Protection de l'administrateur et de la caisse de retraite
Le meilleur moyen d'éviter les fautes et les poursuites qui peuvent en découler est de mettre en place des mécanismes pour prendre des décisions éclairées et d'exercer une surveillance adéquate de l'administration du régime. C'est pourquoi l'administrateur doit établir un règlement intérieur. Même si les poursuites contre les administrateurs sont peu fréquentes, une assurance responsabilité devrait aussi être souscrite.
Règlement intérieur
Le
règlement intérieur doit prévoir des règles de gouvernance. Ces règles doivent notamment traiter des mesures pour gérer les risques financiers, des contrôles internes et des livres et registres. Lorsque le régime est administré par un comité de retraite, le règlement intérieur doit aussi prévoir les règles de fonctionnement du comité.
Assurance responsabilité
L'assurance responsabilité protège l'administrateur des conséquences pécuniaires qui découlent de recours pour des actes, des erreurs ou des omissions qui sont liés à ses
obligations. Elle couvre notamment les erreurs administratives, la transgression de dispositions législatives ou contractuelles, ou encore le choix inacceptable d'un fournisseur de services. L'assureur paie les frais de défense, que la poursuite s'avère fondée ou non.
La prime d'assurance fait partie des frais d'administration du régime et elle est payée par la caisse de retraite ou, si le texte du régime le prévoit, par l'employeur.
Les polices d'assurance responsabilité pour les administrateurs sont complexes. Il est donc important de s'en faire expliquer les termes par un représentant de l'assureur et de vérifier notamment les personnes assurées, les actes couverts, les exclusions et les montants de la prime d'assurance, de la franchise et de la couverture.
Bon à savoir...
- Il est préférable d'avoir une assurance responsabilité propre à
l'administrateur du régime, souvent appelée « assurance pour les fiduciaires de caisse de retraite ».
- Certains régimes ne comportent qu'une entente avec l'employeur pour indemniser l'administrateur, en l'occurrence les membres du comité de retraite. Dans ces cas, il peut être difficile, voire impossible, de faire respecter cette entente si l'employeur est en difficulté financière.
- Certains membres de comités de retraite peuvent être protégés par l'assurance responsabilité civile de l'employeur. Ce type d'assurance ne couvre pas le risque fiduciaire. De plus, cette protection peut être retirée en cas de difficultés financières ou de faillite de l'employeur.
- Dans certains régimes, des ententes sont conclues avec l'employeur pour indemniser l'administrateur en cas d'actes non couverts par l'assurance responsabilité ou pour payer la franchise prévue par le contrat d'assurance.
Indemnisation par la caisse de retraite
En l'absence d'assurance responsabilité, la caisse de retraite doit servir à indemniser les membres de comités de retraite qui n'ont commis
aucune faute pour les préjudices qu'ils ont subis dans l'exercice de leurs fonctions. La caisse permet alors de rembourser les frais de défense si la poursuite est non fondée. Par contre, si la poursuite est fondée, c'est-à-dire que les membres ont commis une faute, les frais ou indemnités ne sont pas remboursables par la caisse de retraite.
Si les membres du comité de retraite ont une assurance responsabilité qui prévoit le paiement d'une franchise, le comité peut rembourser à même la caisse de retraite la franchise aux membres s'ils n'ont commis aucune faute intentionnelle ou lourde. Ce remboursement n'est pas automatique. Avant de rembourser, le comité doit considérer les incidences financières sur la caisse et les autres circonstances.
Notez que...
Ces règles s'appliquent également à l'employeur qui est l'administrateur d'un régime de moins de 51 participants et bénéficiaires.
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