeuilles généralement adaptés à leurs besoins. Le comité n'est alors pas tenu d'établir de politique de placement. Il devrait cependant appliquer la Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) , qui prévoit que le comité devrait :

• choisir l'établissement financier qui offrira les placements et l'évaluer périodiquement
• s'assurer que les choix de placements offerts sont appropriés et, s'il y a lieu, les réviser
• fournir aux participants et participantes l'information et les outils nécessaires pour les aider à choisir leurs placements.

Obligations du comité de retraite

Comme toute personne qui administre le bien d'autrui, le comité de retraite a l'obligation légale d'agir avec prudence, diligence et compétence, comme le ferait une personne raisonnable en pareilles circonstances. Il doit agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt des participantes, participants et bénéficiaires.

Par ailleurs, les membres du comité qui possèdent des connaissances particulières en raison de leur profession ou de leur entreprise doivent les utiliser dans l'administration du régime. De plus, tous les membres doivent éviter les conflits d'intérêts.

Concrètement, l'obligation d'agir avec prudence signifie que le comité de retraite qui n'a pas les connaissances nécessaires dans un domaine en particulier devrait consulter des experts ou confier des tâches à des personnes compétentes dans ce domaine. Plus les connaissances des membres du comité sont limitées, plus le recours au soutien de ces personnes s'impose.

Confier des fonctions

Le comité peut confier des fonctions à des fournisseurs de services, puisqu'elles sont nombreuses et parfois complexes, en s'assurant toutefois de leur bonne exécution. Ces personnes dont l'expertise est requise (tels un ou une comptable, un auditeur ou une auditrice, un ou une actuaire, un ou une dépositaire de titres, un ou une gestionnaire de portefeuille, ou encore l'employeur partie au régime) sont appelées les personnes clés de l'administration.

Notez bien!

C'est le comité de retraite qui a le pouvoir de confier des fonctions à un fournisseur de services. Un ou plusieurs de ses membres, ou une autre personne, peuvent cependant confier ces fonctions à quelqu'un si le comité leur en a donné l'autorisation.

S'il confie des fonctions à un fournisseur de services, le comité doit s'assurer que cette personne a les compétences nécessaires, lui donner des instructions claires et surveiller adéquatement son travail. À cette fin, les règles à suivre pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer les fournisseurs de services doivent être prévues dans le règlement intérieur. Par exemple, ce règlement pourrait prévoir que le comité doit procéder par appel d'offres pour inviter les personnes de son choix à lui soumettre une offre de services.

Choisir le type de contrat

Lorsque le comité de retraite confie tout ou partie de ses fonctions à un fournisseur de services, la responsabilité légale du comité à l'égard de ces fonctions dépend de la nature du contrat conclu avec le fournisseur, sauf s'il s'agit d'un pouvoir discrétionnaire du comité (consultez la section Confier à quelqu'un des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire à ce sujet). Ce contrat peut être un mandat, un contrat de service ou une délégation. Pour que le comité bénéficie d'une meilleure protection, il est fortement recommandé que le contrat soit écrit.

Par ailleurs, le comité de retraite n'a pas le pouvoir d'accomplir certaines tâches. Il doit plutôt faire appel à des professionnels ou professionnelles qui ont la compétence exclusive pour les exécuter. Par exemple, le comité doit engager une auditrice indépendante ou un auditeur indépendant pour faire auditer le rapport financier ou les états financiers. À cette fin, il doit conclure un contrat de service. Il ne peut confier l'exécution de ces tâches à quelqu'un au moyen d'un mandat ou d'une délégation.

Mandat et contrat de service

Le mandat est un contrat par lequel le comité de retraite donne le pouvoir à une personne de le représenter pour exercer une ou certaines de ses fonctions. Dans la Loi RCR, cette personne est appelée le représentant ou la représentante du comité de retraite (c'est-à-dire le ou la mandataire au sens du Code civil du Québec). Le représentant ou la représentante exécute ces fonctions au nom du comité. Cette personne représente le comité de retraite auprès des tiers (participants, participantes ou toute autre personne ou organisme gouvernemental). Le comité est responsable envers ces personnes des actes ou des omissions du représentant ou de la représentante qui agit dans les limites de son mandat.

Le mandat peut être donné à une personne pour qu'elle accomplisse une tâche précise ou pour qu'elle s'occupe de façon générale de toutes les affaires du comité de retraite. Ainsi, il serait possible de mandater l'employeur ou une autre personne pour qu'elle remplisse des fonctions du comité. Par exemple, il est courant de mandater l'employeur pour qu'il réponde aux questions des participants et des participantes, fasse adhérer au régime les travailleurs et travailleuses admissibles, transmette les relevés de droits, etc.

Le mandat devrait être rédigé en termes explicites de manière à ce que toutes les parties en comprennent bien l'étendue. Il doit indiquer clairement que la représentante ou le représentant est autorisé à poser des actes que seul le comité de retraite, en tant qu'administrateur du bien d'autrui, a le pouvoir d'exécuter.

Le comité et la représentante ou le représentant sont tenus de coopérer. Le comité doit fournir à la représentante ou au représentant les renseignements dont elle ou il a besoin pour remplir son mandat. Le contrat devrait indiquer clairement les obligations respectives des parties entre elles.

Le contrat de service est habituellement un contrat par lequel le comité engage une personne pour effectuer un travail déterminé. Contrairement à la représentante ou au représentant, la personne qui rend un service en vertu d'un contrat de service (le ou la « prestataire de services ») n'agit pas au nom du comité de retraite. Elle ne le représente pas auprès des tiers. Elle n'a habituellement pas d'interaction avec les participants ou participantes, ou toute autre personne ou organisme gouvernemental.

Comme cela a été vu précédemment, les actes réservés à certaines professions sont exécutés au moyen d'un contrat de service professionnel. Il en est ainsi de l'audit du rapport financier ou des états financiers du régime, qui doit être effectué par un auditeur indépendant ou une auditrice indépendante, du rapport d'évaluation actuarielle d'un régime à prestations déterminées, qui doit être produit par un ou une actuaire ou d'un avis juridique, qui peut être émis seulement par un ou une juriste.

Des contrats de service peuvent aussi être conclus pour que certaines fonctions du comité soient effectuées. Par exemple, il est fréquent que des contrats de services administratifs soient conclus avec des firmes de consultants pour la préparation des relevés, les calculs et la préparation des modifications au régime de retraite.

Le contrat de service devrait établir clairement les obligations de chacune des parties.

Le comité demeure responsable des actes et des omissions de la représentante ou du représentant ainsi que de la ou du prestataire de services dans le cadre de l'exécution de leurs fonctions. Toutefois, le comité pourrait avoir un recours contre ces personnes si elles manquaient à leurs obligations. D'où l'importance des contrats écrits!

Lorsque le comité confie des fonctions à des personnes, il devrait :

• bien choisir le représentant ou la représentante, ou le ou la prestataire de services. Pour ce faire, il prendra des mesures raisonnables pour évaluer la capacité de la personne à bien exécuter le contrat. Par exemple, il pourra vérifier ses qualifications professionnelles et exiger des références
• donner à la représentante ou au représentant, ou à la ou au prestataire de services des instructions claires et précises, de préférence par écrit
• exercer une surveillance de son travail, qui est appropriée à la situation. Pour ce faire, il doit exiger des rapports et en prendre connaissance pour s'assurer que les services ont été rendus correctement et qu'ils répondent aux attentes du comité
• s'assurer périodiquement que la caisse paie un juste prix pour les services reçus
• conserver les documents écrits reflétant les démarches effectuées au regard de l'application de chaque consigne énumérée précédemment.

Délégation

Il y a délégation lorsque le comité de retraite confie des fonctions à une personne qui accepte d'assumer les mêmes obligations et la même responsabilité que le comité de retraite. La délégation devrait être rédigée en termes explicites, et le comité devrait pouvoir la révoquer en tout temps.

La personne à qui les fonctions sont déléguées, la ou le délégataire, agit alors en son propre nom. La délégation entraîne un « transfert » de la responsabilité du comité au ou à la délégataire.

En tant qu'administrateur du régime de retraite, le comité doit tout de même surveiller le travail de la personne qui agit à titre de délégataire pour s'assurer qu'elle remplit adéquatement les fonctions qui lui ont été déléguées. À cet effet, le comité peut notamment exiger que cette personne lui rende compte de son travail en fournissant des rapports périodiques.

Le ou la délégataire peut déléguer ses fonctions, en tout ou en partie, si l'acte de délégation l'y autorise. Ses obligations sont alors transmises au ou à la sous-délégataire. En conséquence, si le comité choisit un ou une délégataire pour ses qualités particulières telle son expertise, il s'assurera que l'acte de délégation n'autorise pas la sous‑délégation.

Le comité de retraite devrait réexaminer régulièrement les délégations en vigueur. À cette occasion, tous les membres se prononcent sur la compétence des délégataires et vérifient si les délégations en cours sont toujours conformes à la volonté du comité. Cet exercice leur permet de déterminer celles qui doivent être maintenues ou révoquées et d'apporter, au besoin, les changements ou les rajustements pertinents.

Notez qu'en vertu de la Loi RCR, il est obligatoire de procéder au réexamen des délégations en vigueur dans les 30 jours suivant l'entrée en fonction d'un nouveau ou d'une nouvelle membre du comité ayant droit de vote. Il serait judicieux de l'informer aussi des mandats et des contrats de service en vigueur.

Notez bien!

Lorsque le comité de retraite veut déléguer des fonctions, il devrait le faire par écrit et indiquer dans le contrat qu'il s'agit d'une délégation. Il doit en outre y préciser que le ou la délégataire assumera les obligations et la responsabilité du comité de retraite à l'égard des tâches qui lui sont déléguées.

Même si le contrat n'indique pas qu'il s'agit d'une délégation, si les fonctions confiées au fournisseur de services comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire, les règles sur la délégation s'appliquent. Par exemple, si une personne prend des décisions sans avoir à obtenir l'autorisation du comité de retraite, elle a alors les mêmes obligations et la même responsabilité qu'aurait eues le comité s'il avait agi par lui-même. Pour les autres fonctions, il faudra s'en remettre aux conditions du contrat pour déterminer l'intention des parties, d'où l'importance d'un texte clair!

Lorsque le comité délègue des fonctions, il devrait :

• s'assurer que le texte du régime n'interdit pas la délégation. En effet, s'il prévoit une telle interdiction, toute délégation serait alors nulle, et les membres du comité pourraient être tenus responsables des fautes du ou de la délégataire, comme s'ils les avaient eux-mêmes commises
• prendre des mesures raisonnables pour évaluer la capacité du ou de la délégataire à bien exécuter le contrat. Par exemple, il peut vérifier ses qualifications professionnelles et exiger des références
• donner au ou à la délégataire, par écrit, des instructions claires et précises
• exercer une surveillance de son travail, qui est appropriée à la situation. Pour ce faire, il doit exiger des rapports et en prendre connaissance pour s'assurer que les services ont été rendus correctement et qu'ils répondent aux attentes du comité
• s'assurer périodiquement que la caisse paie un juste prix pour les services reçus
• conserver les documents écrits reflétant les démarches effectuées au regard de l'application de chaque consigne énumérée précédemment.

Si ces précautions ont été prises, en cas de faute de la personne qui agit à titre de délégataire, c'est cette dernière qui pourra être tenue responsable et non le comité de retraite. Le comité a toutefois l'obligation d'intervenir dès qu'il a connaissance d'une faute de cette personne. À défaut d'intervenir, il pourrait devoir assumer les dommages ainsi causés. Le comité de retraite doit aussi intervenir dès qu'il constate que le ou la délégataire exerce une fonction qui ne lui a pas été déléguée.

Confier à quelqu'un des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire

Lorsque le comité confie des fonctions qui comportent l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire à un fournisseur de services, ce dernier est assimilé à un délégataire du comité de retraite. Peu importe le type de contrat qui le lie au comité (mandat ou contrat de service), le fournisseur de services a les mêmes obligations et la même responsabilité qu'un ou une délégataire. Notamment, il doit agir dans l'intérêt des participants, des participantes et des bénéficiaires.

Tout comme pour la délégation, il y a un transfert de la responsabilité du comité de retraite au fournisseur de services. Dans la mesure où le comité a pris soin de choisir une personne compétente, de lui donner des instructions claires et de surveiller adéquatement son travail, le comité n'est pas responsable des actions du fournisseur. (Consultez la section Délégation pour plus de précisions.)

Les fonctions confiées à un fournisseur de services ne comportent pas toutes l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire. Par exemple, un fournisseur de services qui prépare les relevés des participants, des participantes et des bénéficiaires ou qui calcule les prestations et les remboursements n'exerce généralement pas de pouvoir discrétionnaire.

Un pouvoir discrétionnaire se reconnaît à la liberté d'appréciation, d'action et de décision dont dispose sa ou son titulaire. Par exemple, le gestionnaire de portefeuille qui choisit les titres à vendre et à acheter exerce un pouvoir discrétionnaire du comité de retraite.

Un fournisseur de services exerce généralement un pouvoir discrétionnaire lorsqu'il peut prendre une décision sans avoir à obtenir au préalable l'autorisation du comité de retraite. Par exemple, un fournisseur de services qui fait une recommandation au comité de retraite n'exerce pas de pouvoir discrétionnaire, car c'est le comité qui doit prendre la décision définitive.

Le comité qui confie un pouvoir discrétionnaire à un fournisseur de services parce qu'il n'a pas les compétences nécessaires pour agir lui-même devrait préciser dans le contrat le liant au fournisseur qu'il n'autorisera pas au préalable ni ne ratifiera les décisions prises par ce fournisseur. En effet, si le comité autorise ou ratifie les décisions du fournisseur, il assume la même responsabilité que s'il avait agi lui‑même.

Agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, participantes et bénéficiaires

La personne membre de comité de retraite ne doit pas exercer ses pouvoirs dans son propre intérêt ni dans celui d'un tiers. Elle ne doit donc pas tenir compte des préoccupations des personnes qui l'ont nommée telles que l'employeur, le syndicat, les participantes et participants actifs ou les participantes ou participants non actifs et bénéficiaires. Elle ne représente pas les personnes qui l'ont désignée. Chaque membre du comité doit agir dans l'intérêt de l'ensemble des participantes, participants et bénéficiaires, en considérant son propre intérêt au même titre que celui des autres participantes, participants et bénéficiaires.

Tenir un registre d'intérêts

Un ou une membre de comité de retraite ne doit pas se placer dans une situation où il pourrait y avoir un conflit entre son intérêt personnel et celui du régime. Une situation de conflit d'intérêts peut être définie comme étant une situation où il existe des intérêts légitimes, présents ou futurs, qui peuvent se concurrencer au détriment de ceux de la caisse de retraite.

La ou le membre a le devoir d'informer le comité de retraite, par écrit et dans les meilleurs délais, de l'intérêt qu'il ou elle a dans une entreprise qui est susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions, et ce, qu'il ou elle en retire ou non un avantage financier. De même, lorsqu'une ou un membre peut faire valoir des droits dans la caisse de retraite ou contre celle-ci, autres que des droits résultant du régime, comme le versement de prestations, cette personne doit déclarer par écrit au comité de retraite ses droits, leur nature et leur valeur.

Le comité doit tenir un registre dans lequel sont notés les intérêts et les droits qui lui sont signalés. Il doit permettre à l'employeur, aux participantes et participants ainsi qu'aux bénéficiaires de prendre connaissance du registre lors de l'assemblée annuelle.

Le comité devrait établir la procédure à suivre lorsqu'un ou une membre se trouve en situation de conflit d'intérêts potentielle. Le ou la membre qui est en situation potentielle de conflit d'intérêts pourrait continuer à exercer ses fonctions au sein du comité, en s'abstenant toutefois de participer à des délibérations et à la prise de certaines décisions. L'objectif étant que la situation potentielle ne devienne pas une situation réelle de conflit d'intérêts.

Notez bien!

Lorsque le comité confie des fonctions à une personne, entre autres à un ou une délégataire, le contrat devrait indiquer que cette personne est soumise à l'obligation de déclarer par écrit au comité l'intérêt qu'elle ou il a dans une entreprise qui est susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions ainsi que la valeur et la nature des droits qu'elle ou il peut faire valoir dans la caisse de retraite ou contre celle‑ci.

Ne pas recevoir d'avantages ni profiter de biens de la caisse de retraite

Les membres du comité de retraite ne peuvent recevoir des honoraires, des commissions ou d'autres avantages relativement à une transaction en lien avec les placements de la caisse de retraite. Il en est de même pour les délégataires, l'employeur et certaines autres personnes mentionnées dans la Loi RCR qui sont susceptibles d'être en conflit d'intérêts.

Toutefois, cette interdiction ne s'applique pas à une personne si ces avantages lui sont habituellement accordés dans l'exercice de ses fonctions et s'ils correspondent à ce qui est normalement consenti relativement à la transaction. Par exemple, le gestionnaire de portefeuille peut recevoir ses honoraires habituels pour une transaction.

Notez que le fait de toucher une commission secrète au détriment de la caisse de retraite constitue un acte criminel.

De plus, les membres du comité ne peuvent utiliser à leur profit les biens de la caisse de retraite ou l'information qu'ils obtiennent dans le cadre de leurs fonctions. Par exemple, un membre ne peut sauver son entreprise grâce à un prêt provenant de la caisse de retraite.

Se conformer aux exigences des lois

Le régime de retraite doit être administré dans le respect des exigences prévues aux lois, principalement la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu.

Les différentes lois d'encadrement comportent de nombreuses exigences à l'égard du financement du régime, de la gestion de la caisse de retraite, des prestations qui peuvent être offertes, des droits des participants et participantes, ainsi que de l'information qui doit être fournie à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada. Le comité a l'obligation d'en assurer le respect.

Dans le cas où certaines dispositions du texte du régime ne respectent pas les exigences minimales de la Loi RCR, c'est cette loi qui a préséance.

Des pénalités ou des amendes peuvent être imposées lorsque certaines exigences légales ne sont pas respectées. Par exemple, si la déclaration annuelle de renseignementsest fournie en retard, des droits additionnels (pénalités) seront payables à Retraite Québec.

Responsabilité du comité de retraite

Le comité de retraite agit par l'intermédiaire de ses membres, qui sont personnellement responsables du respect des obligations du comité. Ceux-ci peuvent être poursuivis devant les tribunaux civils et devoir payer des dommages et intérêts.

Le comité a une obligation de moyens et non de résultats. Les membres du comité ne peuvent donc pas être tenus responsables dans toutes les situations où des dommages sont occasionnés. En effet, la loi n'exige pas du comité qu'il obtienne des résultats préétablis pour s'acquitter correctement de ses fonctions. Le comité a cependant l'obligation d'agir avec prudence, diligence et compétence, c'est-à-dire de prendre les moyens que prendrait une personne raisonnable compte tenu des circonstances, notamment :

• établir des règles de fonctionnement et de gouvernance, qui constituent le règlement intérieur
• obtenir toute l'information et les documents requis pour bien administrer le régime de retraite (par exemple : le texte du régime, le règlement intérieur, la correspondance avec Retraite Québec, une copie de la déclaration annuelle de renseignements et, le cas échéant, le rapport d'évaluation actuarielle) (consultez la partie du recueil intitulée Les documents relatifs au régime de retraite et à son administration, Les documents du régime et de son administration)
• s'informer avant de prendre des décisions et en comprendre leur portée
• vérifier la compétence des personnes à qui il confie des fonctions, leur fournir des instructions claires et exercer une surveillance appropriée de leur travail
• agir dans l'intérêt de l'ensemble des participants, des participantes et des bénéficiaires en tout temps
• se réunir régulièrement et rédiger des procès‑verbaux.

Le comité ne devrait pas hésiter à consulter un expert ou une experte lorsqu'il estime ne pas avoir les compétences requises pour prendre une décision. S'il agit de bonne foi en se fondant sur l'avis de cette personne, on considérera qu'il a fait preuve de prudence.

Il appartiendra à la personne qui intente une poursuite de démontrer que le comité de retraite ou une personne à qui il a confié des fonctions a manqué à ses obligations et que des dommages en ont découlé.

Malgré ce qui précède, les membres du comité de retraite qui ont approuvé un placement non conforme à la Loi RCR sont, par ce seul fait, solidairement responsables des pertes qui en résultent, sans autre preuve de faute. Ils sont donc responsables même s'ils peuvent démontrer qu'ils ont agi comme l'aurait fait une personne raisonnable. Ils peuvent toutefois se dégager de cette responsabilité s'ils démontrent qu'ils ont agi de bonne foi en se fondant sur l'avis d'une experte ou un expert. Il est donc particulièrement important de s'assurer que la personne à qui a été confié le choix des placements agit avec compétence dans le respect des lois.

Solidarité des membres du comité de retraite

La Loi RCR prévoit que chaque membre du comité ayant droit de vote est réputé ou réputée avoir approuvé toute décision prise par le comité de retraite. Cette personne en est solidairement responsable à moins qu'elle ne manifeste immédiatement sa dissidence.

La solidarité implique qu'un seul ou plusieurs membres peuvent être poursuivis et condamnés pour des dommages causés par une faute du comité de retraite ou de l'un ou l'une de ses membres ayant agi au nom du comité. Le ou les membres poursuivis auront un recours contre chacun des autres membres afin d'obtenir le remboursement de leur part des dommages.

La solidarité signifie aussi que chaque personne qui est membre du comité pourra être tenue responsable des conséquences d'une décision du comité. Pour être dégagée de toute responsabilité relative à une décision avec laquelle elle n'est pas d'accord, une personne qui est membre du comité doit exprimer sa dissidence sur-le-champ. La dissidence ne peut s'exprimer par une abstention ou simplement par un vote contre une décision. Elle doit être explicite. Le membre dissident ou la membre dissidente doit donc s'assurer que sa dissidence est écrite au procès-verbal de la réunion. S'il ou elle a omis d'exprimer sa dissidence lors de la réunion et que la décision n'a pas encore été appliquée, il ou elle pourrait alors en faire part dans une lettre adressée au comité, ou présenter de nouveau la question à l'ordre du jour de la réunion suivante.

La personne membre qui est absente lors d'une réunion du comité est aussi réputée avoir approuvé toute décision prise en son absence, à moins qu'elle ne transmette par écrit sa dissidence aux autres membres, et ce, dans un délai raisonnable après avoir pris connaissance de cette décision. Il est donc important que des procès-verbaux détaillés soient produits et que tous les membres du comité soient bien informés des décisions prises notamment en leur absence.

Démission d'un ou une membre du comité de retraite

Un ou une membre du comité de retraite peut démissionner. Toutefois, sa démission ne le ou la dégage pas de sa responsabilité comme membre du comité à l'égard des décisions prises durant son mandat. De plus, si sa démission est donnée sans motif sérieux pendant que le comité ou le régime de retraite éprouve d'importantes difficultés, la personne démissionnaire pourrait être tenue de réparer le préjudice ainsi causé. Il serait donc prudent qu'un ou une membre indique les raisons de sa démission dans un avis.

La ou le membre qui démissionne doit en informer par écrit, les personnes désignées par le régime pour s'assurer de son remplacement. Si le régime ne prévoit aucune règle particulière, cette personne doit alors informer les autres membres du comité de sa démission. Elle doit aussi en aviser Retraite Québec. Elle devrait également indiquer dans l'avis la raison de sa démission ainsi que la date de sa prise d'effet. Cette date correspond à la date de la réception de l'avis, ou à la date postérieure indiquée dans celui-ci (elle ne peut pas démissionner rétroactivement).

Poursuite et assurance responsabilité

Le meilleur moyen de prévenir les poursuites est de faire preuve de bon sens et d'établir dans le règlement intérieur du comité de retraite des règles de fonctionnement et de gouvernance qui assurent l'efficacité et la rigueur du processus de décision et de surveillance de l'administration du régime de retraite. De plus, l'intérêt de l'ensemble des participantes, participants et bénéficiaires doit en tout temps animer les actions des membres du comité de retraite.

Bien que les poursuites contre les membres de comités de retraite soient peu fréquentes, ce risque ne peut être éliminé complètement. De plus, même si une poursuite n'est pas fondée, les seuls frais de défense peuvent être onéreux.

Lorsque les membres n'ont pas d'assurance responsabilité et qu'ils n'ont commis aucune faute, la caisse doit leur rembourser leurs frais de défense. Par contre, si la poursuite s'avère fondée, les frais de défense et l'indemnité qu'ils doivent verser ne peuvent leur être remboursés par la caisse de retraite. Dans le cas de certains régimes, une entente est conclue avec l'employeur pour indemniser les membres du comité de retraite. Toutefois, il peut être difficile, voire impossible de faire respecter une telle entente si l'employeur est en difficulté financière.

C'est pourquoi il est fortement recommandé que le comité souscrive une assurance responsabilité civile pour les fiduciaires de régimes de retraite. Une telle assurance protège les membres du comité de retraite à l'égard des erreurs, des omissions ou des actes commis dans l'exercice de leurs fonctions.

Dans le cas de certains régimes, les membres sont protégés par l'assurance responsabilité de l'employeur, qui est communément appelée « assurance de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants ». De façon générale, cette assurance offre une protection à l'égard des erreurs et des omissions de nature administrative pouvant être commises. Elle ne couvre pas le risque fiduciaire. De plus, cette protection peut être retirée en cas de difficulté financière ou de faillite de l'employeur. Pour ces raisons, il est grandement préférable que le comité souscrive à une assurance responsabilité propre à ses membres.

La prime d'assurance constitue une dépense d'administration. Elle doit être payée par la caisse de retraite, à moins que le régime stipule que les dépenses d'administration doivent être payées par une autre personne.

Si les membres ont une assurance responsabilité, l'assureur paie les frais de défense, que la poursuite s'avère fondée ou non, dans la mesure où l'objet de la poursuite est couvert par l'assurance. Si la poursuite s'avère fondée, mais que la faute n'est ni lourde ni intentionnelle, la franchise peut être remboursée par la caisse. Toutefois, avant de prendre une telle décision, le comité doit tenir compte des incidences financières de ce paiement sur l'actif du régime de retraite et des autres circonstances. Entre autres choses, il n'est peut-être pas approprié de faire payer par la caisse de retraite la franchise si elle est très élevée par rapport à l'actif de la caisse ou si l'employeur s'est engagé à la payer. Une entente peut également être conclue avec l'employeur pour qu'il paie la partie de l'indemnité qui excède la couverture d'assurance.

Pour choisir la police d'assurance, le comité de retraite devrait comparer le coût de divers éléments et les actes couverts, lesquels varient d'un assureur à l'autre. Voici les principaux éléments à surveiller :

• Le montant de la prime

  Somme que le souscripteur d'un contrat d'assurance doit payer à l'assureur soit périodiquement, soit en début de contrat, en échange de la prise en charge d'un risque : la prime est le prix de l'assurance

• Le montant de la franchise

  Partie du coût des dommages (somme fixe ou pourcentage) que l'assuré ou l'assurée conserve à sa charge dans le règlement d'un sinistre

• Les modalités de paiement des frais de défense

  Par exemple, ces frais sont acquittés avant qu'un jugement ne soit rendu

• Le règlement des ententes à l'amiable
• Les personnes assurées

  Membres actuels, passés ou futurs, représentants, représentantes, délégataires, fournisseurs

• La couverture à la fin du mandat

  Notamment en cas de démission

• Les actes couverts

  Par exemple, vérifier si les événements survenus avant l'entrée en vigueur de la police sont couverts

• Les exclusions

  Les polices d'assurance qui couvrent le risque fiduciaire sont souvent complexes. Les membres du comité de retraite ne devraient pas hésiter à rencontrer une représentante ou un représentant d'une compagnie d'assurance afin d'obtenir les explications nécessaires. De plus, il serait prudent de consulter un ou une spécialiste en assurance indépendant ou indépendante.

Notez bien!

Les règles pour bien administrer un régime (aussi appelées « règles de gouvernance ») sont importantes. Les compagnies d'assurance les considèrent pour accepter de couvrir les membres d'un comité de retraite contre les risques auxquels ils sont exposés et pour déterminer les coûts d'une telle assurance.

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Fonctions du comité de retraite

Le comité de retraite est l'administrateur du régime. Son rôle est d'assurer la gestion de la caisse de retraite et l'administration quotidienne du régime. Pour ce faire, il doit :

• prendre les moyens adéquats pour protéger les droits des participantes, participants et bénéficiaires
• conserver et faire fructifier les actifs de la caisse de retraite
• veiller à l'exécution de plusieurs fonctions telles que l'adhésion des travailleuses et travailleurs admissibles au régime, le versement des cotisations à la caisse de retraite, le paiement des rentes et des prestations, etc.

Références2

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR)

Sujets	Loi RCR
Rôle de fiduciaire du comité de retraite	150
Obligations du comité de retraite	151, 151.1, 158, 159
Délégation	152 à 155
Fournisseur de services	154.1 à 154.4
Pouvoir discrétionnaire	153, 154
Registre d'intérêt	159, 166
Honoraires ou autres avantages	162, 182
Responsabilités du comité de retraite	156, 180
Dissidence	156
Adhésion au régime	Chapitre IV
Cotisations	Chapitre V
Remboursement et prestations	Chapitre VI
Transfert de droits et d'actif	Chapitre VII

Autres références

• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation
• La Lettre n^o 28 : Règles relatives au versement des cotisations à la caisse de retraite

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Les  membres du comité de retraite assurent ensemble la gestion financière et l'administration quotidienne du régime. La composition minimale du comité est prévue à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR). Comme pour toutes les assemblées qui prennent collectivement des décisions, des règles de fonctionnement et de gouvernance sont nécessaires pour que le comité assure la bonne marche de ses affaires.

Dans cette partie du recueil, on traite d'abord des principales conditions qui doivent être respectées relativement à la constitution du comité de retraite.

On présente ensuite le règlement intérieur, qui régit le fonctionnement du comité de retraite, ainsi que les règles de gouvernance du régime.

Nous verrons que, pour guider les membres du comité dans l'exercice de leurs fonctions, un minimum de règles est nécessaire. Elles n'ont pas à être compliquées, mais doivent toutefois être adaptées aux caractéristiques du régime. Elles constituent un outil essentiel pour que la saine gouvernance du régime de retraite soit favorisée. Parce qu'elles guident les membres du comité dans leur manière de fonctionner, ces règles protègent de l'arbitraire et favorisent un rendement optimal du comité de retraite. Elles sont indispensables pour que la transparence de l'administration soit assurée et qu'ainsi la confiance de tous et toutes soit accrue.

Chaque membre du comité de retraite doit connaître le contenu du règlement intérieur pour participer correctement à l'administration du régime de retraite.

Une liste des articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants est présentée dans les références.

Comité de retraite

Pour pouvoir agir, le comité de retraite doit être constitué de la manière prévue dans le texte du régime de retraite. Il faut donc se référer à ce dernier pour connaître la composition de ce comité. Cependant, sa composition doit respecter les exigences minimales de la Loi RCR.

Le nombre minimal de membres que doit comprendre le comité de retraite est prévu par la Loi RCR. Le nombre maximal de membres est, quant à lui, déterminé dans le texte du régime de retraite. Généralement, ce nombre varie selon la taille et les caractéristiques du régime.

Désignation des membres votants

Membres votants selon la Loi RCR

Le comité de retraite doit comprendre au moins 3 membres avec droit de vote dont :

1. une ou un membre tiers nommé selon ce que prévoit le texte du régime. Cette personne est habituellement désignée pour son expertise. Elle ne doit pas être :
   • une participante, un participant, ou encore une ou un bénéficiaire du régime
   • un administrateur ou une administratrice (ex. : un membre du conseil d'administration) ou une personne qui dirige l'entreprise (ex. : la directrice des ressources humaines)
   • un administrateur ou une administratrice, un dirigeant ou une dirigeante, ou encore un employé ou une employée de l'association de travailleurs et travailleuses qui représente des participants et des participantes (ex. : un syndicat)
   • l'enfant ou encore la conjointe ou le conjoint d'une ou un membre du comité de retraite, ni aucune autre personne à qui il est interdit par l'article 176 de la Loi RCR  de consentir un prêt sur l'actif du régime de retraite.
2. une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle par le groupe des participantes ou participants actifs. Il peut s'agir d'une personne qui n'est pas une participante ou un participant ni une ou un bénéficiaire du régime de retraite. Si aucun membre n'est désigné par ce groupe, une participante ou participant au régime (actif ou non actif) doit alors être nommé selon les conditions prévues dans le texte du régime.
3. une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle par le groupe des participantes ou participants non actifs et des bénéficiaires. Il peut s'agir d'une personne qui n'est pas une participante ou un participant ni une ou un bénéficiaire du régime de retraite. Si aucun membre n'est désigné par ce groupe, une participante ou un participant au régime (actif ou non actif), ou une ou un bénéficiaire doit alors être nommé selon ce que prévoit le texte du régime.

Notez bien!

Les membres désignés lors de l'assemblée annuelle n'ont pas à être participants, participantes ou bénéficiaires du régime, et le texte du régime ne peut obliger qu'ils le soient. Ils pourraient par exemple être représentants syndicaux ou membres d'une association de retraités.

Ils sont désignés selon le mode proposé par le comité de retraite. Si le comité n'en propose aucun, ou si celui proposé ne convient pas, chacun des groupes décide des modalités de désignation de ces membres.

Membres votants selon le texte du régime

Le texte du régime indique le nombre de membres votants autres que ceux nommés conformément à la Loi RCR. Il doit également préciser par qui ces membres sont désignés. Généralement, l'employeur ou l'employeur et le syndicat se réservent le droit de désigner plusieurs des membres du comité de retraite.

Une ou un membre peut être désigné selon différents critères : à titre personnel, selon les fonctions qu'elle ou il occupe dans l'entreprise (le directeur des ressources humaines) ou selon son statut (participant ou participante, bénéficiaire, personne indépendante).

La Loi RCR n'exige pas de compétences particulières pour siéger à un comité de retraite. Toutefois, le régime pourrait exiger des membres, autres que ceux désignés à l'assemblée annuelle, qu'ils possèdent certaines compétences particulières. Par exemple, dans le cas de certains régimes, le membre tiers doit avoir une formation en droit, en actuariat ou en finance.

Notez bien!

Dans les régimes de moins de 26 participantes ou participants et bénéficiaires, le texte du régime peut prévoir que le régime est administré par l'employeur ou par un comité de retraite « restreint ».

Ce dernier doit être composé d'au moins 2 membres dont l'un d'eux doit être un membre tiers. L'autre peut être une participante ou un participant, ou encore une ou un bénéficiaire désigné selon ce que prévoit le texte du régime, ou encore, une personne désignée à l'assemblée annuelle par la majorité des participants et des bénéficiaires.

Désignation des membres non votants (appelés « membres additionnels »)

La Loi RCR prévoit qu'un maximum de 2 membres additionnels peut s'ajouter aux membres votants qui siègent au comité de retraite. Ces membres additionnels ne peuvent être  désignés que  lors de l'assemblée annuelle du régime. Ces membres ont les mêmes droits que les membres votants, à l'exception du droit de vote.

Le groupe des participants actifs et celui des participants non actifs et des bénéficiaires peuvent nommer, chacun, un membre additionnel lors de l'assemblée annuelle. Toute personne peut être désignée comme membre additionnel lors de cette assemblée, il peut donc s'agir d'une personne qui n'est ni participante ni bénéficiaire du régime de retraite. Lorsque l'un de ces groupes ne désigne pas de membre additionnel, cela ne donne pas à l'autre groupe le droit d'en désigner deux. Ainsi, certains régimes n'ont aucun membre additionnel, d'autres en ont un ou deux.

Notez bien!

Pour un régime de retraite visé par l'article 64 de la Loi favorisant la santé financière et la pérennité des régimes de retraite à prestations déterminées du secteur municipal , chacun de ces 2 groupes peut plutôt nommer 2 membres non votants lors de l'assemblée annuelle (pour un total possible de 4 membres non votants).

La désignation d'un membre additionnel vise à ce que la relève soit préparée au sein du comité de retraite. Ce membre, qui n'est pas responsable des décisions prises par le comité de retraite, peut ainsi se familiariser avec le fonctionnement du régime et de son administration pour devenir plus tard membre du comité avec droit de vote.

Dans le but que la relève soit préparée, certains régimes prévoient que des observateurs ou observatrices, c'est-à-dire des personnes non membres du comité, assistent aux réunions. Le comité pourrait également inviter des personnes non membres à ses réunions, par exemple des spécialistes.

Durée du mandat d'une ou un membre

Le mandat d'une ou un membre est d'une durée maximale de 3 ans. Le texte du régime peut prévoir une durée différente selon le poste occupé. Par exemple, une durée de 3 ans pour le président ou la présidente du comité et de 2 ans pour le mandat d'une ou un membre nommé lors de l'assemblée annuelle.

Lorsque le mandat d'une ou un membre est expiré, il peut être renouvelé si le texte du régime le prévoit, sauf s'il s'agit du mandat d'une ou un membre désigné à l'assemblée annuelle. En effet, on ne peut pas renouveler automatiquement le mandat d'une ou un membre nommé lors de l'assemblée annuelle du régime. Cette dernière ou ce dernier devra être désigné de nouveau par cette assemblée pour pouvoir entamer un nouveau mandat.

Notez bien!

Les participants, les participantes et les bénéficiaires peuvent désigner à nouveau un ou une membre à l'assemblée annuelle seulement si le mandat de la personne qu'ils avaient désignée auparavant est terminé ou que son poste est devenu vacant, par exemple parce que la personne est décédée. Ainsi, lorsque la durée du mandat est de plus d'un an, il n'y aura pas de désignation à chaque assemblée annuelle.

Remplacement des membres

Le texte du régime précise les conditions pour remplacer une ou un membre, à l'exception d'une ou un membre nommé à l'assemblée annuelle. Il indique :

• les personnes qui ont le pouvoir de nommer la personne qui peut remplacer une ou un membre. Habituellement, ce sont les personnes qui ont désigné une ou un membre qui pourront la ou le remplacer
• les délais pour nommer une remplaçante ou un remplaçant. S'il y a retard dans le remplacement d'une ou un membre avec droit de vote désigné selon le texte du régime, la Loi RCR prévoit que le comité peut désigner un nouveau membre ou une nouvelle membre
• la durée du mandat d'une ou un membre nommé en remplacement d'un autre (s'il s'agit d'un nouveau mandat ou de la continuation de celui en cours).

Ces conditions visent à s'assurer que l'absence ou l'incapacité d'agir d'une ou un membre n'empêchera pas le comité de bien remplir ses fonctions.

Notez bien!

Dans le cas où un membre votant nommé lors de l'assemblée annuelle est empêché d'agir, régulièrement absent ou si son poste devient vacant, le comité nomme une personne pour le remplacer jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Cette personne n'a pas à être un participant ou une participante, ou encore un ou une bénéficiaire du régime. Il pourrait s'agir par exemple d'une personne qui possède des compétences dans l'administration des régimes de retraite.

Voici les situations qui mettent fin au mandat d'une ou un membre du comité de retraite et qui peuvent nécessiter son remplacement.

Démission

Le mandat d'une ou un membre qui démissionne prend fin à la date de sa démission ou à la date postérieure indiquée dans l'avis de démission (la personne ne peut démissionner rétroactivement). Son poste devient alors vacant.

Lorsqu'une ou un membre démissionne, un avis doit être envoyé au comité de retraite et à Retraite Québec. La personne doit y indiquer la raison de sa démission ainsi que la date de prise d'effet de celle-ci. Consultez à ce sujet les articles 1357 à 1359 du Code civil du Québec.

Décès

Le mandat d'une ou un membre prend fin à son décès. Son poste devient alors vacant.

Absence et empêchement permanent ou temporaire d'agir

Des situations peuvent nécessiter le remplacement d'une ou un membre absent, incapable d'agir ou dont le poste est vacant. Il peut s'agir d'une absence en raison d'une maladie, d'un congé parental, d'une année d'études, etc. Le texte du régime doit indiquer les situations qui requièrent le remplacement d'une ou un membre de façon permanente ou temporaire. S'il s'agit d'un membre votant désigné à l'assemblée annuelle, le règlement intérieur peut prévoir ces situations. Par exemple, on peut prévoir qu'une membre en congé de maternité est remplacée jusqu'à son retour au travail.

De plus, selon le Code civil du Québec, le mandat d'une ou un membre prend fin par sa faillite et par l'ouverture d'une tutelle ou par l'homologation d'un mandat de protection à son égard.

Perte de qualité pour agir

Une ou un membre désigné en raison de son statut doit cesser d'agir au comité dès qu'elle ou il ne satisfait plus à une condition essentielle de sa désignation. Son poste devient alors vacant.

Une ou un membre désigné à titre de participante ou participant au régime n'est plus une ou un membre du comité lorsqu'elle ou il n'est plus participante ou participant.

Destitution

Une ou un membre peut être destitué de ses fonctions pour des motifs sérieux. La personne qui a le pouvoir de désigner une ou un membre a également celui de la ou le destituer. Le poste de celle-ci ou celui-ci devient alors vacant.

Expiration du mandat

Lorsque son mandat se termine, la ou le membre demeure en poste jusqu'à la date d'entrée en fonction de sa remplaçante ou son remplaçant ou jusqu'au renouvellement du mandat.

Notez bien!

Lorsque les conditions de désignation et de remplacement des membres prévues au régime de retraite sont incomplètes ou soulèvent des problèmes d'application, le comité peut recommander des changements à celui qui a le pouvoir de modifier le régime, généralement l'employeur.

Rémunération des membres et les frais d'administration

Habituellement, les membres de comités de retraite agissent gratuitement. Selon la Loi RCR, ils n'ont droit à aucune rémunération de quelque source que ce soit, à moins que le texte du régime ne le prévoie. Le texte du régime indique alors qui leur verse leur rémunération. Lorsque les membres sont rémunérés par la caisse de retraite, les coûts d'administration doivent être proportionnels à la taille du régime.

Il est d'usage que l'employeur verse les salaires des personnes à son emploi qui sont libérées pour participer aux réunions du comité. Quant au membre tiers, le texte du régime peut prévoir le rémunérer selon le taux du marché.

Les autres dépenses d'administration liées à l'exercice des fonctions des membres, tels les frais de formation ou de déplacement, sont payées par la caisse de retraite, à moins d'indication contraire dans le texte du régime. Ces dépenses doivent être raisonnables et appropriées à la situation. Par exemple, il peut être inapproprié de payer un billet d'avion de première classe à un membre pour qu'il assiste à une réunion. Le comité devrait établir une politique sur les dépenses d'administration et en informer chacun des membres. Cette politique précisera les frais admissibles et les modalités de remboursement (pièces justificatives, etc.).

Dissolution du comité de retraite

De façon générale, le comité de retraite demeure en fonction jusqu'à la liquidation complète de la caisse de retraite à la suite de la terminaison du régime de retraite. La terminaison peut résulter :

• de la décision de l'employeur de mettre fin au régime
• de la faillite de l'employeur
• de la vente de l'entreprise si le nouvel acquéreur ne maintient pas le régime
• d'une décision de Retraite Québec de terminer le régime.

La Loi RCR prévoit que le comité doit remplir certaines obligations à la terminaison d'un régime. Par exemple, en cas de faillite de l'employeur, le comité doit prendre les mesures nécessaires pour récupérer les sommes dues par ce dernier auprès du syndic.

Le comité doit donc se doter de règles pour continuer à remplir son rôle durant le processus de terminaison. De plus, comme les membres sont responsables des décisions prises malgré la dissolution du comité, il est important qu'ils conservent les documents du régime de retraite et leurs notes personnelles.

Les membres qui cessent d'occuper leurs fonctions en raison de la fusion du régime de retraite devraient conserver leurs notes personnelles. Des règles sur le transfert des documents relatifs au régime de retraite fusionné devraient aussi être établies afin que la continuité de l'administration du régime de retraite issu de la fusion soit assurée.

Règlement intérieur du comité de retraite

Le comité de retraite doit adopter un règlement intérieur, aussi appelé « règles de régie interne » ou « règlement interne », qui régit son fonctionnement et sa gouvernance. Le règlement intérieur doit aborder les sujets suivants :

• les fonctions et les obligations respectives des membres du comité
• les règles à suivre relativement à la désignation des personnes qui assureront la présidence et la vice-présidence et à la désignation du ou de la secrétaire
• les règles de déontologie qui régissent les membres du comité
• la procédure applicable lors des réunions et la fréquence de celles-ci
• les mesures devant être prises relativement à la formation des membres du comité
• les mesures devant être prises relativement à la gestion des risques
• les contrôles internes
• les livres et les registres qui doivent être tenus
• les règles à suivre relativement au choix, à la rémunération, à la surveillance et à l'évaluation des délégataires, des représentants ou représentantes et des prestataires de services
• les normes concernant les services que rend le comité, entre autres, celles relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires.

En cas de divergence entre le texte du régime de retraite et le règlement intérieur, le règlement intérieur prévaut. Toutefois, le règlement intérieur ne prévaut que si le texte du régime le prévoit expressément lorsqu'il est question :

• des règles à suivre relativement à la désignation des personnes qui assureront la présidence et la vice-présidence et à la désignation du ou de la secrétaire du comité de retraite ainsi que des fonctions et obligations respectives de ceux-ci
• du quorum et de l'attribution d'un droit de vote prépondérant lors des réunions du comité
• de la proportion des membres du comité qui doivent participer à une prise de  décision pour que celle-ci soit valide.

Le règlement intérieur doit être adapté aux caractéristiques du régime et à la taille du comité.

Le comité de retraite doit veiller au respect du règlement intérieur et le réviser au besoin. Chaque membre devrait en avoir un exemplaire. Pour plus de détails sur le règlement intérieur, consultez La Lettre n° 22.

Attribution des rôles et des tâches

Pour voir à la coordination et au bon déroulement des activités du comité de retraite, des dirigeants doivent être désignés au sein du comité.

Le nombre de dirigeants et leurs fonctions dépendent généralement de la taille du comité et des caractéristiques du régime. La plupart des comités comptent au moins 3 dirigeants, soit un président ou une présidente, un vice-président ou une vice-présidente et un ou une secrétaire. Le plus souvent, il est prévu que ces dirigeants sont choisis par les membres du comité. Si le texte du régime ne prévoit pas les règles à suivre relativement à la désignation de ces dirigeants ou ne décrit pas leurs fonctions, le règlement intérieur doit le prévoir.

Le règlement intérieur doit aussi prévoir les règles à suivre relativement à la désignation des autres dirigeants du comité et décrire leurs fonctions, s'il y a lieu. Le Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes contient des exemples des principales fonctions exercées par les dirigeants.

Habituellement, le président ou la présidente dirige les réunions du comité et y maintient l'ordre. Cette personne reçoit les propositions dont discutent ensemble les membres, appelle le vote et en proclame le résultat. Elle signe les documents officiels et confirme les procès-verbaux des réunions du comité. Le vice-président ou la vice-présidente remplit les fonctions du président ou de la présidente en son absence.

Le ou la secrétaire prépare l'ordre du jour des réunions et rédige les procès-verbaux des réunions pour approbation par l'ensemble des membres du comité. Cette personne doit remettre aux membres du comité les documents et les renseignements utiles pour l'administration du régime, à moins que cette responsabilité n'ait été confiée à quelqu'un d'autre par le comité.

Partage des tâches entre les membres

L'administration d'un régime comporte de nombreuses tâches. Généralement, le comité en confie certaines à des membres qui agissent en son nom et qui doivent lui rendre compte de leur travail.

Par exemple, une ou un membre peut avoir la responsabilité :

• de signer les contrats avec les différents fournisseurs de services
• d'autoriser les dépenses d'administration
• de certifier la conformité des documents et d'en délivrer des copies.

Un ou une autre membre peut avoir la responsabilité :

• de s'assurer que l'adhésion des travailleurs admissibles respecte les exigences du régime et de la Loi RCR
• de s'assurer que les cotisations sont versées à la caisse de retraite au bon moment (versées à temps), aux bons montants et, s'il y a lieu, dans les bons comptes.

Le règlement intérieur doit prévoir les tâches que le comité de retraite confie aux membres. Cela facilitera leur prise en charge en cas de l'absence imprévue de la personne à qui elles étaient confiées.

Sous-comités

Dans le cas des régimes de grande taille, il est fréquent que des sous-comités soient formés pour conseiller le comité de retraite. Les sous-comités sont généralement composés d'experts et de membres du comité de retraite. Par exemple, il peut s'agir d'un sous-comité sur les placements, qui comprend une conseillère ou un conseiller en placement et des membres du comité ayant des connaissances en finance.

Habituellement, les sous-comités ont un rôle-conseil et n'ont aucun pouvoir décisionnel. Leur mandat consiste principalement à faire des analyses et des recommandations au comité de retraite. Le règlement intérieur doit décrire les fonctions et les obligations de ces sous-comités.

Règles de déontologie

Les règles de déontologie doivent être prévues dans le règlement intérieur. Elles sont nécessaires pour que les membres du comité puissent s'assurer qu'ils adoptent un comportement intègre et responsable dans l'exercice de leurs fonctions. Habituellement, ces règles rappellent aux membres leurs obligations et traitent des sujets suivants :

• Comportement des membres vis-à-vis des autres membres, des fournisseurs de services, des participants et participantes, et des bénéficiaires.

  Exemple 12

  La conduite d'une ou un membre doit être empreinte d'honnêteté. Une ou un membre ne peut participer de quelque manière que ce soit à des activités illicites (fraude, commissions secrètes).

• Devoirs des membres d'exercer leurs fonctions dans le respect des lois et d'agir avec compétence, diligence et prudence.

  Exemple 13

  La ou le membre doit mettre à profit ses connaissances et ses habiletés dans l'exercice de ses fonctions. Cette personne doit prendre des décisions éclairées en tenant compte, le cas échéant, des expertises nécessaires, et participer activement aux réunions et aux travaux du comité de retraite.

• Obligation de respecter la nature confidentielle de certains renseignements concernant le régime, les participants, les participantes, les bénéficiaires et les fournisseurs de services. Les fournisseurs devraient aussi être tenus aux mêmes obligations.

  Exemple 14

  La ou le membre doit s'abstenir de tenir des conversations indiscrètes au sujet de tout renseignement qui est porté à sa connaissance dans l'exercice de ses fonctions. Cette personne ne doit pas faire usage de renseignements portés à sa connaissance en vue d'obtenir un avantage pour elle-même ou une autre personne (conjoint, conjointe, enfant, groupe particulier, etc.).

• Conflits d'intérêts et leur divulgation. Ces règles pourraient prévoir :
  • qu'une ou un membre ne doit pas exercer ses fonctions dans son propre intérêt ni dans celui d'une autre personne (conjoint, conjointe, enfant, groupe particulier, etc.)
  • qu'une ou un membre ne doit pas accepter d'avantage actuel ou éventuel de qui que ce soit alors qu'elle ou il sait que cet avantage est consenti dans le but que sa décision soit influencée
  • qu'une ou un membre qui a un intérêt dans une entreprise susceptible de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions doit le notifier par écrit à la ou au secrétaire, qui tient un registre à cette fin
  • que la nature du conflit doit être indiquée de manière suffisamment détaillée pour que les autres membres et que les participants, participantes et bénéficiaires puissent en comprendre la portée
  • que la ou le secrétaire doit envoyer un formulaire de déclaration d'intérêts à tout nouveau membre ou toute nouvelle membre et, annuellement, à chacun des membres.
• Obligation des membres en situation de conflit d'intérêts de se retirer d'une réunion pour laisser les autres membres délibérer et voter.
• Droit des membres d'accepter ou non un avantage ou un cadeau. Les avantages et les cadeaux ne doivent pas avoir une influence sur le jugement des membres du comité de retraite, leur objectivité et leur indépendance vis-à-vis des fournisseurs de services.

Pour établir des règles de déontologie, le comité peut s'inspirer de celles en vigueur dans son organisation.

Réunions du comité de retraite : des règles importantes

Les réunions du comité sont l'occasion pour chaque membre de s'exprimer sur toutes les questions qui lui sont soumises et de prendre des décisions en exerçant son droit de vote.

Fréquence des réunions

La fréquence des réunions doit être prévue dans le règlement intérieur. Elle doit être suffisante pour permettre aux membres d'exercer leurs fonctions. La tenue d'une seule réunion avant l'assemblée annuelle ne suffit pas pour surveiller adéquatement l'administration du régime.

Le comité devrait se réunir aussi souvent que nécessaire pour exercer une surveillance appropriée des affaires courantes d'administration et du travail des personnes à qui il a confié des fonctions. Certains comités se réunissent tous les 3 mois pour discuter des affaires courantes et convoquent des réunions extraordinaires au besoin.

Lorsque le comité délègue la totalité de ses fonctions à des fournisseurs de services, les réunions sont habituellement moins fréquentes. Toutefois, il doit prévoir des réunions pour s'assurer qu'ils remplissent leurs fonctions correctement.

Lieu et heures des réunions

Les réunions du comité doivent se tenir à un endroit et à des heures qui permettent à tous les membres d'y participer. Le comité peut prévoir qu'elles se tiennent à son bureau ou à un endroit qui fait l'objet d'un consensus entre les membres. Lorsque les membres du comité travaillent dans des établissements éloignés les uns des autres, il est possible que des réunions aient lieu sous forme de vidéoconférences ou de conférences téléphoniques.

Convocation aux réunions

Les membres doivent être informés à l'avance de la tenue des réunions pour qu'ils puissent se préparer et y assister. Les formalités entourant la convocation aux réunions dépendent généralement de la taille du comité de retraite. Elles sont plus simples lorsque le comité compte peu de membres.

L'avis de convocation est accompagné de l'ordre du jour et de la documentation dont les membres prendront connaissance avant la réunion. Ces documents doivent être transmis dans un délai raisonnable.

Le règlement intérieur du comité devrait prévoir :

• qui convoque les membres (il s'agit souvent de la ou du secrétaire)
• le nombre de jours à respecter pour que l'avis soit fourni avant la réunion ainsi que le contenu de celui-ci
• les modalités d'envoi de l'avis de convocation (poste, courriel)
• les documents à joindre, y compris les rapports nécessaires au suivi des affaires courantes.

Ordre du jour

Pour s'assurer que les divers sujets qui font l'objet de la réunion seront traités, la ou le secrétaire du comité de retraite dresse habituellement un ordre du jour. Le contenu de ce dernier sera adapté à la situation particulière du régime. L'ordre du jour d'une réunion ordinaire contient des sujets liés aux affaires courantes. Celui d'une réunion extraordinaire indique le sujet particulier.

À chaque réunion, le comité doit s'assurer qu'il a le quorum requis pour tenir la réunion et qu'il adopte l'ordre du jour.

Quorum

Le quorum est le nombre minimal de membres qui doivent être présents aux réunions pour délibérer et prendre des décisions. Par exemple, un comité de retraite compte 15 membres et on prévoit un quorum de 10 membres, comprenant 2 membres nommés par l'employeur et 2 par le syndicat. Il faut s'assurer que cette condition est remplie du début à la fin de la réunion.

Les règles concernant le quorum sont établies dans le texte du régime, mais ce dernier peut indiquer que ce sont les règles indiquées à ce sujet dans le règlement intérieur qui prévalent.

Déroulement des réunions

Lors des réunions du comité de retraite, les points énoncés à l'ordre du jour sont discutés à tour de rôle. De plus, en début de réunion, les membres devraient avoir l'occasion d'ajouter des sujets à l'ordre du jour. Le comité doit se doter de règles dans son règlement intérieur pour s'assurer que les réunions sont efficaces et harmonieuses, et que chaque membre peut s'exprimer. Ces règles seront plus ou moins élaborées selon la taille du comité de retraite. Habituellement, la présidente ou le président veille à leur application. En voici quelques exemples :

• Les membres ont une période de temps allouée pour donner leur point de vue.
• Lorsque les membres ne sont pas d'accord pour ajouter un point à l'ordre du jour, la question est soumise au vote.
• La présidente ou le président met fin à la période de discussion et invite les membres à voter.

Des règles claires et simples permettent que des débats sur les procédures et les délais soient évités. Le Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes et le Code de procédure des assemblées donnent des exemples de règles utiles.

Prise de décision

Généralement, les membres du comité s'expriment pendant la période des débats et votent ensuite sur les propositions soumises.

Afin que les membres puissent suivre le déroulement des débats devant conduire au vote, des règles peuvent prévoir ce qui suit :

• Après discussion sur la question à l'ordre du jour, une ou un membre fait une proposition, laquelle est appuyée par une ou un autre avant d'être soumise au vote.
• Si une affaire nouvelle est portée à l'ordre du jour, une ou un membre peut demander qu'elle soit au préalable étudiée avant d'être soumise au vote. La présidente ou le président décide alors de la pertinence d'une telle procédure.

Lorsque les procédures du comité sont moins formelles, il importe que la présidente ou le président avise les membres que la période des débats est terminée et qu'elle ou il les invite à voter.

Vote

Il existe différentes façons de voter. Le vote peut se faire à main levée, par scrutin secret ou verbalement. Le règlement intérieur doit prévoir des règles claires sur le vote et la compilation des voix. Par exemple, la présidente ou le président inscrit le nombre de voix en faveur et contre chacune des propositions soumises au vote, etc.

Chaque membre a un droit de vote, sauf les 2 membres additionnels (non-votants).

Les décisions du comité ne peuvent être prises au moyen d'un vote paritaire, c'est‑à‑dire un vote pour chacun des groupes de membres, soit ceux désignés par l'employeur, par le syndicat, par les participants et participantes à l'assemblée annuelle, etc. Les membres du comité de retraite agissent et votent à titre de fiduciaires de la caisse de retraite. Ils ne sont pas les représentantes ou les représentants des personnes qui les désignent au comité.

Certains régimes prévoient que la présidente ou le président a un vote prépondérant en cas d'égalité des voix. La décision du comité est alors celle pour laquelle la présidente ou le président a voté. Si le régime est muet sur cette question, le règlement intérieur peut prévoir une règle à ce sujet.

Les décisions du comité se prennent dans la proportion indiquée dans le texte du régime de retraite. À défaut de règles dans le texte du régime, elles se prennent dans la proportion indiquée dans le règlement intérieur. Si à la fois le texte du régime et le règlement intérieur ne prévoient pas de règles, notamment dans le cas d'un nouveau régime lorsque le règlement intérieur n'a pas encore été adopté, les décisions se prennent à la majorité des membres, présents et absents, soit 50 % plus un. C'est la règle que prévoit le Code civildu Québec (art. 1332) à titre supplétif.

Information

Les membres du comité doivent recevoir l'information pertinente avant de prendre une décision.

La ou le secrétaire du comité, ou une personne désignée par le comité, doit remettre aux membres les documents et les renseignements utiles pour être en mesure de décider.

Le règlement intérieur devrait prévoir des règles pour s'assurer que les membres du comité procèdent aux vérifications d'usage, considèrent toutes les options et soient informés des risques.

Si les membres manquent d'information, la prudence leur commande de s'abstenir de décider.

Procès-verbaux des réunions

Les procès-verbaux fournissent un résumé de la réunion. Ils doivent être suffisamment détaillés pour permettre à une personne de suivre le processus de réflexion du comité de retraite.

Les procès-verbaux des réunions du comité de retraite sont importants. Ils permettent de montrer comment le comité s'est acquitté de ses fonctions.

Les procès-verbaux devraient refléter les points à l'ordre du jour des réunions. Ils devraient fournir des explications sur la manière dont les décisions ont été prises, sur les motifs à l'appui de ces dernières et sur les activités de surveillance du comité. Par exemple, un procès-verbal pourrait présenter un résumé des questions qu'une personne a posées à la ou au gestionnaire de portefeuille pour s'assurer de l'atteinte des objectifs ainsi que les réponses obtenues. Il pourrait aussi présenter les confirmations de l'employeur et de la ou du dépositaire des titres (« gardien des valeurs ») selon lesquelles le versement des cotisations a été fait à la caisse de retraite.

La rédaction des procès-verbaux est souvent confiée à la ou au secrétaire du comité de retraite. Au besoin, cette personne suivra une formation pour l'aider à rédiger les procès-verbaux. Pour certains régimes, une personne de l'externe qui possède la compétence requise pour effectuer ces tâches peut agir comme secrétaire.

Chaque réunion devrait faire l'objet d'un procès-verbal comprenant au moins les éléments suivants :

• le nom de la personne qui agit à titre de présidente ou président
• la constatation du quorum par la présidente ou le président
• les noms des membres présents
• l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente
• un résumé des discussions sur les questions à l'ordre du jour
• les options étudiées par le comité de retraite avec les motifs à l'appui des décisions prises et les raisons pour lesquelles certaines options n'ont pas été retenues
• le résultat du vote sur chacune des propositions avec la proportion des voix pour et contre celles-ci
• les membres qui ont manifesté leur dissidence et les motifs invoqués.

Les membres approuvent les procès-verbaux des réunions du comité pour confirmer que ceux-ci reflètent exactement leurs discussions et les décisions prises lors des réunions. Lorsque le comité se réunit fréquemment, les procès-verbaux sont adoptés à la réunion suivante. Si les réunions sont moins fréquentes, le comité peut prévoir leur adoption après l'expiration du délai convenu pour que les membres fassent connaître leurs commentaires.

Le procès-verbal doit être fourni aux membres présents à la réunion et absents de celle-ci dans un délai raisonnable. Il devrait l'être avant la prochaine réunion, par exemple, lorsque le comité se réunit fréquemment. Ainsi, les membres présents s'assureront que le procès-verbal reflète la teneur des discussions du comité et des décisions prises. À cet effet, les membres devraient prendre des notes aux réunions et les conserver. De leur côté, les membres absents pourront prendre connaissance des décisions du comité et, s'il y a lieu, transmettre par écrit leur dissidence.

En plus des procès-verbaux, toute la documentation concernant le suivi des affaires courantes, les débats et la prise de décision doit être conservée. Il s'agit, entre autres choses, des rapports fournis par les experts et les fournisseurs de services.

Formation des membres

Le comité de retraite veille à ce que ses membres acquièrent les connaissances utiles à l'exercice de leurs fonctions. Les mesures devant être prises pour que les membres du comité soient formés doivent être prévues au règlement intérieur. Un budget raisonnable doit être alloué par le comité de retraite pour une formation à l'interne ou à l'externe.

Certains comités organisent des séances de formation sur un sujet d'intérêt pour l'ensemble des membres lors de leur réunion. Ce type de formation, habituellement offerte par une consultante ou un consultant, tient compte des caractéristiques du régime et des besoins des membres. Les divers consultants ou consultantes (actuaires, représentants ou représentantes d'établissements financiers, etc.) peuvent donner tous les renseignements sur les services qu'ils ou elles offrent à ce sujet.

Retraite Québec offre aux membres de comités de retraite des activités de formation et des documents d'information. Son site Web fournit tous les détails à ce sujet dans la section Formation. De plus, les membres de comités peuvent s'inscrire à l'infolettre Info express concernant les RCR pour être à l'affût des actualités.

Mesures relatives à la gestion des risques

Consultez la section Web Mesures pour gérer les risques.

Contrôles internes

Consultez la section Web Contrôles internes.

Livres et registres devant être tenus

Les documents relatifs à l'administration du régime comprennent notamment le texte du régime et ses modifications, le règlement intérieur, la politique de placement, les rapports financiers ou états financiers, les procès-verbaux des réunions ainsi que le registre des cotisations, des prestations, des dépenses d'administration, des intérêts, etc. Les dossiers des participants et participantes peuvent contenir le calcul des prestations, le choix d'une option, la désignation de bénéficiaire, le formulaire de renonciation du conjoint ou de la conjointe, etc.

Tous les documents relatifs au régime devraient être classés au même endroit, de préférence au bureau du comité de retraite. Si certains de ces documents se trouvent au bureau d'un fournisseur de services, il faut s'assurer que ce dernier les remettra au comité ou au nouveau fournisseur de services, s'il advenait un changement de fournisseur.

Le comité doit conserver tous les documents relatifs au régime et à son administration (versions papier et électronique). Afin de s'acquitter de cette obligation, le comité devrait se doter de règles de conservation, d'archivage et d'accès à l'information. Pour établir ces règles, le comité peut s'inspirer des règles de l'employeur. Une ou un membre du comité assure la conservation des documents. Elle ou il permet à une personne d'avoir accès aux documents selon les règles prévues à la Loi RCR.

Cette règle de gouvernance favorise la continuité et la transparence de l'administration du régime de retraite. De plus, elle permet au comité de répondre aux demandes d'accès à l'information des participants, des participantes et des bénéficiaires. Le comité peut ainsi démontrer qu'il remplit ses fonctions correctement.

Les documents relatifs à l'administration du régime doivent être conservés pendant l'existence du régime de retraite. Des règles pour que leur conservation soit assurée après la liquidation de la caisse de retraite, la scission ou la fusion du régime devraient aussi être prévues. Quant aux dossiers des participants et participantes, il convient de les conserver aussi longtemps que le participant ou la participante, ou leurs héritiers peuvent faire valoir leurs droits.

Règles à suivre relativement au choix, à la rémunération, à la surveillance et à l'évaluation des délégataires, des représentants, des représentantes et des prestataires de services

Consultez la section Web Règles pour choisir les fournisseurs de services.

Normes concernant les services que rend le comité, entre autres, celles relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires

Consultez la section Web Normes de service.

Références3

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR) et du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement RCR)

Sujets	Loi RCR	Règlement RCR
Contenu du régime de retraite	14
Consultation des documents et renseignements du régime par un travailleur ou une travailleuse admissible, un participant ou une participante, ou un ou une bénéficiaire	114	60
Accès aux documents et renseignements par les membres du comité de retraite	151.3
Désignation des membres votants	147
Désignation des membres non votants	147.1
Durée du mandat d'une ou un membre	148
Remplacement des membres	148 et 167
Rémunération des membres et frais d'administration	162
Règlement intérieur	151.2

Article 1 du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (chapitre R-15.1, r. 7)

Article 64 de la Loi favorisant la santé financière et la pérennité des régimes de retraite à prestations déterminées du secteur municipal  (RLRQ, chapitre S-2.1.1)

Article 1332 du Code civil du Québec  (RLRQ, chapitre CCQ-1991)

Autres références

• Code Morin : Procédure des assemblées délibérantes, Victor Morin
• Code de procédure des assemblées, Michel Filion
• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n^o 4 sur la gouvernance des régimes de retraite
• La Lettre n^o 22 : Le règlement intérieur
• Obligations de l'administrateur du régime

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Autoévaluation3

Le comité de retraite est invité à répondre à chacune des questions suivantes. S'il répond « non » à l'une des questions, il devrait prendre les mesures nécessaires pour régulariser la situation.

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L'art de bien s'entourer et de garder l'œil ouvert

Pour s'acquitter de ses obligations avec prudence, le comité de retraite a habituellement recours à des fournisseurs de services afin qu'ils l'aident à administrer le régime dans le respect du texte du régime de retraite et des lois. Parmi ceux-ci, certains sont considérés comme des personnes clés. Ces personnes doivent être choisies et engagées par le comité de retraite.

La partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite, présente les principes de base du rôle, des obligations et de la responsabilité du comité de retraite. L'un de ces principes concerne les personnes clés : lorsque le comité leur confie des fonctions, telles que la préparation de l'évaluation actuarielle ou le choix des placements, il doit s'assurer qu'elles possèdent les compétences nécessaires pour s'acquitter de leurs fonctions, leur donner des instructions claires quant à leur mandat et exercer une surveillance appropriée de leur travail. Ce sont là les conditions nécessaires pour limiter la responsabilité du comité de retraite.

Le comité limite aussi sa responsabilité lorsqu'il engage un fournisseur de services pour le conseiller et qu'il fonde ses décisions sur l'avis de cet expert. Il importe donc que le comité sache choisir une personne qui a les compétences nécessaires pour être reconnu à titre d'expert.

La présente partie du recueil contient des renseignements pratiques pour aider les membres du comité de retraite à bien choisir ces personnes clés et à établir avec elles des relations harmonieuses.

On y présente les personnes clés de l'administration dont l'expertise est généralement requise. On y traite du processus de sélection des personnes clés, notamment des règles de présélection et d'appel d'offres des candidates et candidats. On aborde ensuite les différents sujets qui devraient faire partie du contrat conclu entre le comité et le fournisseur de services. Enfin, il est question de la surveillance des personnes clés et de leur remplacement.

Le règlement intérieur du comité, c'est-à-dire le document qui régit le fonctionnement du comité ainsi que la gouvernance du régime, doit prévoir les règles que le comité se donne pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer ses experts.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et des règlements correspondants est présentée dans les références.

Personnes clés de l'administration

L'administration d'un régime de retraite nécessite la réalisation de plusieurs tâches dont les niveaux de complexité sont très variés. La Loi RCR prévoit que certaines d'entre elles doivent être effectuées par une ou un comptable, ou encore une ou un actuaire choisi par le comité de retraite. D'autres tâches peuvent être assumées par le comité de retraite ou par différents fournisseurs de services auxquels le comité a décidé d'en confier l'exécution.

Comptable et auditeur ou auditrice

Plusieurs opérations de nature comptable sont réalisées dans le cadre de l'administration d'un régime de retraite. Les plus courantes sont celles relatives à la préparation du rapport financier ou des états financiers et à leur audit.

Dans les 6 mois qui suivent la fin de chaque exercice financier du régime, le comité de retraite doit faire préparer un rapport financier ou des états financiers par une personne qui maitrise les normes comptables canadiennes en matière de régimes de retraite. Sauf exception, ce rapport financier ou ces états financiers doivent être audités. Cela devra être fait par une ou un comptable membre de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec qui détient le titre d'auditrice ou auditeur. Lorsqu'il ou elle procède à cet audit, le ou la comptable se conforme aux normes de sa profession et aux règles prévues à la Loi RCR.

L'auditeur ou l'auditrice doit remettre au comité de retraite le rapport de l'auditeur indépendant, dans lequel il ou elle exprime une opinion à l'effet que ce rapport financier ou ces états financiers donnent ou non, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière du régime à la fin de l'exercice financier ainsi que de l'évolution de l'actif net pour cet exercice.

Par ailleurs, le comité de retraite doit dans ce même délai transmettre une déclaration annuelle de renseignements (DAR) à Retraite Québec. Une partie de cette déclaration doit être remplie par l'auditrice ou l'auditeur lorsqu'elle ou il doit auditer le rapport financier ou les états financiers.

L'auditrice ou l'auditeur doit également fournir au comité le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit relativement aux questions qui lui sont adressées dans la DAR.

Lorsqu'elles ne sont pas prévues au régime, la ou le comptable pourrait aussi être appelé à déterminer la méthode de calcul des taux de rendement ou la méthode d'application du taux d'intérêt mensuel pour des cotisations versées en retard.

Le ou la comptable, ou encore la personne qui maitrise les normes comptables peut effectuer d'autres vérifications et rendre d'autres services, par exemple donner des conseils en matière de contrôle interne.

Notez bien!

Ce ne sont pas tous les rapports financiers ou états financiers qui doivent être audités. Pour un régime qui compte moins de 50 participants, participantes et bénéficiaires, et dont l'actif net a une valeur marchande inférieure à 1 000 000 $, le comité n'est pas tenu de faire auditer le rapport financier ou les états financiers du régime dans l'un ou l'autre des cas suivants :

• il s'agit du premier exercice financier du régime
• pour tout exercice financier ultérieur au premier, le comité, lors de l'assemblée annuelle, a informé les participants, participantes et bénéficiaires de son intention de ne pas faire auditer le rapport financier ou les états financiers, et moins du tiers des participants, participantes et bénéficiaires s'y sont opposés.

Actuaire

Le comité de retraite d'un régime à prestations déterminées doit retenir les services d'une ou un actuaire qui préparera les évaluations actuarielles requises. Cette personne doit détenir le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires.

Le rôle de l'actuaire est d'établir le coût du régime et sa situation financière. À cet effet, elle ou il détermine la valeur des engagements du régime ainsi que celle de l'actif et établit si le régime est en surplus ou en déficit. Ces renseignements lui permettent de déterminer le montant des cotisations qui doivent être versées au régime de retraite pour que son financement respecte les normes minimales prévues à la Loi RCR.

Dans l'exercice de ses fonctions, l'actuaire respecte les règles de financement prévues notamment à la Loi RCR, les exigences fiscales et les normes de sa profession.

Le rapport d'évaluation actuarielle que l'actuaire remet au comité de retraite contient les renseignements prévus aux règlements. Il inclut également une attestation de l'actuaire indiquant que son rapport est conforme aux normes de sa profession et à la Loi RCR.

Un avis sur la situation financière du régime à la date de fin de l'exercice financier est à produire sauf si une évaluation actuarielle est requise à cette même date. L'actuaire doit produire un document qui accompagne cet avis. Leurs contenus sont précisés dans le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite.

Les sociétés d'actuaires offrent habituellement des services-conseils et des services administratifs (consultez la section Fournisseur de services administratifs). Elles peuvent, par exemple :

• informer le comité des risques liés au financement du régime et des besoins de liquidités
• étudier l'appariement de l'actif et du passif
• participer à l'assemblée annuelle.

Des actuaires travaillent également pour des établissements financiers, tels qu'une compagnie d'assurance. Ils peuvent y offrir les mêmes services.

Dépositaire de titres

La Loi RCR exige qu'un régime de retraite soit doté d'une caisse de retraite dans laquelle les cotisations sont versées et les revenus de placements conservés. Cette caisse constitue une fiducie dont le patrimoine est distinct des patrimoines de l'employeur et des participants et bénéficiaires.

En général, le comité de retraite retient les services d'un dépositaire de titres (aussi appelé « gardien des valeurs ») pour qu'il détienne l'actif du régime de retraite relatif aux titres et à l'encaisse.

Les banques, les sociétés de fiducie et les compagnies d'assurance agissent comme dépositaires de titres.

Les tâches du dépositaire sont les suivantes :

• recevoir les cotisations et les revenus de placement
• payer les prestations et les dépenses ou, selon le contrat, transmettre les fonds nécessaires à la personne qui a le pouvoir de payer
• décaisser les fonds nécessaires pour effectuer les placements selon les instructions de la personne qui les gère (ex. une ou un gestionnaire de portefeuille)
• faire le suivi des procurations, des droits de vote et des échéances des placements
• produire les rapports convenus.

En plus du dépôt des titres, la plupart des dépositaires de titres offrent au comité de retraite des services complémentaires. Par exemple, le dépositaire peut analyser le rendement des placements, vérifier l'exposition au risque de la caisse de retraite et s'assurer de la conformité des placements à la politique de placement, à la Loi RCR et à la Loi de l'impôt sur le revenu.

Certains régimes de retraite, notamment les régimes de petite et de moyenne taille, et les régimes à cotisation déterminée dont les participants et participantes choisissent leurs placements, confient le dépôt des titres à l'établissement financier qui gère l'actif. Le comité de retraite de ces régimes devrait s'assurer que les tâches du dépositaire de titres et celles du gestionnaire de portefeuille sont confiées à des personnes différentes pour éviter les conflits d'intérêts.

Gestionnaire de portefeuille

Dans le cas des régimes de petite et de moyenne taille, après avoir adopté une politique écrite de placement, le comité de retraite retient généralement les services d'une ou un gestionnaire de portefeuille. Dans le cas des régimes de grande taille, il est fréquent que le comité de retraite confie la gestion des fonds à une ou un gestionnaire à l'interne ou encore choisisse plusieurs gestionnaires de portefeuille externes.

La ou le gestionnaire de portefeuille gère les placements de la caisse de retraite selon la politique de placement du régime, la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu. Dans ce cadre, ses tâches sont entre autres les suivantes :

• choisir les placements, plus particulièrement les secteurs du marché et les titres dans lesquels investir, et répartir l'actif entre diverses catégories de placements
• maintenir une relation avec le dépositaire de titres et, s'il y a lieu, avec l'actuaire
• rendre compte de sa gestion au comité de retraite selon la manière convenue.

En général, le comité de retraite délègue à la ou au gestionnaire de portefeuille l'exercice du droit de vote des titres de la caisse de retraite. Par ailleurs, le texte du régime ou la politique de placement doit prévoir les règles applicables à l'exercice du droit de vote. Le ou la gestionnaire exerce alors les droits de vote selon ces règles.

Les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les entreprises spécialisées en gestion d'actifs offrent des services de gestion de portefeuille.

Notez bien!

Le rôle du dépositaire de titres est différent de celui de la ou du gestionnaire de portefeuille :

• le dépositaire de titres détient l'actif de la caisse de retraite. Il ne gère pas les placements, mais effectue plutôt les opérations demandées
• la ou le gestionnaire de portefeuille gère les placements. Cette personne donne ses instructions au dépositaire de titres. La ou le gestionnaire ne peut accéder à l'actif de la caisse de retraite.

Fournisseur de services administratifs

La plupart des comités de retraite confient à un fournisseur de services leurs tâches administratives, par exemple celles consistant à :

• faire adhérer les employées et employés admissibles au régime
• répondre aux questions des participants, des participantes et des bénéficiaires
• traiter les demandes de prestations des participants et participantes : admissibilité, calcul, choix d'options
• donner accès aux documents relatifs au régime
• maintenir à jour les dossiers des participants, des participantes et des bénéficiaires, et les registres du régime
• préparer les relevés de droits des participants, des participantes et des bénéficiaires
• préparer les demandes d'enregistrement des modifications au régime et les rapports qui doivent être fournis aux autorités gouvernementales
• faire la tenue des livres et préparer les rapports financiers ou les états financiers
• assurer un archivage adéquat des dossiers et documents relatifs au régime de retraite et de ceux du comité de retraite.

Le comité de retraite peut confier ces tâches administratives à l'employeur, au syndicat qui parraine le régime de retraite ou à des fournisseurs de services, tels qu'un établissement financier, une société d'actuaires ou une société spécialisée dans l'administration des régimes de retraite.

Le comité de retraite tient compte des facteurs suivants pour décider de confier des tâches à un fournisseur de services, à l'employeur ou au syndicat :

• la complexité du régime de retraite et le nombre de dossiers à traiter
• l'expérience et la formation du personnel à qui serait confié le travail
• la possibilité de relève en cas d'absence ou de départ de ce personnel
• les outils dont ce personnel disposerait pour réaliser les tâches : manuels administratifs, bases de données, logiciels, etc.
• le prix.

Dans le cas des régimes à cotisation déterminée, les compagnies d'assurance et les sociétés de fiducie fournissent en général tous les services administratifs.

Expert financier ou experte financière

Pour que le comité de retraite puisse établir ou réviser la politique de placement, il est préférable qu'il soit conseillé par un expert financier indépendant ou une experte financière indépendante de la ou du gestionnaire de portefeuille.

Le comité de retraite peut également recourir à un expert financier ou une experte financière pour que cette personne effectue les tâches suivantes, notamment :

• assurer le suivi de la politique de placement
• former les membres du comité de retraite
• choisir et évaluer la ou le gestionnaire de portefeuille
• analyser les rapports du dépositaire de titres et de la ou du gestionnaire de portefeuille.

Les experts financiers ou expertes financières travaillent notamment pour les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les sociétés d'actuaires.

Conseiller ou conseillère juridique

Le comité de retraite peut recourir à un conseiller ou une conseillère juridique pour que cette personne effectue les tâches suivantes, notamment :

• s'assurer que les dispositions du régime de retraite sont conformes aux différentes lois applicables
• résoudre des cas litigieux
• négocier et rédiger les contrats avec les fournisseurs de services.

Le conseiller ou la conseillère juridique peut être un avocat ou une avocate, ou encore un ou une notaire. Cette personne doit bien connaître les régimes de retraite, la Loi RCR et les règles fiscales.

Conseiller ou conseillère en communication

Le comité de retraite peut recourir à une conseillère ou un conseiller en communication, notamment pour que celle-ci ou celui-ci rédige le sommaire du régime, c'est-à-dire la brochure d'information sur le régime, les avis de modification, les relevés de droits, et pour qu'elle ou il l'assiste dans la préparation de l'assemblée annuelle.

Des documents adéquats rédigés en langage clair sont essentiels pour que les participants, participantes et bénéficiaires s'intéressent à leur régime de retraite et prennent des décisions éclairées.

Sélection des personnes clés de l'administration

Lorsque le comité de retraite a recours à des fournisseurs de services pour le conseiller ou remplir des fonctions, il doit se doter de règles formelles pour choisir des personnes compétentes. Ces règles doivent être indiquées dans le règlement intérieur du comité.

Le défaut d'établir des règles adéquates peut présenter des risques, entre autres :

• engendrer des erreurs dans l'administration du régime qui peuvent être causées par le manque de compétence des personnes qui exécutent des tâches ou qui agissent comme conseillers ou conseillères
• entraîner des dépenses d'administration additionnelles pour la caisse de retraite, des erreurs de traitement ou encore une discontinuité ou une interruption dans les opérations courantes du régime, qui peuvent être attribuables aux changements fréquents de fournisseurs de services.

Le comité de retraite doit établir un processus de sélection adapté aux caractéristiques du régime de retraite. Les principales étapes de ce processus sont présentées ci‑après.

Détermination des besoins du comité de retraite

Afin de tirer un avantage maximal des services requis, le comité de retraite doit tout d'abord définir ses besoins. Ceux-ci peuvent varier selon la taille du régime, son mode de gestion, sa complexité et les connaissances des membres du comité de retraite.

Par exemple, les membres du comité de retraite peuvent avoir besoin :

• d'un expert financier ou d'une experte financière qui les aide à élaborer la politique de placement parce qu'ils n'ont pas les connaissances nécessaires pour le faire eux‑mêmes
• d'une ressource externe qui exécute les tâches administratives parce que ce serait trop coûteux de le faire à l'interne
• d'une ressource externe parce qu'ils n'ont pas l'expertise requise pour conseiller les participants et participantes qui doivent choisir leurs placements.

Notez bien!

Lorsque le comité de retraite n'a pas les connaissances nécessaires pour bien définir ses besoins et choisir les personnes clés de l'administration, il devrait se faire assister par une experte ou un expert. La Loi RCR prévoit que le comité de retraite sera présumé agir avec prudence s'il fonde ses décisions sur l'avis de cet expert ou cette experte.

Appel d'offres

Après avoir défini ses besoins, le comité de retraite doit rechercher les candidates et candidats potentiels. Le mécanisme de sélection des candidates et candidats doit permettre de démontrer que le comité a pris des moyens raisonnables pour sélectionner plus d'une candidate ou un candidat potentiel capable de fournir les services requis. Concrètement, cela signifie que la décision du comité de retraite ne doit pas être fondée uniquement sur des critères subjectifs comme ce serait le cas si la seule candidate potentielle ou le seul candidat potentiel était une amie ou un ami d'une ou un membre du comité de retraite. Le comité doit faire preuve de sérieux et d'objectivité dans sa démarche.

Pour inviter les fournisseurs de services à soumettre leur candidature, le comité peut procéder par appel d'offres public ou sur invitation.

Appel d'offres public

Il s'agit d'une procédure qui consiste à publier un avis d'appel d'offres public dans les journaux ou sur Internet pour joindre toutes les personnes intéressées qui possèdent la qualification requise et ainsi susciter la plus grande concurrence possible. Cette procédure, qui est généralement utilisée dans le cas de contrats importants, permet de diminuer les possibilités de favoritisme et de conflits d'intérêts.

Dans une procédure d'appel d'offres public, le contrat est conclu sur acceptation de l'offre de services (aussi appelée « soumission ») du fournisseur de services retenu qui remplit les conditions prévues dans l'appel d'offres.

Appel d'offres sur invitation

Dans un appel d'offres sur invitation, le comité de retraite invite les personnes de son choix à lui soumettre une offre de services.

Cette procédure se situe entre l'appel d'offres public et le marché de gré à gré. Elle comporte des garanties d'impartialité et de transparence tout en donnant au comité de retraite une grande discrétion quant au choix du candidat ou de la candidate.

L'appel d'offres sur invitation implique que le comité dresse une liste des candidates et candidats potentiels.

La liste des candidates et candidats potentiels est habituellement dressée à partir de critères généraux, tels que :

• le domaine d'activité (par exemple, les établissements financiers qui offrent des services en gestion de caisses de retraite)
• la région de pratique (par exemple, des actuaires qui ont un bureau dans  la région où se trouvent les membres du comité).

Des critères particuliers peuvent également être utilisés dans l'établissement de cette liste, notamment le domaine d'activité dans lequel certains conseillers ou conseillères se spécialisent. Par exemple, le comité de retraite peut rechercher les sociétés d'actuaires qui possèdent une bonne expérience dans le domaine municipal ou dans l'administration des régimes de retraite interentreprises.

Notez bien!

Une liste de fournisseurs de services est publiée annuellement dans différentes revues spécialisées en avantages sociaux, dont quelques-unes sont mentionnées dans la section Sources d'information sur les personnes clés.

Cahier des charges

Il importe d'énoncer clairement dès le départ ce qui est attendu du fournisseur de services. Lors d'un appel d'offres public, ces instructions sont indiquées dans un document appelé « cahier des charges ».

Voici un exemple de ce qu'on peut trouver dans un cahier des charges.

La description du régime de retraite et de son environnement – Cette description permet au fournisseur de services d'évaluer l'ampleur des travaux et de prendre connaissance de la qualification requise pour les effectuer. Elle peut indiquer, par exemple :

• le type de régime
• le nombre de participantes et participants (actifs et non actifs), et bénéficiaires du régime répartis par province ainsi que le taux de roulement
• la situation financière du régime
• une description des logiciels ou des autres instruments avec lesquels le fournisseur de services pourrait être appelé à travailler, par exemple pour le transfert des données.

L'objet du contrat – Il est important que la nature des services requis soit indiquée avec précision, y compris une description des tâches à remplir ainsi que, autant que possible, tous les autres éléments du contrat devant être conclus. Pour plus de détails sur ce sujet, consultez la section Contrat.

Les renseignements et documents que le candidat ou la candidate doit fournir au comité de retraite – Ces renseignements et documents incluent par exemple :

• une description de l'entreprise du fournisseur de services
• un exemple de rapport type
• le nom de la ou des personnes qui seront responsables du dossier, une indication de leur formation avec un résumé de leur expérience générale et de celle qu'elles possèdent dans l'exécution de contrats comparables
• une description des procédures et des contrôles appliqués pour que la qualité du travail soit garantie
• une attestation d'assurance (montant, couverture et exclusions)
• le cas échéant, les permis et licences détenus, par exemple les permis délivrés par l'Autorité des marchés financiers
• dans le cas d'une ou un gestionnaire de portefeuille, sa politique au regard de l'utilisation de « commissions dirigées » (« soft dollars »)
• le prix demandé pour les services requis et une description détaillée des frais et des honoraires (les services couverts et non couverts, le type de rémunération, etc.). Selon le type de rémunération, il s'agira d'un prix fixe ou encore d'un tarif fixe avec une estimation du coût total
• une indication de la période pendant laquelle les frais et les honoraires sont garantis.

Le cahier des charges indique enfin les coordonnées de la personne responsable du processus de sélection et de la personne-ressource disponible pour répondre aux questions des fournisseurs de services, ainsi que le lieu et la date limite de présentation de l'offre de services.

Analyse des soumissions

L'analyse des soumissions vise à déterminer si les soumissionnaires satisfont aux critères minimaux énoncés dans l'appel d'offres. Elle vise également à déterminer quels sont ceux qui seront convoqués à une entrevue.

Afin de faire cette analyse, le comité devrait élaborer une grille indiquant les différents critères de sélection et la pondération accordée à chacun de ces critères, parmi lesquels on peut trouver :

• la formation et l'expérience de la candidate ou du candidat
• la qualité des communications

  (est-ce que les rapports produits sont complets et faciles à comprendre?)

• le prix (est-il concurrentiel?)
• la qualité de l'organisation et la croissance de l'entreprise.

À cette étape, le comité devrait également vérifier si des poursuites en relation avec le domaine d'activité ont été intentées contre les candidates et candidats ou l'entreprise qu'ils représentent.

Entrevue

L'entrevue est une étape essentielle du processus de sélection. C'est l'occasion pour les membres du comité de retraite d'évaluer certains éléments non rationnels, tels que les affinités d'un candidat ou d'une candidate avec eux.

L'entrevue doit être préparée avec soin. Pour évaluer les candidats et candidates en entrevue, le comité doit établir des critères qui seront pondérés selon leur importance. Plusieurs critères peuvent être considérés par le comité de retraite pour l'aider à faire son choix parmi les candidates et candidats, par exemple :

• l'aptitude de ces personnes à adapter leurs rapports aux demandes particulières du comité de retraite
• les services additionnels qu'ils sont prêts à rendre
• leur aptitude à répondre clairement aux questions du comité de retraite
• leur capacité à vulgariser des concepts techniques
• leur comportement : regard, assurance, amabilité, ton, etc.

Au cours de l'entrevue, le comité de retraite peut demander aux candidates et candidats de préciser certains éléments de leur offre de services.

Notez bien!

Il est important que toutes les étapes du processus de sélection soient bien documentées et que la documentation soit conservée, par exemple :

• un écrit sur la nature des services à rendre et les critères de sélection
• un écrit sur les modalités du processus d'appel d'offres (par exemple, le recours à l'appel d'offres sur invitation avec les noms des candidates et candidats qui ont été invités)
• une grille d'analyse des offres reçues ainsi que la pondération retenue pour chacun des critères de sélection
• la liste des candidates et candidats retenus pour l'entrevue
• une description du déroulement de l'entrevue, y compris les questions et les réponses ainsi que la grille d'analyse avec la pondération retenue pour chacun des critères utilisés pour évaluer l'entrevue
• les rapports et autres documents fournis par les candidats et candidates.

En procédant ainsi, le comité de retraite pourra démontrer qu'il a exercé des règles de saine gouvernance à ce sujet.

Contrat

Rappelons que les membres de comités de retraite sont personnellement responsables de l'administration du régime. Parmi les divers types de contrats (le mandat, le contrat de service, la délégation), seule la délégation permet au comité de retraite de transférer sa responsabilité au fournisseur de services. Dans la mesure où il a surveillé adéquatement le fournisseur de services, le comité ne répond alors que du soin avec lequel il l'a choisi et lui a donné ses instructions.

La Loi RCR précise que le fournisseur de services qui exerce un pouvoir discrétionnaire du comité est assimilé à un délégataire.

Ainsi, un fournisseur de services qui, dans le cadre d'un contrat de service ou d'un mandat, prend des décisions sans avoir à obtenir l'autorisation du comité de retraite a les mêmes obligations et la même responsabilité qu'aurait eues le comité s'il avait agi lui-même. Tout comme c'est le cas pour la délégation, les membres de comités de retraite ne sont pas responsables des décisions prises par ce fournisseur de services, pourvu que le comité l'ait choisi avec soin, lui ait donné des instructions claires et ait exercé un suivi adéquat de son travail.

Lorsque le comité de retraite confie des fonctions à un fournisseur de services, il est donc important qu'il lui donne des instructions claires. Ainsi, un contrat indiquant ces instructions devrait être signé par une représentante ou un représentant autorisé du comité de retraite.

Lorsque le comité de retraite engage un fournisseur de services pour le conseiller, un contrat clair et complet permet également d'éviter bien des mésententes ou des mauvaises surprises.

Le contrat doit refléter les éléments sur lesquels les parties se sont entendues. Le cahier des charges, s'il y a lieu, est le document de base de cette entente. On doit cependant tenir compte des modifications qui ont pu y être apportées par la suite, notamment dans la soumission du fournisseur de services ou lors de l'entrevue. Au besoin, il peut être préférable de faire rédiger le contrat ou de le faire valider par une conseillère ou un conseiller juridique.

Il est d'usage que le contrat soit rédigé par le fournisseur de services. Habituellement, il s'agit d'un contrat type dont le contenu est modifiable pour tenir compte des exigences particulières du comité de retraite. Il est important que le comité s'assure que chacune des dispositions du contrat reflète toutes le conditions sur lesquelles il s'est entendu avec le fournisseur de services et que le comité comprenne les dispositions du contrat. À cet effet, le fournisseur de services devrait donner des explications au besoin. Le comité de retraite doit également s'assurer que toutes les dispositions de ce contrat sont conformes aux différentes lois applicables, à la politique de placement, s'il y a lieu, et au texte du régime de retraite.

Les principaux éléments dont le contrat devrait traiter sont les suivants.

Objet du contrat

Chacune des tâches doit être décrite clairement, ainsi que les frais y afférents et les échéanciers à respecter. Plus le contrat est détaillé, plus le suivi et l'évaluation du rendement du fournisseur de services sont facilement effectués.

Obligations générales et particulières des parties

Le contrat devrait indiquer les différentes obligations du comité de retraite et du fournisseur de services, par exemple :

• les renseignements que le comité de retraite doit donner au fournisseur de services pour qu'il puisse exécuter les travaux
• les règles qui s'appliquent au fournisseur de services quant à la confidentialité des renseignements
• les règles que le fournisseur de services doit respecter en ce qui concerne les conflits d'intérêts
• les règles concernant la reddition de comptes, notamment la fréquence des rencontres avec le comité de retraite et les types de rapports que le fournisseur de services doit lui remettre
• les règles relatives aux manquements (par exemple, le contrat peut prévoir des pénalités pour le non-respect des délais)
• les membres du comité de retraite avec lesquels le fournisseur de services doit communiquer.

Notez bien!

Les clauses qui visent à exclure ou à limiter la responsabilité des fournisseurs de services sont nulles.

Prix et facturation

Les modalités permettant la fixation du prix devraient être prévues au contrat. Selon la tâche à accomplir, un même contrat peut prévoir différents types de rémunération :

• à l'acte (par exemple, un montant fixe pour chaque calcul)
• à taux horaire (montant fixe pour chaque heure travaillée)
• à forfait (montant fixe pour l'ensemble des travaux). Il est alors important de préciser quels travaux sont inclus dans ce montant
• en pourcentage de l'actif du régime.

De façon générale, lorsque les travaux à effectuer sont relativement simples et peu nombreux, la tarification est établie à l'acte ou à taux horaire. Il est d'usage de prévoir un montant forfaitaire lorsque la nature et l'ampleur des travaux sont connues à l'avance, par exemple pour la préparation des relevés annuels.

Lorsque le prix est établi sur une base horaire ou à l'acte, le contrat devrait prévoir que le fournisseur de services doit, à la demande du comité de retraite, rendre compte des travaux effectués et des dépenses engagées. De plus, un montant maximal au-delà duquel le fournisseur de services doit obtenir l'autorisation du comité pour poursuivre les travaux devrait être prévu au contrat.

Lorsque les tâches à effectuer s'échelonnent sur une longue période, le contrat devrait stipuler le nombre de factures et les pièces justificatives à présenter au comité de retraite ainsi que le délai pour les soumettre.

Cession du contrat et sous‑traitance

Le comité retient habituellement les services d'un fournisseur de services en raison de ses compétences, de ses aptitudes et de sa réputation. Il s'attend donc à ce que les services soient rendus par ce dernier. À cet effet, il est d'usage de prévoir que le fournisseur de services ne peut céder le contrat ni le donner en sous‑traitance.

Modifications au contrat

Le contrat devrait prévoir dans quelles circonstances il peut être révisé, par exemple pour faire suite à des modifications législatives, à des modifications au texte du régime de retraite qui rendent plus complexe son administration, à une augmentation ou à une diminution importante du nombre de participants ou participantes, ou au départ de la personne responsable du dossier chez le fournisseur de services.

Fin du contrat

Le contrat devrait indiquer à quelle date il prend fin. Il devrait également prévoir les modalités relatives à sa reconduction ou à sa résiliation avant son expiration.

Afin que le transfert du dossier soit facilité, le contrat devrait également préciser certaines obligations du fournisseur de services, comme celles concernant le transfert dans le délai convenu du dossier au nouveau fournisseur de services et la préparation d'une liste des travaux en cours et de ceux à effectuer à court terme.

En cas de résiliation du contrat, le comité de retraite est tenu de payer au fournisseur de services la valeur des services rendus, en proportion du prix convenu. Lorsque des avances de fonds ont été versées en excédent, le fournisseur de services doit les restituer au comité de retraite.

Habituellement, chacune des parties au contrat est tenue responsable des préjudices qu'elle a causés à l'autre partie. Le contrat devrait prévoir des modalités à cet effet.

Surveillance et remplacement des personnes clés

Pour s'acquitter de ses obligations et limiter sa responsabilité, le comité de retraite doit effectuer un suivi adéquat du travail de ses fournisseurs de services.

Des mécanismes de reddition de comptes, tels que les rapports et attestations à fournir au comité, sont normalement prévus au contrat. Évidemment, pour que le comité puisse exercer une surveillance adéquate, il ne suffit pas qu'il vérifie si le fournisseur de services a bien produit ces documents. Il doit également les regarder pour s'assurer qu'ils ne contiennent pas des indices d'un problème quelconque. Au besoin, le comité ne devrait pas hésiter à demander des explications au fournisseur de services, que ce soit pour bien comprendre le contenu des documents qu'il lui a remis ou pour obtenir la justification de tout écart constaté dans ces documents.

Même en l'absence de difficultés, le comité doit périodiquement évaluer ses fournisseurs de services. Est-ce que leurs prix sont toujours compétitifs? Ont-ils su s'adapter aux nouvelles façons de faire du marché? Est-ce que la performance de la ou du gestionnaire de portefeuille est toujours conforme aux attentes? Au besoin, le comité de retraite peut faire appel à des spécialistes pour l'aider à évaluer ses fournisseurs de services.

Changer de fournisseur de services peut avoir des incidences financières importantes sur le régime de retraite et comporter certains risques. Aussi son remplacement doit-il être effectué pour des motifs sérieux. Par contre, le comité de retraite ne devrait pas hésiter à prendre cette décision lorsque la situation l'exige.

Les documents relatifs au régime de retraite, par exemple les procès-verbaux des réunions, devraient indiquer les raisons pour lesquelles le comité a décidé de continuer ou non à utiliser les services d'un fournisseur. Lorsque le comité de retraite remplace un fournisseur de services, il devrait en aviser les personnes avec qui ce fournisseur de services était autorisé à traiter.

Notez bien!

La Loi RCR prévoit des mesures de surveillance.

• Lorsqu'un fournisseur de services constate, dans le cours normal de sa mission, une situation dont les incidences financières peuvent nuire aux intérêts de la caisse de retraite et qui exige d'être corrigée, il doit en faire rapport par écrit au comité de retraite. Si le comité ne corrige pas la situation immédiatement, le fournisseur de services doit alors envoyer une copie de son rapport à Retraite Québec.
• Un fournisseur de services doit communiquer au comité de retraite les renseignements et documents reçus des autorités gouvernementales, dont ceux de Retraite Québec, qui mettent en cause la conformité du régime ou de son administration avec les lois applicables.

Références4

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR), du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement RCR) ainsi que du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement Catégories)

Sujets	Loi RCR	Règlement RCR	Règlement Catégories
Comptable	3
Tâches de la ou du comptable	46 et 161
Auditeur ou auditrice	3 et 161
Tâches de l'auditeur ou de l'auditrice	3 et 161		20
Actuaire	3
Tâches de l'actuaire	46, 118 à 119.1	Section 3
Compagnie d'assurance	10
Obligations du comité de retraite	151 à 151.2, 156 et 180
Fournisseur de services	152 à 154,4, 168

Sources d'information sur les personnes clés

Pour obtenir les noms et les coordonnées de la plupart des fournisseurs de services (actuaires, gestionnaires, conseillers et conseillères en communication, etc.), vous pouvez consulter le répertoire des fournisseurs de services qui est publié une fois par année dans certaines revues spécialisées en avantages sociaux, telles que :

• Avantages 
• Benefits Canada 
• Benefits and Pensions Monitor 

Il existe également d'autres sources d'information :

Comptables

Nous vous invitons à consulter le site Web de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec .

Actuaires

Pour obtenir les noms d'actuaires spécialisés ou spécialisées dans les régimes de retraite, vous pouvez consulter le site Web de l'Institut canadien des actuaires . Ce site vous permet de faire une sélection à partir de différents critères (province, ville, nom, etc.).

Dépositaires de titres

Les banques, les sociétés de fiducie et les compagnies d'assurance agissent comme dépositaires de titres pour le compte des régimes de retraite.

Gestionnaires de portefeuille

Les compagnies d'assurance, les sociétés de fiducie et les entreprises spécialisées en gestion d'actifs offrent des services de gestion de portefeuille.

La désignation professionnelle la plus recherchée pour une ou un gestionnaire de portefeuille est celle d'analyste financier agréé (AFA), appelée en anglais « CFA », qui signifie « Chartered Financial Analyst  ».

Fournisseurs de services administratifs

Les fournisseurs de services administratifs se trouvent plus généralement auprès des compagnies d'assurance, des sociétés de fiducie et des entreprises spécialisées dans les régimes de retraite et les avantages sociaux.

Experts financiers ou expertes financières

Les expertes financières ou experts financiers travaillent notamment pour des compagnies d'assurance, des sociétés de fiducie et des sociétés d'actuaires.

La désignation professionnelle la plus recherchée pour une experte financière ou un expert financier est celle d'analyste financier agréé (AFA), appelée en anglais « CFA », qui signifie « Chartered Financial Analyst  ».

Conseillers ou conseillères juridiques

Vous pouvez consulter les sites Web du Barreau du Québec  et de la Chambre des notaires du Québec .

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L'administration d'un régime de retraite implique des communications constantes avec les participants, les participantes et les bénéficiaires visant à les informer de leurs droits et de leurs obligations, du fonctionnement du régime de retraite et de son administration. La prise de décision par les participants, les participantes et les bénéficiaires nécessite souvent la consultation d'une information variée et complexe.

Pour remplir ses obligations, le comité de retraite doit se conformer aux exigences des lois et agir avec prudence, compétence et diligence.

Pour ce faire, le comité de retraite doit veiller à ce que l'information prévue par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) soit fournie aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. De plus, ses communications doivent respecter les règles prévues dans les autres lois, notamment en matière de protection des renseignements personnels. Elles devraient également tenir compte de la jurisprudence, des normes de gouvernance des régimes de retraite et des règles qui peuvent être prévues dans le texte de leur régime.

Dans le but que la saine gestion du régime de retraite soit favorisée, le règlement intérieur du comité de retraite doit prévoir les normes relatives aux communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires pour les services rendus par le comité. Il devrait également prévoir des normes à l'égard de la fiabilité et de la clarté de l'information qui leur est transmise.

En plus d'accroître la transparence de l'administration, une information communiquée de manière efficace comporte de nombreux avantages. Elle permet notamment aux participants et participantes :

• de prendre des décisions éclairées à l'égard de la planification financière de leur retraite
• de mieux comprendre le fonctionnement du régime de retraite et de reconnaître son importance
• d'avoir confiance dans le régime et son administration.

De plus, si la situation l'exige, les participants, les participantes et les bénéficiaires devraient recevoir l'assistance nécessaire pour bien comprendre les conséquences de leurs choix.

Cette partie du recueil présente les principaux renseignements prévus par la Loi RCR et le Règlement sur les régimes complémentaires de retraite (Règlement RCR) qui doivent être fournis aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. Que faut-il communiquer? À qui? Quand? Comment? Un tableau résume l'information qui doit être transmise pour chacun des principaux éléments prévus à la Loi RCR.

On y présente également quelques règles et principes de communication efficace, dont les modes de transmission de l'information et la langue des communications.

Une liste des articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants est présentée dans les références.

Renseignements sur le régime de retraite

Le comité de retraite doit fournir aux personnes qui y ont droit des renseignements généraux et individuels sur le régime de retraite. Que ces renseignements soient fournis verbalement ou par écrit, ou encore qu'ils soient sur un support papier ou électronique (référez-vous à la section Modes de transmission de l'information), ils doivent être fiables et compréhensibles.

Une information inexacte ou imprécise peut causer des préjudices aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires. D'où l'importance pour le comité de retraite d'établir des normes dans son règlement intérieur pour respecter ses obligations légales et réduire les risques de fautes.

Renseignements généraux sur le régime de retraite

Les renseignements généraux sur le régime de retraite visent à faire connaître les dispositions du régime auprès des personnes concernées.

Sommaire du régime de retraite

Le sommaire du régime de retraite, aussi appelé « brochure d'information », revêt une importance particulière. C'est souvent le seul document fourni aux travailleuses et travailleurs admissibles ainsi qu'aux participants et participantes pour leur permettre de se familiariser avec les caractéristiques du régime, leurs droits et leurs obligations.

Il est important qu'il soit rédigé dans un langage simple, selon une présentation qui en facilite la lecture et la compréhension, et qu'il reflète bien les dispositions du régime de retraite. Il n'est pas permis que le texte intégral du régime soit remis en remplacement du sommaire.

Le sommaire doit être mis à jour pour que les modifications au régime de retraite et à la Loi RCR soient prises en compte. Le comité devrait prévoir les règles à suivre pour en assurer la révision.

Information relative aux modifications

Le régime de retraite est un contrat en vertu duquel les participants et participantes bénéficient de prestations selon les conditions qui y sont prévues. La Loi RCR prévoit différents mécanismes pour que les participants et les participantes, et, s'il y a lieu, les bénéficiaires soient informés des modifications envisagées à ce contrat.

L'information que le comité de retraite doit fournir varie selon le type de modification et son incidence sur les droits des participants, des participantes et des bénéficiaires.

Avis de modification

Le comité de retraite qui s'apprête à demander l'enregistrement d'une modification au texte du régime doit en informer les participantes et participants au moyen d'un avis de modification.

Cet avis permet aux participantes et participants d'être informés des changements qui peuvent affecter leurs droits.

Modification qui nécessite la consultation des participants, des participantes et des bénéficiaires

Le comité de retraite doit consulter les participants, les participantes et les bénéficiaires avant de demander l'enregistrement de certaines modifications.

De façon générale, le processus de consultation vise à permettre au groupe des participantes et participants actifs, ainsi qu'à celui des participantes et participants non actifs, et des bénéficiaires, de se prononcer sur la modification projetée.

Le comité de retraite doit consulter les participants, les participantes et les bénéficiaires notamment en ce qui a trait à une modification aux dispositions du régime relative à :

• l'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime
• l'attribution de l'excédent d'actif en cas de terminaison du régime.

De même, lorsqu'il est question de fusionner 2 régimes, les participantes, les participants et les bénéficiaires du régime qui sera incorporé à l'autre (régime absorbé) doivent être consultés :

• si les régimes comportent des dispositions qui, relativement à l'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime, ne sont pas identiques quant à leurs effets
• si les régimes comportent des dispositions qui, relativement à l'attribution de l'excédent d'actif à la terminaison du régime, ne sont pas identiques quant à leurs effets
• si l'autre régime (régime absorbant) prévoit des dispositions moins avantageuses sur l'attribution de l'excédent d'actif à la terminaison.

Des conditions particulières s'appliquent pour les régimes interentreprises à cotisations négociées ainsi que pour les régimes à prestations déterminées visés par le Règlement concernant le financement des régimes de retraite des secteurs municipal et universitaire.

Les règles concernant la consultation, entre autres les personnes que le comité doit consulter, les avis et l'information qu'il doit transmettre, diffèrent selon le type de modification. Pour chacune de ces modifications, les articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants sont indiqués dans les références.

Notez bien!

Lorsqu'une modification qui nécessite la consultation des participants, des participantes et des bénéficiaires doit être apportée au texte du régime, si le comité est informé de l'existence d'une association qui représente des participants, des participantes ou des bénéficiaires aux fins du régime de retraite, par exemple des retraités ou retraitées, ou encore des employées ou employés cadres, il doit transmettre aux personnes concernées un avis les informant des nom et adresse de cette association, de ses objectifs et des conditions pour y adhérer. Ainsi, les personnes qui le souhaitent pourront communiquer avec elle.

Modification qui nécessite le consentement individuel des participants et participantes

De façon générale, les modifications du régime de retraite s'appliquent à toutes les participantes et à tous les participants visés sans qu'ils ou elles aient à y consentir individuellement.

Toutefois, dans le cas de certaines modifications, le comité de retraite doit obtenir le consentement de chaque participante, participant ou bénéficiaire, en plus de lui fournir un avis individuel de modification, pour que la modification puisse s'appliquer à lui ou à elle. Un tel consentement doit être obtenu :

• lorsqu'une modification qui réduit les droits du participant ou de la participante prend effet avant la date d'envoi de l'avis de modification ou avant la date de prise d'effet de la convention collective, de la sentence arbitrale ou du décret établissant cette modification
• lors de la transformation d'un régime à prestations déterminées en un régime à cotisation déterminée.

L'information fournie aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires doit leur permettre de bien comprendre ce à quoi ils consentent. C'est pourquoi ils sont habituellement invités à des rencontres au cours desquelles ils peuvent recevoir de l'information additionnelle et poser leurs questions.

Par ailleurs, afin d'autoriser une modification de transformation, de substitution d'employeur, de scission et de fusion, Retraite Québec peut fixer des conditions particulières.

Notez bien!

Avant d'enregistrer des modifications qui nécessitent le consentement individuel des participantes, des participants et des bénéficiaires, Retraite Québec s'assure que l'information fournie est suffisante. À cet effet, les consentements requis doivent être transmis avec la demande d'enregistrement de la modification.

Résumé annuel des modifications

Pour permettre aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires d'avoir une vue d'ensemble des changements effectués à leur régime de retraite, le comité de retraite doit leur fournir un résumé annuel des modifications.

Assemblée annuelle

Comme toute personne qui administre des biens pour d'autres, le comité de retraite doit rendre compte de son administration. Au centre de la vie démocratique du régime, l'assemblée est aussi l'occasion pour les personnes intéressées de désigner une ou un membre du comité de retraite, selon le mode décidé par eux ou celui proposé par le comité.

Le comité de retraite est responsable de l'organisation matérielle de l'assemblée annuelle. Il devrait prévoir dans son règlement intérieur des règles pour que la participation à cette assemblée soit favorisée et que son déroulement soit rendu transparent. Les exemples suivants peuvent le guider.

Moyens pour encourager la participation à l'assemblée annuelle :

• utilisation de la visioconférence ou d'autres technologies de l'information
• inscription sur l'avis de convocation à l'assemblée des avantages à participer à celle-ci (par exemple : possibilité d'obtenir de l'information, de poser des questions, d'exercer son droit de vote s'il y a lieu, etc.)
• rappel de la tenue de l'assemblée dans le journal des employées et employés, sur le site Web de l'entreprise, sur les bulletins de paye ou sur les relevés de paiement de la rente de retraite
• jumelage de l'assemblée à un autre événement (ex. : rencontre du personnel, journée de formation, activité récréative)
• ajout d'une section informative sur des aspects du régime (ex. : droit au transfert, prestations de décès)
• recherche d'idées, auprès des participants, des participantes et des bénéficiaires, concernant les thèmes à aborder, et participation d'une conférencière ou d'un conférencier qui vient parler de sujets connexes à la retraite
• invitation aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires à poser d'avance leurs questions au comité, qui y répondra à l'assemblée.

Si les participantes, les participants et les bénéficiaires se trouvent dans différentes régions :

• tenue de la même assemblée à des moments et à des endroits différents
• tenue de l'assemblée dans un lieu différent chaque année et partage du texte de la présentation utilisé lors de l'assemblée aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires qui ne peuvent se déplacer, ainsi que de la liste des questions qui ont été posées par l'auditoire et les réponses à ces questions

Moyens pour accroître la transparence lors de l'assemblée annuelle :

• rédaction d'un procès-verbal de l'assemblée et possibilité de le consulter
• période allouée pour que les participants, participantes et bénéficiaires posent leurs questions.

Consultation des documents du régime de retraite

Le comité de retraite doit permettre à certaines personnes de consulter les documents du régime de retraite. Bien souvent, ce droit est indiqué dans le sommaire écrit du régime de retraite.

Notez bien!

Le comité ne peut exiger de frais pour la consultation. S'il décide d'envoyer une copie du document qu'une personne demande de consulter, il doit le faire gratuitement.

Toutefois, lorsqu'une même personne fait plus d'une demande dans une période de 12 mois, des frais peuvent être exigés pour l'envoi de copies et pour les consultations subséquentes.

Renseignements sur les droits individuels des participants, des participantes et des bénéficiaires

Les participants, les participantes et les bénéficiaires doivent recevoir de l'information sur leurs droits individuels au titre du régime de retraite. C'est habituellement en fonction de cette information que les participants et participantes prennent des décisions, notamment à l'égard de leur retraite et de sa planification financière.

Relevé annuel

Le relevé annuel permet aux participantes, aux participants et aux bénéficiaires de suivre l'évolution de leurs droits au titre du régime de retraite et de vérifier l'exactitude des renseignements les concernant. Il les informe également de la situation financière du régime.

Notez bien!

Lorsque le comité est informé de l'existence d'une association dont le but est de représenter aux fins du régime des participantes, des participants ou des bénéficiaires, par exemple des personnes retraitées, ou encore des employés ou employées cadres, il doit joindre aux relevés annuels transmis aux personnes concernées un avis indiquant les nom et adresse de cette association, ses objectifs et les conditions pour y adhérer. Ainsi, les personnes qui le souhaitent pourront communiquer avec elle.

Une telle association peut également demander au comité la liste des noms et adresses des participantes et participants ou des bénéficiaires qu'elle représente. Le comité doit alors demander à chaque personne visée son consentement à la transmission des renseignements la concernant. Un avis à cet effet doit être joint au relevé annuel qui lui est transmis ou au relevé de fin de participation active, s'il est envoyé avant. Après que le comité a fourni une première liste, il est nécessaire qu'il transmette cet avis seulement à un nouveau participant ou bénéficiaire, ou à une nouvelle participante ou bénéficiaire que cette association représente.

Relevé relatif aux prestations variables

Le régime à cotisation déterminée, ou le régime à prestations déterminées qui comporte des dispositions à cotisation déterminée, peut permettre à une participante ou un participant non actif ou encore à sa conjointe ou son conjoint survivant de recevoir des prestations variables directement de la caisse de retraite sur les fonds qu'elle ou il détient. Le régime doit prévoir le versement de telles prestations.

La participante ou le participant non actif, ou encore son conjoint ou sa conjointe détermine la somme à recevoir en prestations variables pour chaque année civile en tenant compte des limites suivantes :

• Le maximum de prestations variables correspond au revenu maximal d'un fonds de revenu viager (FRV).
• Le minimum de prestations variables est le même que celui établi pour un régime à cotisation déterminée. Ce minimum est nul avant 71 ans.

Relevé de fin de participation active

Le relevé de fin de participation active, souvent appelé « relevé de départ », fournit de l'information sur les droits que le participant ou la participante a accumulés au titre du régime de retraite et sur la façon d'en disposer.

Le comité de retraite doit fournir sans frais, dans les 30 jours suivant la demande écrite d'un participant ou d'une participante, ou d'une personne qui a droit à un remboursement ou à une prestation, les données qui ont servi à établir le relevé. Il doit également fournir sans frais une mise à jour du relevé dans les 60 jours suivant la demande écrite d'un participant ou d'une participante.

Notez bien!

Lorsque la valeur des droits établie à la date de fin de la participation active d'une personne est inférieure à 20 % du maximum des gains admissibles (MGA), soit 11 740 $ en 2020,cette personne a droit au remboursement de ses droits. L'administrateur du régime peut décider de rembourser le participant ou la participante même s'il ou elle n'en fait pas la demande. Il doit alors aviser cette personne de sa décision et celle-ci disposera de 30 jours pour lui indiquer la façon dont elle veut que ses droits soient acquittés (par exemple, par un dépôt des droits dans un REER ou bien par un paiement au comptant).

À défaut d'indication fournie par le participant ou la participante, l'administrateur décidera lui-même du mode d'acquittement (par exemple, un paiement au comptant). L'avis envoyé au participant ou à la participante doit faire état de cette éventualité.

Notez bien!

Lorsque la rente prévue au régime de retraite est coordonnée directement ou indirectement avec des régimes publics, tels que le Régime de rentes du Québec et le Régime de pensions du Canada, tout document relatif aux prestations du régime ou à leur calcul doit faire état de la réduction qui s'applique et de la méthode pour la calculer.

Ces documents sont entre autres le sommaire du régime, les différents relevés et toute autre information qui n'est pas requise par la Loi RCR, par exemple des estimations de rentes.

Cette exigence doit être respectée, que l'information soit fournie par le comité de retraite ou par quelqu'un d'autre, par exemple l'employeur.

Formulaires relatifs à la prise de décision

Chaque participant ou participante à un régime de retraite et, à l'occasion, son conjoint ou sa conjointe, a à un moment ou à un autre des choix à faire, par exemple lors de la retraite. Certains comités de retraite fournissent aux participants et participantes ainsi qu'à leurs conjoints ou conjointes des formulaires les aidant à prendre des décisions et leur permettant de faire connaître leurs choix.

Comme les décisions à prendre peuvent avoir des conséquences importantes sur les droits d'un participant ou d'une participante et de son conjoint ou sa conjointe, il est également souhaitable que le comité de retraite leur fournisse l'assistance de personnes compétentes qui leur expliqueront les différentes options, répondront à leurs questions et s'assureront qu'ils comprennent bien les conséquences de leurs choix, notamment lorsque le conjoint ou la conjointe renonce à ses droits.

Ces moyens d'aider les participants ou participantes et leur conjoint ou conjointe ne sont pas explicitement prévus par la Loi RCR. Ils constituent toutefois de bonnes pratiques administratives.

Formulaire de choix d'options

Lorsqu'une participante ou un participant cesse d'être actif, il est courant qu'un formulaire de choix d'options soit joint au relevé de fin de participation active. Ce document administratif indique les différentes options d'acquittement des droits.

Il est habituellement fourni au participant ou à la participante, ou encore à toute personne qui doit faire un choix parmi différentes options, notamment au conjoint ou à la conjointe, entre autres :

• lors d'une fin d'emploi
• à la prise de la retraite
• en cas de décès
• lorsqu'une demande de partage du régime de retraite à la suite de la rupture de l'union est présentée à Retraite Québec (consultez Rupture de l'union).

Les renseignements sur le formulaire doivent être adaptés à la situation. Par exemple, si la participante ou le participant peut transférer ses droits, le formulaire doit indiquer les instruments de transfert possibles. S'il ou elle a droit à une rente immédiate, le formulaire doit indiquer les différentes formes de rente qu'il ou elle peut choisir (garantie, temporaire, indexée, etc.).

Formulaire de renonciation du conjoint ou de la conjointe à ses droits

Le conjoint ou la conjointe d'un participant ou d'une participante peut renoncer en tout temps aux droits que la Loi RCR lui accorde au décès du participant ou de la participante. Pour ce faire, le conjoint ou la conjointe doit informer par écrit le comité de retraite de sa renonciation. Le comité peut lui fournir un formulaire de renonciation. Il ne peut toutefois pas en imposer l'utilisation.

La renonciation du conjoint ou de la conjointe doit être signée par celui-ci ou celle-ci et contenir les renseignements suivants :

• la date de la déclaration
• le nom et l'adresse du participant ou de la participante ainsi que ceux du conjoint ou de la conjointe qui renonce à ses droits
• le nom du régime de retraite du participant ou de la participante et son numéro d'enregistrement auprès de Retraite Québec
• le nom de l'employeur du participant ou de la participante
• la prestation à laquelle le conjoint ou la conjointe renonce (prestation de décès avant retraite, rente réversible ou prestation en cas d'ajournement de la rente de retraite).

Le conjoint ou la conjointe qui a renoncé à ses droits peut révoquer sa renonciation. Il ou elle doit en informer par écrit le comité de retraite avant le décès du participant ou de la participante, ou encore avant le début du service de la rente, selon le cas. Le comité peut lui fournir un formulaire à cet effet. Il ne peut toutefois pas en imposer l'utilisation.

Choix de placements des participants et participantes

Dans le cas d'un régime à cotisation déterminée où les participantes et participants choisissent elles-mêmes et eux-mêmes leurs placements, le comité de retraite devrait tenir compte dans ses communications de la Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) .

Les recommandations qui y sont énoncées reflètent les meilleures pratiques du milieu. Elles visent à ce que les participantes et participants disposent de l'information et de l'aide nécessaires pour prendre des décisions en matière de placement. Elles traitent notamment des sujets suivants :

• l'information sur les placements qui devrait être fournie aux participants et participantes
  (ex. : guides sur les produits, degrés de risque et rendements propres aux options de placements)
• la description des frais et des pénalités
• les outils d'aide à la décision (ex. : modèle de répartition de l'actif, calculateur)
• le contenu du relevé de compte du participant ou de la participante (ex. : résumé des opérations)
• les règles sur le transfert d'actif d'une option de placement à une autre.

Rupture de l'union

Lorsqu'il y a rupture de l'union entre une participante ou un participant à un régime de retraite et sa conjointe ou son conjoint, la Loi RCR et le Règlement RCR prévoient :

• quelles informations le comité de retraite doit fournir à ce couple marié, uni civilement ou en union de fait
• les règles d'évaluation des droits de la participante ou du participant au titre du régime
• la procédure relative à l'exécution du partage des droits de la participante ou du participant au titre du régime.

Relevé des droits du participant ou de la participante

Pour prendre des décisions éclairées à l'égard du partage de leurs biens, le participant ou la participante et son conjoint ou sa conjointe ont le droit d'obtenir, à la rupture de leur union, un relevé des droits du participant ou de la participante au titre du régime de retraite.

Le relevé peut être demandé conjointement par le participant ou la participante et son conjoint ou sa conjointe, ou séparément par l'un d'eux. La demande doit être accompagnée de documents ou d'attestations prouvant certaines informations, telle la date du mariage, de la fin de la vie maritale ou du dépôt de la procédure de divorce.

Le régime de retraite peut prévoir des frais pour la production du relevé et l'exécution du partage. Ces frais ne peuvent être supérieurs aux plafonds fixés par règlement.

Demande de partage des droits

Pour qu'il y ait partage des droits du participant ou de la participante, une demande écrite doit être faite au comité de retraite par le couple, par le participant ou la participante, ou par l'ex-conjoint ou l'ex-conjointe.

Pour le couple qui était marié, la demande de partage peut être effectuée dès que le délai d'appel du jugement de rupture (divorce, séparation de corps, annulation) est expiré, soit 30 jours après la date à laquelle il a été rendu.

Pour le couple qui était uni civilement, la demande de partage peut être effectuée, selon le cas, dès que le délai d'appel du jugement de rupture (dissolution, annulation) est expiré, soit 30 jours après la date à laquelle il a été rendu, ou dès la signature des contrats notariés, c'est-à-dire la déclaration de dissolution et le contrat de transaction.

Pour le couple qui était en union de fait, la demande de partage peut être effectuée dès que l'entente sur le partage des droits accumulés au titre du régime est conclue.

La demande doit être accompagnée des documents requis, notamment du jugement de rupture ou des contrats notariés ou encore de l'entente sur le partage des droits.

Les délais pour procéder à l'exécution du partage diffèrent selon que la demande est conjointe ou non.

Notez bien!

Pour aider un couple à demander au comité de retraite un relevé des droits et le partage de ces droits, des formulaires sont à leur disposition.

Retrait d'employeur et terminaison du régime de retraite

Le retrait d'un employeur partie à un régime interentreprises et la terminaison du régime de retraite entraînent la liquidation des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires. Le comité de retraite doit suivre des règles particulières pour informer les participants, les participantes et les bénéficiaires de leurs droits.

Retrait d'un employeur partie à un régime interentreprises

Lorsqu'un employeur se retire d'un régime interentreprises, le comité de retraite doit en informer les participants et les participantes en suivant les mêmes règles que celles prévues pour un avis de modification.

De plus, il doit fournir aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires visés par le retrait de l'employeur un avis individuel pour les informer notamment des options d'acquittement de leurs droits et du degré de solvabilité du régime.

Terminaison du régime de retraite

La terminaison d'un régime de retraite entraîne la liquidation de la caisse de retraite. La Loi RCR prévoit les différentes étapes menant à l'acquittement des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires. On y indique notamment l'information que le comité de retraite doit leur fournir.

En règle générale, l'employeur peut décider de terminer le régime de retraite. Pour faire connaître sa décision, il doit fournir un avis de terminaison aux participants et aux participantes, au syndicat, aux bénéficiaires et au comité de retraite.

Retraite Québec peut aussi mettre fin au régime, notamment si l'employeur fait défaut de verser ses cotisations. Elle communique alors sa décision au comité de retraite, qui doit en transmettre une copie sans délai aux participants et aux participantes, à l'employeur, au syndicat et aux bénéficiaires.

Dès qu'il est avisé de la terminaison du régime, le comité de retraite doit envoyer aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires un relevé de leurs droits à la date de la terminaison. Ce relevé de terminaison les informe de la valeur de leurs droits, des modalités d'acquittement et de la situation financière générale du régime. Le comité doit aussi faire publier un avis dans un quotidien pour inviter toute personne qui croit avoir des droits et qui n'a pas reçu de relevé à les faire valoir auprès de lui.

Pour connaître l'ensemble des tâches que le comité doit remplir lors d'un retrait d'employeur ou d'une terminaison du régime de retraite, consultez les articles pertinents de la Loi RCR et des règlements correspondants dans les références.

Règles de communication efficace

Modes de transmission de l'information

Le comité de retraite peut communiquer avec les participants, les participantes et les bénéficiaires par différents moyens, notamment par la poste, en personne ou selon un autre mode prévu par la Loi RCR, tel que la publication d'un avis dans un quotidien ou l'affichage sur les lieux de travail. Il peut également utiliser les communications électroniques.

Lorsque la Loi RCR prévoit un mode de transmission précis, comme la publication d'un avis dans un quotidien, le comité peut choisir la version papier ou électronique d'un quotidien pour informer les participants, les participantes et les bénéficiaires.

Les règles concernant ces communications sont régies par le Code civil du Québec et la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C‑1.1). Retenons que, pour qu'un document électronique serve de preuve au même titre qu'un document papier, il faut que l'intégrité du document électronique soit assurée.

De plus, la Ligne directrice nº 2 de l'ACOR , intitulée La communication électronique dans le secteur des régimes de retraite, énonce des recommandations générales qui devraient guider le comité de retraite. On y indique notamment les éléments suivants.

• L'obligation de fournir de l'information par écrit peut être satisfaite par la communication électronique. Toutefois, le comité doit remettre une copie papier de tout document n'ayant pu être transmis électroniquement ou à celles ou ceux qui en font la demande.
• La ou le destinataire est réputé avoir donné son consentement à recevoir de la documentation électronique si cette personne désigne un système informatique, par exemple si elle donne son adresse courriel. Elle devrait être informée que son consentement est révocable en tout temps.
• Un document électronique doit pouvoir être conservé par la ou le destinataire pour consultation future.
• Lorsque l'information fournie est disponible en version électronique et en version papier, l'information fournie par voie électronique doit être identique au contenu de la version papier.
• L'obligation de transmettre l'information par une voie précisée doit être respectée. Par exemple, si la loi exige la publication d'un avis dans les journaux, l'envoi d'un courriel ne suffit pas.
• Lorsqu'une signature est exigée, cette obligation peut être satisfaite par une signature électronique.
• L'obligation de présenter un original peut être satisfaite par la communication électronique.
• L'obligation de conserver l'information peut être satisfaite par la conservation de celle-ci sur support électronique.
• La communication électronique doit être conservée dans le format dans lequel elle a été faite, envoyée ou reçue, ou encore dans un format reflétant fidèlement l'information contenue dans la communication initiale.
• L'information peut être fournie sur un site Web ou d'autres outils électroniques. Le comité doit informer les destinataires de la publication de l'information en question par le biais d'un avis contenant la marche à suivre pour accéder à l'information.
• Les comités de retraite doivent tenir compte des défis liés à la protection et à la sécurité des données en mettant en place un protocole permettant la protection sécuritaire de l'information envoyée et conservée, et la récupération des données perdues ou corrompues. Ce protocole devra faire l'objet d'un suivi en continu.
• La communication électronique contenant des renseignements confidentiels devrait être accessible uniquement par le ou les destinataires visés au moyen de systèmes d'information sécurisés.

Langue des communications

La Charte de la langue française  prévoit que la langue officielle du Québec est le français. À cet effet, les communications de l'employeur avec son personnel, y compris celles concernant le régime de retraite, doivent être rédigées en français.

Dans ses communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires, le comité devrait, en raison de ses devoirs généraux de fiduciaire, utiliser une langue qu'ils sont en mesure de comprendre. Ainsi, les avis et relevés fournis aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires francophones devraient être rédigés en français. Le règlement intérieur devrait établir la pratique que le comité entend appliquer à ce sujet.

Les comités de retraite de régimes qui comptent des participants, des participantes et des bénéficiaires à l'extérieur du Québec doivent se conformer pour ces personnes aux politiques linguistiques en vigueur à leur égard.

Principes de base pour guider le comité de retraite dans ses communications

« Ce qui se conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire viennent aisément. » Cette maxime vaut également pour les régimes de retraite.

Voici 8 principes de base qui peuvent guider le comité de retraite dans ses communications avec les participants, les participantes et les bénéficiaires :

• Planifiez. Suivre un calendrier des différents renseignements à fournir aux participants, aux participantes et aux bénéficiaires permettra au comité d'agir avec diligence.
• Évitez les termes trop techniques. Le domaine des régimes de retraite a son propre langage, qui peut être difficile à comprendre pour un ou une profane. C'est pourquoi le comité de retraite devrait éviter d'utiliser des termes trop techniques. Sinon, il ne devrait pas hésiter à en donner une définition.
• N'abusez pas des synonymes. Le même mot devrait être utilisé pour faire référence à une même réalité afin que toute confusion soit évitée. Par exemple, les mots indexation et augmentation au coût de la vie peuvent vouloir dire la même chose pour le comité de retraite, alors qu'ils peuvent avoir des significations différentes pour un participant ou une participante.
• Rédigez des phrases courtes. Les phrases trop longues découragent la lecture. Des phrases qui comportent plusieurs parties séparées par des conjonctions comme et ou mais sont probablement trop longues. Pour les raccourcir, il suffit de faire 2 phrases.
• Utilisez les listes numérotées ou à puces. Si plusieurs éléments doivent être énumérés, il est préférable, pour en faciliter la lecture, de les présenter sous forme de liste.
• Prévoyez les questions. Prévoir les questions des participants et des participantes permet de rédiger des communications qui produisent l'effet voulu.
• Évitez les messages contradictoires. Le comité devrait s'assurer que l'information fournie est claire et cohérente.
• Faites-vous aider. Pour s'assurer d'être bien compris, le comité peut faire relire ses textes par une personne qui n'a jamais lu le document et idéalement par une personne non initiée dans le domaine des régimes de retraite. De plus, dans certains cas, il peut être préférable de recourir aux services d'un ou une spécialiste en communication.

Références5

Références juridiques

Articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  et des règlements correspondants :

Sujets (selon l'ordre de présentation dans cette partie du recueil)		Loi RCR	Règlement RCR
Sommaire du régime		111	56.1
Avis de modification		26
Transformation des droits		22
Fusion de régimes		196	61.1
Modification réductrice		20
Résumé annuel des modifications		112
Assemblée annuelle		166	61.0.11
Consultation des documents du régime		108, 114, 115	60
Relevé annuel :		112
Partie I	Participante ou participant actif		57
	Participante ou participant non actif		59
	Bénéficiaire		59.0.1
Partie II	Situation financière du régime		59.0.2
Avis sur l'existence d'une association qui représente des participants, des participantes ou des bénéficiaires		113.1
Demande des noms et adresses des personnes représentées par l'association		113.2
Relevé relatif aux prestations variables		90.1	15.8 et 24
Relevé de fin de participation active		113	58
Coordination des régimes		111.1
Renonciation du conjoint ou de la conjointe		88.1	67.7
Relevé à la rupture de l'union		108 et 110	35 et 35.1
Demande de partage des droits accumulés au titre du régime de retraite		107 et 110	46 à 50
Avis de retrait de l'employeur		200
Avis de terminaison par l'employeur		204
Avis de terminaison par Retraite Québec		205 et 206
Relevé de droits à la terminaison		207.3	65
Avis public de terminaison		207.4
Règlement intérieur du comité de retraite		151.2

Sujet	Loi RCR	Règlement fixant les plafonds des frais relatifs à la cession de droits entre conjoints
Plafonds des frais pour le relevé des droits du participant ou de la participante à la rupture de l'union et l'exécution du partage	110.1	1 et 2

Autres références

• Lignes directrices de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) 
  • Ligne directrice n^o 2 sur la communication électronique dans le secteur des régimes de retraite
  • Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation
  • Ligne directrice n^o 8 sur les régimes de retraite à cotisations déterminées
• La Lettre n° 27 : La transformation de dispositions à prestations déterminées en dispositions à cotisations déterminées
• La Lettre n° 22 : Le règlement intérieur
• Section Web Modification réductrice
• Section Web Règlement intérieur
• Section Web Acquittement des droits à prestations déterminées
• Section Web Partage des droits
• Section Web Scission ou fusion d'un régime
• Section Web Assemblée annuelle et consultation de la politique d'achat de rentes

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Le rôle du comité de retraite est d'assurer la gestion financière et l'administration du régime de retraite, tout en protégeant les droits des participants et participantes à ce régime.

Afin d'exercer ses fonctions avec prudence, diligence et compétence, et de prendre des décisions éclairées, chaque membre du comité doit avoir toute la documentation pertinente relative au régime de retraite. Celle-ci doit être fiable et à jour.

Pour bien exercer son rôle et, entre autres choses, s'assurer de payer les bonnes prestations aux bonnes personnes, le comité doit faire preuve de rigueur dans la tenue des dossiers. À cette fin, il doit adopter un règlement intérieur qui précise, par exemple, les règles à suivre pour la tenue des registres.

Ainsi, une saine administration nécessite une bonne connaissance et une bonne gestion des différents documents qui soutiennent cette administration.

Cette partie du recueil a pour objectif d'informer les membres du comité de retraite des principaux documents qui concernent l'administration du régime. Elle souligne aussi l'importance de la mise en place de mécanismes de gestion de ces documents dans le but que leur intégrité, leur protection et leur conservation soient assurées.

Une liste des articles pertinents de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (Loi RCR) et des règlements correspondants est présentée à la fin, dans les références.

Documents relatifs au régime de retraite

Un des principaux rôles du comité de retraite est de veiller au respect des droits et à l'exécution des obligations des différentes parties au régime de retraite tout en respectant les exigences des lois. Ces droits et obligations sont prévus dans différents documents qui servent de référence au comité.

Texte du régime de retraite et ses modifications

Le texte du régime de retraite est un contrat qui décrit les droits et devoirs des participants, des participantes et des bénéficiaires, de l'employeur et du comité de retraite. C'est l'outil de base du comité de retraite.

Le comité de retraite doit voir à l'application du texte du régime de retraite. Lorsque certaines dispositions du texte du régime ne sont pas claires, le comité doit les interpréter, demander les avis nécessaires pour en valider l'application et recommander, s'il y a lieu, des modifications auprès de celui qui a le pouvoir de modifier le régime (généralement l'employeur).

La Loi RCR énonce les sujets que le texte du régime de retraite doit aborder, par exemple :

• les conditions d'admissibilité et d'adhésion au régime
• les cotisations que doivent verser l'employeur et, le cas échéant, les participants et participantes
• les remboursements et les prestations payables
• les règles relatives à l'acquittement des droits
• les modalités relatives à l'achat de rente auprès d'une compagnie d'assurance conformément à la politique d'achat de rentes, le cas échéant
• les règles d'attribution de l'excédent d'actif en cas de terminaison du régime
• les règles d'affectation de l'excédent d'actif en cours d'existence du régime
• à quelles conditions et par qui le régime peut être modifié
• la composition du comité de retraite, et les conditions et délais applicables à la nomination et au remplacement de ses membres.

Le texte du régime de retraite peut être modifié selon les modalités qui y sont prévues. Il importe donc au comité de retraite de s'assurer qu'il dispose d'un exemplaire à jour du texte. Il doit aussi avoir accès à l'historique de ce texte, soit le texte d'origine et toutes les modifications qui y ont été apportées dans le temps.

L'exemplaire à jour du texte du régime de retraite peut prendre la forme d'un texte de base suivi de textes qui modifient certaines dispositions de ce texte de base. Si le texte du régime est modifié de façon substantielle ou fréquente, la mise à jour de celui-ci, dans un document intégrant toutes les modifications au texte de base, constitue une saine pratique permettant que les risques d'erreurs soient diminués.

Le texte du régime de retraite et le texte de ses modifications doivent être enregistrés à Retraite Québec et à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Peu importe qui a le pouvoir de modifier le régime de retraite, c'est au comité de retraite, à titre d'administrateur, qu'incombe le devoir de faire enregistrer ces documents. Le formulaire Demande d'enregistrement d'une modification à un régime de retraite permet au comité de s'assurer que tous les documents et renseignements requis sont joints à la demande.

Des ententes-cadres de transfert peuvent aussi accompagner le texte du régime. Ces ententes permettent à un participant ou à une participante de transférer ses droits entre les régimes de retraite visés par l'entente. En général, le transfert s'effectue selon des conditions différentes de celles qui s'appliquent lors d'un transfert dans un instrument, tels un compte de retraite immobilisé (CRI) ou un fonds de revenu viager (FRV).

Convention collective, décret et sentence arbitrale relatifs aux travailleuses et travailleurs syndiqués, et ententes avec des travailleuses et travailleurs non syndiqués

La convention collective peut traiter du régime de retraite. On peut y trouver une entente quant à ses dispositions ou à des modifications à y apporter. Elle peut également prévoir que les avantages du régime de retraite sont maintenus pour la durée de la convention.

Une entente peut aussi être conclue entre l'employeur et un groupe d'employés ou employées, sans que ce soit dans le cadre d'une convention collective.

Il arrive également parfois qu'en raison d'une mésentente au sujet de l'élaboration des conditions de travail, que ce soit un arbitre qui décide de celles-ci. La sentence arbitrale tient alors lieu de convention collective.

De plus, un décret peut faire en sorte qu'une convention collective s'applique non seulement aux parties qui l'ont négociée, mais aussi à tous les employeurs et employés ou employées d'un secteur d'activité.

Une entente, une convention collective ou une sentence arbitrale ne constituent pas des modifications au texte du régime. Les dispositions du texte du régime doivent être modifiées pour refléter ce qui a été prévu dans ces documents, et les modifications doivent être enregistrées. Aussi, en cas de divergence entre ces différents documents, ce sont les dispositions du texte du régime enregistrées à Retraite Québec qui prévalent.

Document relatif à la décision de modifier le régime

Le texte du régime de retraite doit indiquer qui a le pouvoir de le modifier. Souvent, c'est l'employeur qui a ce pouvoir ou, si le régime est négocié, l'employeur et le syndicat. Toutefois, peu importe qui a le pouvoir de le modifier, le consentement de l'employeur est requis tant pour son adhésion au régime que pour une modification à ses obligations.

La décision de l'employeur de modifier le régime de retraite, lorsqu'il n'est pas négocié, ou de consentir à adhérer au régime ou à modifier ses obligations peut prendre différentes formes. Cette décision est le plus souvent présentée sous la forme d'une résolution du conseil d'administration de l'employeur. Lorsqu'il y a négociation, les décisions se concrétisent habituellement par la signature de la convention collective.

Lois et règlements

Le comité de retraite doit aussi respecter les exigences des lois. Au Québec, les principales lois qui s'appliquent aux régimes de retraite sont la Loi RCR et la Loi de l'impôt sur le revenu  (fédérale).

La Loi RCR prévoit des droits minimaux. Ainsi, si le texte du régime de retraite renferme des dispositions qui ne respectent pas les droits minimaux prévus par cette loi, ou s'il est muet sur un sujet, le comité de retraite doit appliquer les dispositions de cette loi. Le régime peut toutefois prévoir des dispositions plus avantageuses que ce que prévoit la Loi RCR. C'est le cas par exemple lorsqu'un régime accorde le droit au transfert au-delà des délais prévus par la Loi RCR.

La Loi de l'impôt sur le revenuconcerne l'aspect fiscal du régime de retraite. Elle prévoit notamment les cotisations maximales qui peuvent être versées et les rentes maximales que le régime peut payer.

En plus de ces 2 lois, le comité de retraite doit aussi tenir compte, notamment, du Code civil du Québec , de la Loi sur les normes du travail ,de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles  et de la Charte des droits et libertés de la personne . En cas de doute, le comité doit consulter les personnes compétentes pour se faire conseiller sur ces matières.

Si des travailleuses ou travailleurs d'une autre province ou de compétence fédérale participent aussi au régime de retraite, les lois des autres gouvernements concernés s'appliquent à ces personnes, conformément aux ententes en vigueur.

Documents relatifs au comité de retraite

Les documents relatifs au comité de retraite permettent aux membres de ce dernier d'exercer correctement leurs fonctions, de prendre des décisions éclairées et de pouvoir en rendre compte.

Règlement intérieur

Le règlement intérieur énonce les règles de fonctionnement et de gouvernance du comité de retraite. Ces règles aident les membres du comité à remplir leurs fonctions correctement, et constituent un outil essentiel pour la saine gestion du régime de retraite.

Lorsqu'il élabore un règlement intérieur adapté aux caractéristiques du régime et qu'il en suit les prescriptions, le comité fait preuve de prudence et se protège ainsi contre d'éventuels recours.

Chaque membre du comité de retraite devrait avoir un exemplaire du règlement intérieur et en connaître le contenu.

Pour plus d'informations, consultez la section Règlement intérieur du comité de retraite de la partie du recueil intitulée Le fonctionnement du comité de retraite.

Politiques administratives

Une politique administrative est constituée d'un énoncé de principes généraux adoptés par le comité de retraite en vue de l'administration du régime de retraite. Elle vise à ce qu'une application uniforme et cohérente des dispositions du régime et de son administration soit assurée.

Une politique administrative peut être utilisée lorsque certaines dispositions du régime de retraite soulèvent des questions d'interprétation. Dans un tel cas, la politique énonce l'interprétation que le comité adopte.

Une politique peut aussi déterminer les règles qui doivent être suivies lorsque celles-ci ne sont pas énoncées dans la Loi RCR ou dans le texte du régime de retraite. Par exemple, une politique administrative pourrait traiter de la méthode de calcul des intérêts à réclamer si les cotisations sont versées en retard lorsque cette méthode est déterminée par la ou le comptable, ou l'actuaire choisi par le comité de retraite.

Procédures administratives

Une procédure administrative contient une liste des étapes à franchir, des moyens à prendre et des méthodes à suivre pour exécuter une tâche. Elle vise à assurer une application uniforme et cohérente des dispositions du texte du régime de retraite. Elle sert, de plus, de liste de vérification à une personne pour s'assurer que rien n'a été oublié.

Les procédures administratives établissent les étapes à suivre pour assurer l'administration du régime de retraite. Il peut s'agir par exemple de la marche à suivre pour remplir les formulaires de demande d'adhésion au régime de retraite ou de demande de calcul de prestations.

En général, ces procédures sont présentées sous forme de manuel ou de guide préparé à l'intention de toute personne qui aura à les appliquer.

Contrats avec les fournisseurs de services

L'administration du régime de retraite nécessite la réalisation de plusieurs tâches dont le degré de complexité est très varié. C'est pourquoi le comité fait normalement appel à différents fournisseurs de services qui accompliront certaines tâches ou qui le conseilleront.

De façon générale, un contrat avec un fournisseur de services précise la nature des tâches confiées, leurs prix et les délais d'exécution qui s'appliquent. Le contrat stipule aussi les obligations de chacune des parties, la fréquence des rencontres et des suivis, les rapports à fournir, les clauses de confidentialité des renseignements, les règles relatives aux conflits d'intérêts et aux manquements à ces règles.

Pour plus d'informations, consultez la section Choisir le type de contrat de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite ainsi que la section Contrat de la partie du recueil intitulée Les personnes clés de l'administration.

Documents sur les réunions du comité de retraite

Le comité de retraite doit tenir des réunions pour surveiller l'administration du régime de retraite et prendre des décisions. Le règlement intérieur doit prévoir des règles pour que le bon déroulement de ces réunions soit assuré.

À cette fin, et afin que des décisions éclairées soient prises lors des réunions, il est nécessaire de bien planifier celles-ci. Ainsi, un avis de convocation est habituellement envoyé aux membres afin de les informer de la tenue de la réunion. Cet avis est accompagné de l'ordre du jour contenant les divers sujets qui seront abordés et de la documentation pour aider les membres à bien se préparer.

Après la réunion, un procès-verbal de celle-ci est rédigé. Ce procès-verbal est envoyé à tous les membres du comité afin qu'ils puissent s'assurer qu'il reflète bien la teneur de la rencontre.

Le comité conserve les procès-verbaux et toute la documentation relative aux réunions du comité de retraite, notamment les divers rapports d'experts ou de fournisseurs de services.

Pour plus d'informations, consultez la section Réunions du comité de retraite : des règles importantes de la partie du recueil intitulée Le fonctionnement du comité de retraite.

Registre d'intérêts

Le comité de retraite doit conserver un registre d'intérêts à son bureau. Ce registre indique les intérêts qu'une ou un membre du comité a déclaré avoir dans une entreprise qui sont susceptibles de mettre en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses fonctions.

Ce registre indique aussi la nature et la valeur des droits qu'une ou un membre du comité de retraite peut avoir dans la caisse de retraite, par exemple une créance. Les droits à titre de participant, participante ou bénéficiaire n'ont pas à être inscrits au registre. Toute personne intéressée peut, sans frais, consulter ce registre pendant les heures habituelles de travail.

Pour plus d'informations, consultez la section Tenir un registre d'intérêts de la partie du recueil intitulée Le rôle et la responsabilité du comité de retraite.

Avis de convocation aux assemblées annuelles et documents sur le déroulement de celles‑ci

Le comité de retraite doit, dans les 9 mois suivant la fin de chaque exercice financier du régime, convoquer l'employeur et tous les participants, participantes et bénéficiaires du régime de retraite à une assemblée annuelle. L'avis de convocation devrait être accompagné de l'ordre du jour de l'assemblée.

Le déroulement de l'assemblée annuelle et le résultat des élections devraient être consignés au procès‑verbal.

Documents relatifs à la nomination des membres

Les nominations de membres faites à l'assemblée annuelle sont consignées au procès-verbal de l'assemblée. Pour ce qui est de la nomination des autres membres, elle sera indiquée dans un avis écrit signé par une personne autorisée ou encore, s'il s'agit d'une ou un membre nommé par l'employeur, dans une résolution du conseil d'administration de celui‑ci.

Correspondance

Les participants, les participantes, les bénéficiaires ainsi que les travailleurs et les travailleuses admissibles au régime ont le droit de consulter la correspondance entre Retraite Québec et le comité de retraite au cours des 60 mois précédant la date de leur demande de consultation. Par contre, ils n'ont pas accès à celle portant sur un autre travailleur, participant ou bénéficiaire.

Par ailleurs, un fournisseur de services doit communiquer au comité de retraite les renseignements et documents reçus des autorités gouvernementales, qui mettent en cause la conformité du régime de retraite ou de son administration aux lois applicables.

Documents financiers

Plusieurs documents aident le comité de retraite à gérer la caisse de retraite et à se tenir informé de la situation financière du régime. Ces documents peuvent varier selon le type de régime. Les principaux sont présentés ci‑dessous.

Rapport financier ou états financiers

Le comité de retraite doit faire préparer un rapport financier ou des états financiers du régime. Ce document fait le point sur l'actif du régime de retraite disponible à la fin d'un exercice financier et sur son évolution depuis l'exercice précédent. Il présente notamment :

• l'ensemble des cotisations versées
• les prestations payées
• les dépenses liées à l'administration du régime et à la gestion des placements
• les revenus globaux de placement au cours d'un exercice financier donné.

Ces renseignements sont utilisés pour la production de la déclaration annuelle de renseignements.

Le rapport financier ou les états financiers doivent être audités par un auditeur indépendant ou une auditrice indépendante (comptable professionnel agréé [CPA] détenteur du titre d'auditeur).

Le rapport financier ou les états financiers peuvent être dispensés d'audit sous certaines conditions (consultez l'article 20 du Règlement sur la soustraction de certaines catégories de régimes de retraite à l'application de dispositions de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite ).

Déclarations annuelles de renseignements

Pour chaque exercice financier du régime, une déclaration annuelle de renseignements (DAR) doit être transmise à Retraite Québec. Pour les fins d'exercice du 31 décembre 2018 et ultérieures, la DAR est produite et transmise électroniquement au moyen du Portail RCR, et peut être conservée sous forme de fichier PDF. Elle doit être accompagnée, sauf exception, du rapport de l'auditeur indépendant ou de l'auditrice indépendante sur le rapport financier ou les états financiers ainsi que du rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit (NCSC 4460).

Seule la personne qui représente l'administrateur du régime peut transmettre la déclaration annuelle électronique. Lors de l'envoi, cette personne doit confirmer que le comité de retraite :

• a pris connaissance de la DAR
• a attesté de l'exactitude et de la véracité des renseignements contenus dans la DAR.

La DAR contient des informations concernant :

• l'administrateur du régime et la personne le représentant
• les employeurs parties au régime
• la participation au régime
• la situation financière du régime (cotisations, revenus de placements, prestations, créances, actif net du régime, etc.)
• l'administration et les placements du régime.

Une DAR doit également être transmise à l'ARC. Pour ce faire, le comité peut utiliser le formulaire T244 de l'ARC, le remplir et le transmettre à l'ARC. Il peut aussi remplir l'annexe des renseignements requis par l'ARC sur le Portail RCR. Dans le dernier cas, Retraite Québec transmet l'information à l'ARC par un envoi électronique sécurisé.

Politique de financement

Un régime à prestations déterminées doit être doté d'une politique de financement. Celle-ci a pour but d'aider le comité de retraite à gérer les risques liés au financement du régime. Elle est établie par celui qui a le pouvoir de modifier le régime.

Pour plus d'informations, consultez la section Web Politique de financement.

Politique de placement

Le comité de retraite décide des placements.  Il doit s'assurer que l'actif du régime est investi dans des placements conformément à la politique de placement.

Le comité de retraite doit adopter une politique de placement qui tient compte des caractéristiques du régime de retraite, de ses engagements financiers et, si elle est requise, de la politique de financement. Cette politique de placement doit traiter des sujets énoncés dans la Loi RCR, notamment les besoins de liquidités, la proportion de l'actif qui peut être placée respectivement dans des titres d'emprunt et dans des titres de participation ainsi que les catégories de placements autorisés. Elle devrait être révisée régulièrement.

Documentation afférente aux placements offerts aux participants

Lorsque le régime de retraite à cotisation déterminée prévoit que ce sont les participants et les participantes qui décident de leurs placements, le comité de retraite n'a pas à adopter de politique de placement. Il doit cependant s'assurer que les participants et participantes disposent d'au moins 3 choix de placements diversifiés. Il devrait appliquer la Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) , qui prévoit que le comité devrait :

• choisir l'établissement financier qui offrira les placements et l'évaluer périodiquement
• s'assurer que les choix de placements offerts sont appropriés et, s'il y a lieu, les réviser
• fournir aux participants et participantes l'information et les outils nécessaires pour les aider à choisir leurs placements.

Rapport d'évaluation actuarielle

En ce qui concerne un régime à prestations déterminées, Retraite Québec et l'ARC exigent périodiquement un rapport d'évaluation actuarielle. Ce rapport doit être préparé par une ou un actuaire qui détient le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires.

Dans le rapport d'évaluation actuarielle, l'actuaire détermine les cotisations qui doivent être versées au cours des prochaines années pour que le financement des prestations courantes et des déficits soit assuré. Il y fait également état de la valeur de l'actif et des engagements du régime de retraite. Il y établit aussi si le régime a un excédent d'actif ou s'il est en déficit.

L'actuaire estime de plus dans ce rapport le degré de capitalisation du régime de retraite. Le degré de capitalisation du régime correspond au pourcentage de l'actif par rapport à ce qui est nécessaire pour le paiement des prestations au fur et à mesure de leur échéance.

C'est aussi dans le rapport d'évaluation actuarielle que l'actuaire estime le degré de solvabilité. Le degré de solvabilité représente le pourcentage de l'actif par rapport à ce qui serait nécessaire pour le paiement des prestations s'il était mis fin au régime de retraite.

Le rapport d'évaluation actuarielle doit être transmis à Retraite Québec et à l'ARC avec le Sommaire des renseignements actuariels.

Avis relatif à la situation financière du régime

Pour ce qui est d'un régime à prestations déterminées autre qu'un régime de retraite à financement salarial, le comité de retraite doit transmettre à Retraite Québec un avis sur la situation financière du régime à la date de la fin de l'exercice financier du régime, à moins qu'une évaluation actuarielle ne soit requise à cette date.

Cet avis indique notamment le degré de solvabilité du régime à la date de fin de l'exercice financier. Il doit être accompagné d'un document préparé par une ou un actuaire qui détient le titre de Fellow de l'Institut canadien des actuaires. Ce document doit contenir la certification de l'actuaire attestant le degré de solvabilité ainsi que les renseignements utilisés pour établir la situation financière probable du régime selon l'approche de solvabilité, c'est-à-dire dans l'hypothèse où le régime se termine.

Politique d'achat de rentes

Un régime à prestations déterminées peut être doté d'une politique d'achat de rentes. Dans un tel cas, le comité de retraite est habilité à procéder à l'acquittement des droits des participants, des participantes et des bénéficiaires par l'achat de rentes auprès d'une compagnie d'assurance conformément à cette politique et à la Loi RCR. La politique d'achat de rentes est établie par celui qui a le pouvoir de modifier le régime.

Pour plus d'informations, consultez la section Web Politique d'achat de rentes.

Rapports et attestations des fournisseurs de services

Afin de surveiller la situation financière du régime de retraite et le travail des différents fournisseurs de services, le comité doit demander à ces derniers de lui rendre compte. Cette reddition de compte se fait par la production de rapports et la délivrance d'attestations de conformité. Par exemple, l'attestation de la ou du gestionnaire de portefeuille selon laquelle elle ou il a respecté en tout temps la politique de placement.

La fréquence et le contenu des rapports et des attestations de conformité devraient être prévus dans le contrat que le comité de retraite conclut avec chaque fournisseur.

Livres et registres

Le but premier d'un régime de retraite est de procurer à ses participants et participantes un revenu de retraite financé par les cotisations versées à la caisse de retraite. Pour s'acquitter de cette tâche, le comité de retraite doit  conserver des livres et des registres. Ceux-ci lui serviront, entre autres choses, à établir les droits individuels des participants et participantes et à vérifier les entrées et sorties de fonds.

Dossiers des participantes, des participants et des bénéficiaires

Pour s'assurer que les personnes reçoivent les prestations auxquelles elles ont droit, il est indispensable que les renseignements propres à chaque participant ou participante et bénéficiaire soient consignés, ainsi que leur historique lorsque les choix sont modifiés.

Il faut donc conserver les documents que le participant, la participante, le bénéficiaire, le conjoint, la conjointe ou d'autres personnes envoient au comité de retraite, par exemple :

• la demande d'adhésion au régime ou la renonciation à l'adhésion si celle-ci est facultative
• les désignations de bénéficiaires
• la renonciation du conjoint ou de la conjointe du participant ou de la participante à la prestation de décès, et la révocation de cette renonciation
• les choix de placements
• le choix d'options quant à la forme de la rente
• la demande de transfert ou de remboursement
• la déclaration quant à l'état matrimonial du participant ou de la participante
• la demande de relevé et de partage en cas de rupture
• le jugement de divorce ou de séparation de corps
• l'acte de naissance
• le certificat médical
• l'acte de décès.

Il faut aussi conserver une copie des documents tels que :

• les relevés annuels
• le relevé de départ
• le relevé en cas de rupture de l'union
• le formulaire fiscal aux fins d'un transfert (T2151)
• les relevés relatifs au facteur d'équivalence, facteur d'équivalence rectifié et facteur d'équivalence pour service passé
• les relevés fiscaux relatifs au revenu de retraite ou au remboursement
• la preuve d'acquittement des droits.

Il faut enfin consigner les données servant à l'établissement des droits du participant ou de la participante, par exemple :

• la date de naissance
• la date d'adhésion au régime
• les cotisations versées
• la rémunération
• les services reconnus.

Bien que le comité de retraite soit responsable de recueillir et de conserver les renseignements sur les participants et participantes, cette tâche est habituellement confiée à l'employeur, à une société d'actuaires-conseils ou à un établissement financier.

Le comité de retraite doit alors s'informer des mesures prises pour assurer l'intégralité, la fiabilité et la conservation sécurisée des renseignements. Il doit établir dans le contrat avec son fournisseur de services que ces données appartiennent au régime de retraite et que le comité peut en obtenir des copies ou les consulter.

Registre des cotisations

Le comité de retraite doit s'assurer que les cotisations ont été versées à la caisse de retraite. Pour cela, l'employeur peut remettre au comité une copie de l'avis qu'il envoie chaque mois au dépositaire des titres. Cet avis indique les cotisations versées par les employés et employées, et l'employeur.

Le comité de retraite peut exiger du dépositaire de titres un rapport indiquant les cotisations versées et la date de leur versement. Ce rapport permet la conciliation des cotisations indiquées par l'employeur et celles indiquées par le dépositaire de titres.

Même si le comité de retraite confie cette fonction à un fournisseur de services, comme c'est souvent le cas dans les régimes de petite taille, il doit néanmoins s'assurer que le suivi est effectué.

Registre des prestations

Le comité de retraite doit aussi veiller au paiement des prestations. De façon générale, lorsqu'il s'agit des rentes de retraite, le dépositaire des titres fait les versements. Le comité de retraite doit néanmoins aviser le dépositaire lorsqu'un paiement à une personne nouvellement retraitée s'ajoute ou qu'un autre type de paiement doit être fait.

Le registre des prestations, qui contient les sommes versées et le type de paiement, permet de vérifier si les paiements faits par le dépositaire de titres concordent avec les instructions du comité de retraite. Il concerne aussi bien les sommes payées à titre de rentes et prestations que les sommes remboursées ou transférées. De plus, le registre peut être utilisé comme source d'information, par exemple pour la production de la DAR ou le calcul des facteurs d'équivalence.

Liste des dépenses d'administration

À moins de dispositions contraires du régime de retraite, la caisse de retraite assume les dépenses d'administration du régime de retraite. Ces dépenses comprennent principalement les honoraires des fournisseurs de services à qui le comité de retraite confie des fonctions, notamment la ou le gestionnaire de portefeuille, la ou le comptable, ou l'actuaire.

Pour s'acquitter de ses obligations et limiter sa responsabilité, le comité de retraite doit surveiller et documenter les dépenses relatives à ses fournisseurs de services. Il doit par exemple faire un suivi régulier des travaux effectués et des dépenses engagées par rapport à ceux initialement prévus. Le comité de retraite devrait prévoir un prix maximal au-delà duquel le fournisseur de services doit obtenir une autorisation pour poursuivre ses travaux.

À cet effet, le comité doit tenir un registre des dépenses. Il y consigne les dépenses prévues et les dépenses qu'il a engagées. De plus, il compare les dépenses qu'il a engagées à celles indiquées dans les rapports du dépositaire des titres. Le comité de retraite doit documenter son suivi à l'aide des factures et des pièces justificatives des fournisseurs de services.

En plus des dépenses relatives aux fournisseurs de services, les dépenses d'administration comprennent les dépenses liées à l'exercice des fonctions des membres du comité de retraite, telles leurs dépenses de formation, de déplacement, de même que leur rémunération, s'il y a lieu.

Politique sur la gestion des documents

Une bonne gestion des documents permet au comité de retraite de démonter qu'il a agi avec prudence, diligence et compétence dans l'intérêt des participants, participantes et bénéficiaires. Cela lui permet, entre autres choses, d'avoir l'information requise pour prendre des décisions éclairées, de faire les suivis requis et de démontrer que les participantes, participants et bénéficiaires ont reçu les prestations auxquelles ils ont droit.

Conservation des documents

Le comité de retraite doit conserver les documents du régime de retraite et de son administration. Le règlement intérieur devrait prévoir qui conserve ces documents, à quel endroit, et quelles mesures en assurent l'intégrité.

Ces documents peuvent être conservés en format papier ou électronique. Ils devraient tous être classés au même endroit, soit au bureau du comité de retraite ou à celui de l'employeur.

Après un certain nombre d'années d'existence du régime de retraite, la documentation à conserver peut s'avérer volumineuse. Le comité devrait alors prévoir des règles d'archivage des documents.

Il peut arriver que certains documents soient conservés par un fournisseur de services, par exemple le fournisseur de services administratifs qui conserve les dossiers des participants et participantes. Le comité de retraite s'assure alors que ces documents sont conservés aussi longtemps que requis et que le fournisseur les remettra au comité ou au nouveau fournisseur de services, le cas échéant. Ces éléments devraient être indiqués dans le contrat. Le comité doit aussi s'assurer qu'il a accès à ces documents en tout temps.

Les documents relatifs à l'administration doivent être conservés pendant l'existence du régime de retraite. Des règles visant à assurer leur conservation après la liquidation de la caisse de retraite, la scission ou la fusion du régime devraient aussi être prévues. Quant aux dossiers des participantes et participants, il convient de les conserver aussi longtemps que le participant, la participante, ou ses héritiers ou héritières peuvent faire valoir des droits.

Accessibilité à l'information par les membres du comité de retraite

Les membres du comité de retraite ont un droit d'accès à l'information liée à l'exercice de leurs fonctions. À cet effet, la ou le secrétaire du comité ou encore toute autre personne que le comité désigne a l'obligation de fournir à chacun des membres, les documents et les renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions. De plus, les membres ont le droit de consulter les documents pertinents et ils peuvent en obtenir des copies.

Toutefois, ce droit de consultation ne s'étend pas aux renseignements personnels concernant les participants et participantes, sauf si les fonctions des membres du comité de retraite le requièrent.

À cet égard, le comité de retraite prudent se dote de règles écrites régissant l'accessibilité et la diffusion de l'information à ses membres. Ces règles devraient prévoir :

• qu'une ou un membre du comité de retraite soit désigné pour assurer l'accès et la conservation des documents du régime de retraite. Cette ou ce membre sera généralement la ou le secrétaire du comité. C'est à cette personne que toute demande de consultation des documents devra être adressée. Elle jugera alors de la conformité de la demande et, le cas échéant, y donnera suite
• que l'accès aux renseignements personnels concernant les participants et participantes soit limité à seulement à un ou deux membres du comité. Le comité pourrait alors choisir les membres qui ont déjà accès à ces données de par leur rôle au sein de l'entreprise de l'employeur, par exemple, la directrice ou le directeur des ressources humaines.

Protection des renseignements

Le comité de retraite doit prendre les moyens adéquats pour s'assurer qu'aucun préjudice n'est causé aux participants ou participantes eu égard aux données personnelles dont dispose le régime de retraite pour son compte. Cela signifie que le comité de retraite doit limiter l'accès à certains renseignements.

Par exemple, le comité de retraite doit s'assurer que le fournisseur de services à qui il a confié l'administration du régime de retraite donne accès aux renseignements personnels seulement à la participante ou au participant concerné et aux autres personnes autorisées.

Références

Références juridiques

Articles de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite  (Loi RCR) et du Règlement sur les régimes complémentaires de retraite  (Règlement RCR)

Sujets (selon l'ordre de présentation dans cette partie du recueil)	Loi RCR	Règlement RCR
Régime de retraite	6, 14, 24
Règlement intérieur	151.2
Registre des intérêts	159
Assemblée annuelle	166	61.0.11
Correspondance	114, 154.3	60, par. 8°
Rapport financier ou états financiers	161
Déclaration annuelle de renseignements	161
Politique de placement	168 et 169
Placements décidés par les participants et participantes	168
Évaluation actuarielle	118, 119 et 120	4 à 11.3
Avis relatif à la situation financière du régime	119.1	3.1 et 3.2
Dépenses d'administration	162
Accessibilité à l'information	151.3 et 154.3

Autres références

• Agence du revenu du Canada (ARC)
  • Lexique des régimes de pension agréés  (RPA)
  • Manuel technique sur les RPA de la Direction des régimes enregistrés 
  • Plafonds des CD, des PD, des REER, des RPDB, des CELI et le MGAP 
  • RPA 
• Lignes directrices de l'ACOR  : Ligne directrice n^o 3 sur les régimes de capitalisation