Désignation et remplacement des membres du comité de retraite
Les modalités de désignation et de remplacement des membres qui composent le comité de retraite diffèrent selon qu'ils sont désignés suivant les dispositions du régime ou lors de l'assemblée annuelle.
Membres désignés selon les dispositions du régime
Les dispositions du régime indiquent qui a le pouvoir de nommer les membres autres que ceux désignés lors de l'assemblée annuelle ainsi que les critères pour les désigner.
Un membre peut être désigné selon différents critères, par exemple :
- à titre personnel
- selon les fonctions qu'il occupe dans l'entreprise
- selon son statut dans le régime (participant actif, retraité, etc.).
De façon générale, un membre du comité est une personne physique. Toutefois, il pourrait aussi être une personne morale.
Le comité de retraite ne peut pas, dans son règlement intérieur, prévoir d'autres règles pour désigner des membres à moins que le régime ne lui donne ce droit.
Membres désignés lors de l'assemblée annuelle
Le comité de retraite peut proposer un mode pour désigner des membres. S'il n'en propose aucun, ou si celui proposé ne convient pas, chaque groupe, soit celui des participants actifs et celui des participants non actifs et des bénéficiaires, décide du mode pour désigner la personne de son choix.
Vote par procuration
Les procurations données par des participants et bénéficiaires à des personnes présentes à l'assemblée annuelle permettent à celles-ci de voter sur le mode de désignation.
Si le vote par procuration est accepté comme mode de désignation, alors les procurations devront être prises en compte lors du vote de désignation des membres.
Durée du mandat d'un membre
Le mandat d'un membre est d'une durée maximale de 3 ans. Le régime peut prévoir un terme différent selon le poste occupé. Le mandat d'un membre peut être renouvelé à l'expiration de son terme si le régime le prévoit. Toutefois, s'il s'agit d'un membre désigné lors de l'assemblée annuelle, il devra être désigné de nouveau par cette assemblée pour commencer un nouveau mandat.
Remplacement d'un membre désigné selon les dispositions du régime
Les dispositions du régime doivent prévoir les conditions pour remplacer un membre. Les situations qui peuvent nécessiter le remplacement d'un membre sont : la fin du mandat, le décès, la perte de la qualité pour agir, l'absence, l'empêchement permanent ou temporaire pour agir, la démission ou la destitution.
Dans le cas d'une absence ou d'un empêchement d'agir, il faut se référer au texte du régime pour savoir si un membre doit être remplacé de façon temporaire ou permanente. C'est le cas notamment lors d'un congé de maladie.
Remplacement d'un membre désigné lors de l'assemblée annuelle
Lorsqu'un membre votant désigné lors de l'assemblée annuelle ne peut remplir ses fonctions parce que son poste devient vacant (exemple : décès, démission), parce qu'il est absent, ou encore parce qu'il est empêché d'agir (exemple : maladie, congé de maternité ou de paternité), le comité nomme un remplaçant jusqu'à la prochaine assemblée annuelle. Cette personne n'a pas à être un participant au régime de retraite ou un bénéficiaire de ce régime.
Notez que...
Le membre dont le
mandat prend fin demeure en fonction jusqu'au renouvellement de son mandat ou jusqu'à la nomination de son remplaçant.
Le membre qui démissionne cesse de siéger au comité à la date de réception de son avis de démission, à moins qu'il n'indique une date postérieure.
Pour en savoir plus sur la
composition du comité de retraite, voyez :