Réunions du comité de retraite
Le comité de retraite doit tenir des réunions pour surveiller adéquatement les affaires courantes de l'administration du régime (par exemple, vérifier les rendements de la caisse et la conformité de ses placements, faire préparer les rapports) et prendre des décisions.
Les règles de fonctionnement du comité doivent prévoir le nombre de réunions que le comité doit tenir pour s'acquitter correctement de ses obligations. Généralement, elles prévoient le nombre de réunions régulières et la possibilité de convoquer des réunions spéciales.
Le nombre de réunions est habituellement fonction des caractéristiques du régime et de son administration. Il est fréquent de tenir une réunion chaque trimestre. Dans les régimes de grande taille, la fréquence est généralement mensuelle.
Notez que...
Dans les régimes à cotisation déterminée, il est important de tenir des réunions même si l'administration est confiée à un établissement financier. Des réunions doivent aussi être tenues même si les participants décident de leurs placements.
Procédure des réunions
Le comité doit prévoir des règles pour assurer le bon déroulement des réunions. Ces règles doivent être adaptées aux caractéristiques du comité de retraite.
Il est d'usage de fournir aux membres un avis de convocation aux réunions et un
ordre du jour accompagnés des documents nécessaires à la prise de décisions et à la surveillance. Ainsi, les membres pourront assister aux réunions en étant bien préparés.
Prise des décisions
Chaque membre devrait avoir l'occasion de s'exprimer avant le vote. Le règlement intérieur devrait prévoir des règles à cet effet, par exemple allouer une période à chaque membre pour lui permettre de donner son point de vue.
Chaque membre a un droit de vote, sauf le membre non votant désigné à l'assemblée annuelle (aussi appelé « membre additionnel »).
Les décisions du comité se prennent selon la
proportion des votes prévue au régime de retraite. Si le régime ne le précise pas, le règlement intérieur peut indiquer la proportion requise. Si le régime et le règlement intérieur ne prévoient rien à cet effet, les décisions se prennent à la majorité des membres, présents et absents, soit 50 % plus un.
Les décisions du comité ne peuvent pas être prises par un
vote paritaire, c'est-à-dire un vote pour chaque groupe : les membres désignés par l'employeur, le syndicat et les participants à l'assemblée annuelle.
En cas d'égalité des voix, un membre peut avoir un
vote prépondérant. La décision du comité est alors celle pour laquelle ce membre a voté. Le régime peut prévoir quel membre a le vote prépondérant. Si rien n'est prévu au régime, le règlement intérieur peut le prévoir.
Notez que...
Il est contraire à la
Loi sur les régimes complémentaires de retraite de ne pas tenir compte du vote d'un membre pour donner un vote prépondérant à un membre désigné par l'employeur, le syndicat ou les participants. Un tel mécanisme prive un membre de son droit de vote.
Le comité de retraite devrait produire des
procès-verbaux de ses réunions. Ils sont importants pour démontrer comment le comité s'est acquitté de ses fonctions. Ils devraient refléter les points à l'ordre du jour et fournir des explications sur la façon dont les décisions ont été prises, sur les motifs à l'appui de celles-ci et sur les activités de surveillance du comité. Les membres du comité devraient approuver chaque procès-verbal pour s'assurer qu'il reflète leurs discussions et les décisions prises.
Pour en savoir plus sur les autres règles de
fonctionnement du comité, voyez :