Production de la déclaration annuelle : aide‑mémoire pour les représentants RRSP

Voici quelques vérifications à faire, pour limiter le nombre d'incohérences dans les données de participation :

• Nomination liée au Régime de retraite du personnel d'encadrement (RRPE)

  Assurez-vous que les formulaires et les documents requis ont été transmis à Retraite Québec. Le formulaire de validation de la participation au RRPE et celui de l'adhésion à l'assurance collective des cadres doivent être transmis dès l'entrée en fonction d'une personne.

• Calendriers de paie

  Vérifier que ceux-ci sont conformes aux périodes de paie réelles ainsi qu'au nombre de jours rémunérés. Les calendriers permettent de vérifier le salaire admissible d'une personne et de calculer ses prestations.

• Anomalies récurrentes

  Prendre connaissance des anomalies soulevées lors de la production de la DA précédente peut vous orienter vers les ajustements à apporter à vos systèmes de paie (ex. : identification des participantes et participants).

Accompagnement offert

Votre agente ou agent dédié peut vous soutenir dans la préparation de votre DA, vous aider à prévoir des incohérences qui auraient une incidence sur celle-ci et établir une stratégie avec vous.

Transmettre les fichiers de données de participation à Retraite Québec rapidement

Le service en ligne de production de la DA est disponible dès janvier. En transmettant vos fichiers dès ce moment, vous aurez plus de latitude pour obtenir une vue d'ensemble de la charge de travail et pourrez ainsi planifier les activités à réaliser :

• Prendre connaissance de l'inventaire des messages d'erreur et d'avertissement.

• Permettre à votre agente ou agent dédié de faire un portrait d'ensemble des changements à effectuer, puis de vous proposer des pistes de solution qui vous feront gagner du temps (ex. : corrections massives).

• Identifier rapidement les écarts de cotisation pour faciliter la récupération des cotisations manquantes ou le remboursement des trop‑perçus.

• Faciliter l'arrimage des interventions entre les services. Il est possible que vous ayez à obtenir des renseignements détenus par vos collègues du service des ressources humaines ou de celui de la paie afin d'assurer la conformité des données. Prévoyez suffisamment de temps pour le faire.

Tirer profit de tous les outils disponibles

• Le service en ligne « Traitement et soumission de la déclaration annuelle » vous permet de répondre de façon interactive aux messages de validation (sous forme de « question-réponse »). Ce service est accessible seulement pendant la période de production de la DA.

• Le chapitre Participation – Messages de validation de la déclaration annuelle du Guide de l'employeur est la meilleure référence pour corriger une incohérence ou une problématique qui a généré un message d'erreur ou d'avertissement.

• Le filtre « priorité », disponible dans le service en ligne Saisir et mettre à jour les données de la déclaration annuelle, permet de réduire le nombre de messages de validation qui découlent d'une incohérence prédominante en les traitant dans un certain ordre. Optimisez votre travail en utilisant le filtre « priorité » qui se trouve à la section « Sélection », à l'étape 2 du rapport de validation.

Corriger les incohérences relevées au moment de la production de la DA

Réduire le nombre de validations

Les incohérences relatives au salaire admissible qui ne sont pas corrigées pendant la production de la DA sont converties en « valid » qui restent au dossier de la personne participante tant que le salaire admissible n'est pas conforme.

Réduire le nombre de sollicitations et d'échanges dans le forum sécurisé et le nombre de demandes de modification aux données de participation

La facturation de la DA rend les données de participation disponibles aux intervenants des différents secteurs de Retraite Québec qui reçoivent et traitent les demandes des personnes participantes en lien avec les événements de la vie (ex. : demande de prestation de retraite, demande de rachat). Avoir des données de participation conformes au moment de la production de la DA permet de réduire (peut-être d'éviter) les questions, les demandes de validation et d'éventuelles corrections qui devraient être effectuées avant le traitement des demandes des personnes participantes.

Repérer et corriger les incohérences

Tirez profit des rapports et des fonctionnalités de contrôle de votre système de paie en effectuant des contrôles périodiques tout au long de l'année. Cela vous permettra de repérer les incohérences et de les corriger rapidement.

Modifier les données de participation dès que nécessaire

Assurez-vous que les données de participation respectent les dispositions du régime de retraite. Dans le cas contraire, modifiez-les dès que possible. Ainsi, votre personnel profitera de tous les bénéfices auxquels il a droit.

Gérer les demandes liées aux événements de la vie d'une participante ou d'un participant

Une demande de rachat de service, une demande de partage du patrimoine, la rupture d'une union ou une demande de prestation de retraite sont des événements de la vie qui reposent sur les données de participation. Ainsi, il faudra tôt ou tard assurer la conformité de ces données. En le faisant au moment de la production de la DA, vous éviterez un certain nombre de demandes de modification aux données de participation, a posteriori.

Astuces concernant les demandes de modification des données de participation

Produire une seule demande de modification lorsqu'elle concerne :

• plusieurs années pour un même emploi occupé chez un même employeur;
• plusieurs emplois occupés au cours d'une même année chez un même employeur.

Imprimer la demande de modification des données de participation avant de la soumettre (avant de cliquer sur le bouton « Transmettre » dans le service en ligne) pour pouvoir la consulter au besoin.