Repérer et corriger les incohérences
Tirez profit des rapports et des fonctionnalités de contrôle de votre système de paie en effectuant des contrôles périodiques tout au long de l'année. Cela vous permettra de repérer les incohérences et de les corriger rapidement.
Modifier les données de participation dès que nécessaire
Assurez-vous que les données de participation respectent les dispositions du régime de retraite. Dans le cas contraire, modifiez-les dès que possible. Ainsi, votre personnel profitera de tous les bénéfices auxquels il a droit.
Gérer les demandes liées aux événements de la vie d'une participante ou d'un participant
Une demande de rachat de service, une demande de partage du patrimoine, la rupture d'une union ou une demande de prestation de retraite sont des événements de la vie qui reposent sur les données de participation. Ainsi, il faudra tôt ou tard assurer la conformité de ces données. En le faisant au moment de la production de la DA, vous éviterez un certain nombre de demandes de modification aux données de participation, a posteriori.
Rester en contact avec la personne responsable des services électroniques (RSE)
La ou le responsable des services électroniques (RSE) de votre organisation gère tous les accès de vos ressources au service en ligne (SEL). Mettez cette personne à profit tout au long de l'année pour vous assurer que les bons accès soient accordés aux bonnes personnes.
Assurez-vous que la ou le RSE reçoit l'information nécessaire pour poser les actions suivantes :
Accorder les accès à chaque représentante ou représentant RRSP, en fonction de ses tâches.
Cela permet que chaque représentante ou représentant reçoive seulement les notifications qui la ou le concernent. De plus, l'accès aux données confidentielles est limité seulement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.
Mettre à jour les dossiers d'identification des représentantes et représentants RRSP qui utilisent le service en ligne destiné aux employeurs.
Assurez-vous que les adresses courriel et les coordonnées téléphoniques sont exactes. N'oubliez pas d'ajouter le numéro du poste téléphonique, s'il y a lieu.
La ou le RSE doit également supprimer les accès des ressources qui n'utilisent plus le service en ligne. Il faut donc les informer des départs ou des nouvelles attributions de vos ressources.
Relayer l'information.
En tant que responsable des communications pour tous les services du service en ligne, la ou le RSE a accès à tous les messages reçus ainsi qu'à tous les échanges réalisés dans le forum sécurisé. Il veille à la circulation efficace de l'information afin que les représentantes et représentants RRSP concernés participent aux échanges dans les délais impartis.