Livres et registres à tenir
Le règlement intérieur doit prévoir des règles sur la tenue des livres et registres du régime et de son administration.
Ces livres et registres sont les documents des systèmes administratif et comptable du régime dans lesquels sont enregistrées les opérations juridiques et économiques. Ils doivent être conservés aux fins de preuve, de contrôle ou de consultation. Ils comprennent entre autres :
- le registre des intérêts
- le registre des cotisations
- le registre des prestations
- le registre des dépenses d'administration
- les dossiers sur les participants et sur les bénéficiaires (données ayant servi au calcul des droits, choix de rentes, formulaire de renonciation du conjoint, désignation du bénéficiaire, jugement de divorce, etc.).
Le règlement intérieur devrait prévoir des mesures pour assurer la fiabilité et l'intégrité des livres et des registres. Ces mesures ont trait notamment à l'authenticité des documents, à leur accessibilité, à leur mise à jour, à la protection des renseignements personnels, à leur conservation (sécurité des données et leur archivage).
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