Avis, relevés et accès aux documents du régime
Cette section présente les modalités et délais applicables concernant les avis et relevés que l'établissement financier doit faire parvenir aux employeurs et aux personnes participantes à un régime de retraite simplifié (RRS). Elle présente aussi les droits d'accès de l'employeur (ou du comité d'information sur la retraite) et des personnes participantes aux différents documents relatifs au régime.
Dans les 90 jours suivant l'adhésion, l'établissement financier doit fournir à la nouvelle personne participante un sommaire écrit du régime, accompagné d'une brève description des droits et obligations qui en découlent et de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite, ainsi que d'un énoncé des principaux avantages que procure la participation au régime.
À noter
La personne participante peut obtenir le texte complet du régime en s'adressant à son employeur (ou au comité d'information sur la retraite).
Dans les 9 mois suivant la fin de chaque exercice financier du régime, l'établissement financier doit envoyer à chaque personne participante un relevé annuel qui indique :
- la somme des cotisations portées à ses comptes immobilisé et non immobilisé, au cours du dernier exercice financier, de même que celles accumulées avec intérêts depuis son adhésion au régime
- le montant de la cotisation supplémentaire que l'employeur a versée, le cas échéant
- si les dépenses d'administration sont à la charge (en tout ou en partie) des personnes participantes ou de la caisse de retraite, le montant de ces dépenses ou la formule pour le déterminer, et ce, par personne participante, en ventilant la part de ces dépenses assumée par la personne participante, la caisse de retraite ou l'employeur.
Important!
Si des modifications ont été apportées au régime, le relevé doit être accompagné d'un sommaire des modifications qui concernent la personne participante.
Dans les 60 jours suivant la date où l'établissement est informé qu'une personne participante quitte le régime, il doit lui envoyer un relevé faisant état de ses droits.
Dans les 30 jours suivant une demande écrite à cet effet, l'administrateur doit fournir sans frais les données qui ont servi à établir ce relevé.
Relevé de droits à la suite de la rupture des conjoints
Sur demande écrite des conjoints (ou de leurs représentants légaux), l'établissement financier doit leur envoyer un relevé faisant état de leurs droits.
Relevé en cas de scission du régime
Dans les 30 jours suivant la scission, l'établissement financier doit faire parvenir aux personnes participantes visées un relevé mettant à jour à la date de la scission les renseignements contenus dans le relevé annuel (ou dans tout autre relevé ultérieur à la date de la scission).
Avis de modification du régime
Si l'établissement financier projette de modifier le régime, il doit informer les personnes participantes visées par cette modification. Voir les modalités applicables à la modification d'un RRS.
Avis de terminaison du régime
L'établissement financier qui termine le régime ou procède au retrait d'un employeur doit en aviser par écrit les employeurs concernés ainsi que les personnes participantes et les syndicats, le cas échéant. Voir les modalités applicables à la terminaison d'un RRS.
Placements
L'établissement financier doit fournir aux personnes participantes l'information prévue à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite en matière de placement. Il devrait aussi leur donner l'information et l'aide prévues par la Ligne directrice no 3 sur les régimes de capitalisation de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) 
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Accès aux documents relatifs au régime
Le comité d'information sur la retraite, ou à défaut l'employeur, doit rendre accessible aux personnes participantes, sur demande et sans frais, tout document ou renseignement exigible de l'établissement financier (par exemple, la déclaration annuelle de renseignements ou le texte du RRS). Il doit aussi transmettre les demandes d'information des personnes participantes à l'établissement financier et les réponses de ce dernier à ces personnes.
L'établissement financier doit fournir, sans frais, les documents suivants à l'employeur (ou au comité d'information sur la retraite si ce comité a préalablement informé l'employeur et l'établissement financier de son existence) :
- un exemplaire de la partie du régime énonçant les dispositions applicables à tous les employeurs et un exemplaire de la partie énonçant les dispositions particulières à l'employeur visé
- le rapport financier
- la déclaration annuelle de renseignements
- sur demande, tout document relatif à l'administration du régime, notamment les actes de délégation de pouvoirs consentis par l'établissement financier et la correspondance échangée entre Retraite Québec et l'établissement financier au cours des 60 derniers mois (sauf les renseignements personnels concernant les personnes participantes ou les autres employeurs parties au régime).